Vérification d'assurance des examens après paiement - août 2008

REMERCIEMENTS

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation tient à remercier toutes les personnes qui l'ont aidée à effectuer la présente vérification. L'équipe de vérification tient à reconnaître particulièrement la collaboration et l'aide qu'elle a reçues de la Section du contrôle interne du Portefeuille, Direction générale des finances.

Sommaire

La vérification d'assurance des examens après paiement a été approuvée par le Comité de vérification et d'évaluation (CVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC), le 21 mars 2006. Cette vérification vise à donner l'assurance que les cadres de gestion d'ACC et les pratiques concernant les procédures d'examen après paiement sont conformes à la Politique de vérification des comptes du Conseil du Trésor (CT), à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et au Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement.

Les procédures d'examen après paiement d'ACC ont été évaluées pour déterminer l'efficience, l'efficacité et la nature adéquate de l'information utilisée pour la prise de décision. Le présent rapport expose les observations et les constatations de l'examen du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC. Le présent rapport contient 10 recommandations établissant que le Ministère doit éclaircir sa définition d'erreur critique, améliorer l'exactitude et la cohérence de ses examens après paiement, mettre en œuvre un processus de suivi ayant trait aux erreurs décelées, offrir de la formation supplémentaire au personnel et élaborer un processus d'assurance de la qualité.

La présente vérification a été réalisée conformément aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne adoptées par le gouvernement du Canada. En vertu de ces normes, la vérification doit être planifiée et réalisée pour confirmer l'existence d'un processus d'examen après paiement conforme aux autorisations en vigueur. D'après les constatations, l'équipe de vérification ne peut pas donner cette assurance, car, dans certains cas, il a été déterminé que les cadres de gestion et les pratiques d'examen après paiement d'ACC n'étaient pas conformes aux autorisations en vigueur.

Recommandations

  • R1 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, mette à jour le chapitre 5, Politique de vérification des comptes, du Manuel sur les politiques et procédures financières pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT.

  • R2 Il est recommandé que le chef, Section du contrôle interne du Portefeuille, mette à jour le Cadre d'assurance de qualité du processus de vérification des comptes d'ACC pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT.

  • R3 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration, s'assure que les examens après paiement sont réalisés en temps voulu.

  • R4 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, mette à jour les politiques et les procédures ayant trait aux examens après paiement et les communique au personnel compétent.

  • R5 Il est recommandé que le chef, Section du contrôle interne du Portefeuille, modifie le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC, ainsi que les procédures et les rapports d'examen connexes pour incorporer une classification normalisée des erreurs critiques et des définitions claires de ces erreurs.

  • R6 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal, Politiques, programmes et partenariats et le sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration, en consultation avec la Direction générale des finances, mettent à jour le Manuel des politiques - Programmes pour anciens combattants (MPPAC) et les autres outils de soutien opérationnel pour combler les lacunes repérées en lien avec les politiques et règlements d'application de la LGFP.

  • R7 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, élabore et mette en œuvre de la formation sur les procédures d'examen après paiement à l'intention des unités de révision et de contrôles financiers.

  • R8 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, élabore une fonction d'assurance de la qualité pour les examens après paiement menés par les unités de révision et de contrôles financiers.

  • R9 Il est recommandé que le chef, Section du contrôle interne du Portefeuille, partage les résultats du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC avec les agents financiers qui signent conformément à l'article 33 de la LGFP.

  • R10 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, de concert avec le directeur général, Direction générale des opérations nationales (DGON), étende le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC pour y inclure un processus de suivi ayant trait aux erreurs critiques et aux constatations qui sont ressorties des examens.

1.0 CONTEXTE

Les processus de vérification des comptes du Ministère sont conçus et appliqués de manière à maintenir la probité tout en tenant compte des degrés variables de risques inhérents à chaque paiement. Selon la Politique de vérification des comptes du Conseil du Trésor (CT), l'agent financier qui autorise un paiement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) doit être en mesure de confirmer qu'il existe un mécanisme approprié de vérification des comptes, conformément à l'article 34, et que ce mécanisme est utilisé comme il se doit et consciencieusement.

Tous les aspects pertinents des opérations financières à risque élevé doivent être soumis à un examen. Dans le cas des opérations à faible risque et à moyen risque, il suffit habituellement de sélectionner un échantillon des opérations et d'examiner seulement les aspects les plus pertinents de chaque opération échantillonnée. Les ministères doivent s'assurer que la méthodologie est conforme à une bonne théorie et pratique d'échantillonnage.

L'échantillonnage statistique est l'approche d'échantillonnage privilégiée. Lorsque l'échantillonnage statistique n'est pas mis en œuvre, les ministères doivent employer un autre processus qui confirmera l'existence d'un processus de vérification des comptes efficace, exécuté en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Le processus de vérification des comptes d'ACC a été élaboré par la Section du contrôle interne du Portefeuille de la Direction générale des finances, et il est examiné chaque année par l'agent financier principal du Ministère.

En février 2005, un examen mené par le Bureau du vérificateur général du Canada a conclu qu'ACC n'attestait pas comme il se doit les paiements conformément à l'article 33 de la LGFP. Le travail de vérification, mené auparavant par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE), a également cerné des faiblesses dans les processus relatifs aux articles 33 et 34.

2.0 OBJECTIFS

Les objectifs de la vérification étaient :

  • de s'assurer qu'ACC est doté de cadres de gestion adéquats pour permettre la conformité aux autorisations en vigueur
  • de s'assurer qu'ACC se conforme aux autorisations en vigueur ayant trait à l'examen après paiement du processus de vérification des comptes
  • d'évaluer les pratiques de gestion des risques qui déterminent et distinguent les niveaux de risques inhérents aux opérations financières comportant diverses caractéristiques de risque
  • de déterminer si le processus d'examen après paiement est efficient et efficace et exécuté en temps voulu
  • d'évaluer la nature adéquate de l'information utilisée pour la prise de décision et l'établissement de rapports
  • de déterminer les possibilités éventuelles de modifier le processus d'examen après paiement.

3.0 PORTÉE

La vérification comprenait tous les aspects du processus de vérification des comptes qui devraient être en place et être appliqués de façon efficace pour s'assurer qu'ACC se conforme aux exigences des politiques, des procédures et de surveillance de la Politique de vérification des comptes du Conseil du Trésor. L'efficacité et la cohérence du Cadre d'assurance de la qualité au sein de l'Administration centrale, de la Direction générale des finances et des bureaux régionaux des finances ont été examinées pour la période allant du 1er avril 2005 au 31 mars 2006. La vérification s'est attardée au processus d'examen après paiement au sein du Ministère, et elle ne vise pas offrir une évaluation indépendante du niveau de conformité d'ACC à l'article 34 de la LGFP.

4.0 MÉTHODOLOGIE

La vérification a été réalisée conformément aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne adoptées par le gouvernement du Canada. En vertu de ces normes, la vérification doit être planifiée et réalisée pour obtenir l'assurance raisonnable qu'ACC observe les autorisations en vigueur relatives au processus de vérification des comptes.

Le travail de vérification sur place a été mené surtout à l'AC d'ACC entre mars et juin 2007. Des entrevues se sont déroulées au bureau régional de l'Ontario et au bureau régional de l'Ouest. Les activités de vérification précises ont compris :

  • un examen des politiques du gouvernement et des lois applicables;
  • un examen du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC et du Manuel sur les politiques et procédures financières (MPPF) d'ACC en ce qui concerne la vérification des comptes;
  • un échantillon stratifié au hasard d'examens après paiement a fait l'objet d'un contrôle par sondage pour déterminer la conformité aux procédures d'examen;
  • des entrevues auprès de membres de la direction et du personnel des secteurs de vérification des comptes d'ACC;
  • des contacts avec les autres ministères fédéraux pour se familiariser avec leur processus de vérification des comptes.

5.0 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS

5.1 Cadre de gestion des examens après paiement

Le Manuel sur les politiques et procédures financières (MPPF) d'ACC renferme la politique et les procédures de vérification des comptes du Ministère. La Direction des politiques, des plans et des systèmes financiers (DPPSF) à l'AC est responsable du contenu du MPPF. Les employés ayant des responsabilités financières sont tenus de se familiariser avec les sections de la MPPF qui sont applicables à leur secteur de responsabilité et de se conformer à celles-ci.

Les procédures détaillées d'examen après paiement du Ministère sont contenues dans le Cadre d'assurance de la qualité d'ACC. La Section du contrôle interne du Portefeuille, Direction générale des finances, a la responsabilité principale du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC, qui prévoit la séparation appropriée des tâches entre la fonction d'examen d'assurance de la qualité et les gestionnaires hiérarchiques en vertu de l'article 34. Le document explique le modèle d'échantillonnage utilisé pour sélectionner les opérations financières afin d'évaluer le processus de vérification des comptes conformément à l'article 34 de la LGFP en ce qui concerne les multiples volets de paiement du Ministère.

Ces documents ont été comparés aux exigences de la Politique de vérification des comptes, de la LGFP, et du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement pour vérifier si les cadres et les politiques du Ministère sont conformes aux autorisations en vigueur. L'objectif de la Politique de vérification des comptes du CT est de veiller à ce que les comptes à payer ou à régler fassent l'objet d'une vérification à la fois rentable et efficace, afin que soient respectées les exigences en matière de contrôle. La Politique prescrit les modalités d'application de la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP, et de l'assurance de la qualité d'un mécanisme de vérification approprié conformément à l'article 34.

Observations

La partie 2 du MPPF, chapitre 5, Politique de vérification des comptes, décrit sommairement la politique et expose les procédures de vérification des comptes ayant trait aux biens et aux services, ainsi qu'aux subventions et contributions. La politique du MPPF ne documente pas clairement l'importance du risque comme l'exige la section 5.1.A de la Politique de vérification des comptes du CT. De même, la Politique de vérification des comptes du CT exige que les ministères déterminent l'importance du risque associé aux divers types d'opérations qu'ils traitent, s'ils veulent être en mesure d'adapter en conséquence leurs exigences en matière de vérification, ce qu'ACC n'a pas déterminé.

La Politique du CT permet d'effectuer la vérification des comptes après que le paiement a été versé, à condition que la demande de remboursement réunisse certains critères. Le Ministère a appliqué cette politique du CT à des opérations comme les factures de téléphone. La Politique de vérification des comptes du MPPF n'a pas été étendue pour inclure cette pratique.

Des politiques et des procédures précises que le personnel doit observer pour vérifier les comptes ne sont pas disponibles pour les divers volets de paiement. Ces politiques et procédures devraient tenir compte de l'environnement du Ministère, y compris le niveau de décentralisation et les systèmes automatisés de gestion des dépenses. Les rôles et responsabilités de chaque agent devraient être clairement documentés et communiqués.

Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC expose surtout le processus d'assurance de la qualité pour déterminer si un mécanisme de vérification des comptes est en place conformément à l'article 34, notamment l'établissement du profil des opérations, les rôles et responsabilités ainsi que le cadre d'échantillonnage. Cependant, quatre exigences de la Politique de vérification des comptes du CT ne sont pas comprises dans le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC. La première est l'exigence voulant qu'il soit tenu compte du processus de vérification des comptes dans le cadre de la planification annuelle des vérifications fondée sur le risque du Ministère. Deuxièmement, même si l'agent financier principal a adopté la pratique d'approuver le plan d'échantillonnage et les mises à jour périodiques du plan, cette exigence n'est pas clairement énoncée dans le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC. La troisième exigence, qui n'était pas comprise dans le Cadre d'assurance de la qualité d'ACC, est le fait que les agents chargés de l'application de l'article 33 ne soient pas responsables des erreurs de vérification des comptes avant de demander les paiements relatifs aux volets de paiement pour lesquels un bon échantillonnage statistique a été mis en œuvre. Cette précision des responsabilités de l'agent chargé de l'application de l'article 33 est un volet important du processus de vérification des comptes. Finalement, la Politique de vérification des comptes du CT et le Cadre d'assurance de la qualité d'ACC du processus de vérification des comptes d'ACC ne permettent pas de retirer le pouvoir exercé en vertu de l'article 34 lorsque les taux d'erreur critique sont constamment au-dessus de niveaux acceptables.

Le MPPF et le Cadre d'assurance de la qualité d'ACC du processus de vérification des comptes d'ACC englobent de façon adéquate les processus de vérification des comptes et les procédures ayant trait aux dettes de l'État et aux paiements faisant l'objet d'une procuration comme l'exige la Politique de vérification des comptes du CT.

R1 - Réponse de la direction

  • R1 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, mette à jour le chapitre 5, Politique de vérification des comptes, du Manuel sur les politiques et procédures financières pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT.

La direction accepte cette recommandation. On mettra à jour le chapitre 5, Politique de vérification des comptes, du Manuel des politiques et procédures pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
1.1 On mettra à jour le chapitre 5, Politique de vérification des comptes, du Manuel des politiques et procédures pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT Politiques financières et Contrôle interne du Portefeuille Décembre 2008

R2 - Réponse de la direction

  • R2 Il est recommandé que le chef, Section du contrôle interne du Portefeuille, mette à jour le Cadre d'assurance de qualité du processus de vérification des comptes d'ACC pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT.

La direction accepte cette recommandation. On procédera à un examen du Cade d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes pour mieux tenir compte des exigences de la Politique de vérification des comptes du CT.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
2.1 Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes a été mis à jour pour mieux tenir compte des exigences de la Politiques de vérification des comptes du CT. Contrôle interne du Portefeuille Achevé

5.2 Conformité avec le Cadre d'assurance de la qualité d'ACC

L'objectif du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC est de fournir le cadre d'évaluation du processus de vérification des comptes conformément à l'article 34 de la (LGFP) ayant trait aux multiples volets de paiement du Ministère. Le Cadre expose le processus d'assurance de la qualité, l'affectation des responsabilités et le cadre d'échantillonnage ayant trait à l'examen après paiement.

Observations

En vertu du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC, les unités de révision et de contrôle financiers, à l'AC et dans les bureaux régionaux, peuvent effectuer un examen du contrôle de la qualité des opérations dans les quatre semaines suivant la réception de l' échantillon mensuel. Les opérations ne sont pas examinées en temps opportun. Par conséquent, les examens en vertu du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC, qui doivent faire l'objet d'un rapport annuel, ne sont pas menés comme il est exigé.

Lors d'entretiens avec des représentants de la Section du contrôle interne du Portefeuille, il est ressorti que les examens en vertu du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC pour 2005-2006 devaient être réalisés avant la fin d'août 2007. Les unités de révision et de contrôle financiers dans les régions et à l'AC sont actuellement plus à jour avec leurs examens, ce qui permettra de publier les résultats des examens de 2006-2007 à l'automne 2007. Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC pour l'exercice commençant en avril 2007 fait passer la période du processus de vérification à une année civile. Les unités de révision et de contrôle financiers dans les régions auront ainsi plus de temps pour réaliser leur travail et le soumettre à la Section du contrôle interne du Portefeuille. Les résultats du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC devraient être examinés et prêts à temps pour la vérification annuelle des Comptes publics par le Bureau du vérificateur général.

L'affectation des responsabilités dans le Cadre d'assurance de la qualité d'ACC du processus de vérification des comptes d'ACC établit que la Section du contrôle interne du Portefeuille doit élaborer des plans et des procédures d'échantillonnage de vérification pour tous les processus de paiement et communiquer la politique et les procédures à suivre au personnel. Les plans d'échantillonnage sont élaborés et mis à jour au besoin. Cependant les procédures sont désuètes et ne sont pas disponibles pour tous les volets de paiement. Il n'y a pas de procédure pour les avantages médicaux ou les pensions d'invalidité. Les procédures concernant les autres volets de paiement ont surtout été élaborées en 2003. La Section du contrôle interne du Portefeuille a pris note de cette lacune et s'occupe déjà de mettre à jour la politique et les procédures.

R3 - Réponse de la direction

  • R3 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration, s'assure que les examens après paiement sont réalisés en temps voulu.

La direction accepte cette recommandation. Le personnel de la Révision et des contrôles financiers travaille pour achever les examens après paiement en souffrance. De plus, on mettra des ressources en place pour veiller à terminer les examens après paiement en temps voulu à l'avenir.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
3.1 Déterminer les besoins de ressources régionales nécessaires pour accomplir les examens après paiement en temps voulu. SMA SM Septembre 2008
3.2 S'assurer d'avoir en place les ressources régionales nécessaires pour accomplir ces examens. SMA PSC Avril 2009
3.3 Les examens après paiement de 2008 seront achevés avant la vérification des comptes publics de la vérificatrice générale en juin 2009. Des heures supplémentaires seront peut-être requises afin de terminer ces examens avant la date cible. SMA SM / SMA PSC Mai 2009

R4 - Réponse de la direction

  • R4 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, mette à jour les politiques et les procédures ayant trait aux examens après paiement et les communique au personnel compétent.

La direction accepte cette recommandation. Les procédures ayant trait aux examens après paiement seront mises à jour et communiquées au personnel concerné.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
4.1 Les procédures d'examen ont été mises à jour pour le PAAC et les AAC. Contrôle interne du Portefeuille Achevé
4.2 Les procédures ayant trait aux déplacements à des fins médicales et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien font l'objet d'un examen. Contrôle interne du Portefeuille Décembre 2008

5.3 Pratiques de gestion des risques

Selon la politique du CT, les processus utilisés pour assurer la qualité du mécanisme de vérification des comptes doivent tenir compte de l'importance du risque que présente l'opération financière. Dans l'établissement du profil des opérations, les risques inhérents à chaque catégorie de paiements sont évalués en fonction de critères comme la vulnérabilité et la susceptibilité d'erreur dans le processus de paiement. La vulnérabilité est basée sur le type de paiement, la complexité des politiques à considérer et/ou la valeur monétaire. La susceptibilité à l'erreur dans le processus de paiement est basée sur le niveau de confiance dans le processus existant de vérification des comptes. Les facteurs pris en considération comprennent l'expérience antérieure ayant trait au taux d'erreur, la compétence, le volume et la complexité des opérations, et le degré d'automatisation du processus de paiement. L'établissement du profil ou le processus de détermination des risques classe toutes les opérations ministérielles en quatre catégories, soit : risque élevé, qui exige un examen avant paiement dans tous les cas; risque élevé, qui exige un examen après paiement dans tous les cas; risque moyen, qui fait appel à un échantillonnage après paiement; faible risque, qui fait appel à un échantillonnage après paiement (voir l'annexe B).

Observations

La politique du CT exige que les méthodes d'échantillonnage soient conformes à une théorie d'échantillonnage reconnue. Au sein d'ACC, des pratiques de gestion de risque appropriées pour l'échantillonnage, qui déterminent et distinguent les niveaux de risque inhérents aux opérations présentant diverses caractéristiques de risque, ont été établies et mises en œuvre. La population statistique d'opérations financières comprend l'ensemble des opérations du Ministère, sauf les paiements des salaires et avantages sociaux. La Section du contrôle interne du Portefeuille a établi et a mis en œuvre depuis assez longtemps l'évaluation des risques inhérents aux opérations financières ainsi décrite. Chaque année, selon le cas, les attributs de l'échantillon sont rajustés en fonction de la susceptibilité des facteurs d'erreur.

5.4 Erreurs critiques

Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification d'ACC et la Politique de vérification des comptes du CT sont basés sur l'échantillonnage statistique des opérations financières, après le paiement, pour évaluer le processus de vérification des comptes conformément à l'article 34 de la LGFP. Le sondage d'attributs est la méthode d'échantillonnage utilisée. Cette méthode cherche à estimer la proportion d'un volet de paiements qui possède ou non un attribut précis. Le sondage d'attributs s'intéresse à la fréquence et donc, selon le point de vue d'un agent financier, aux taux d'erreur.

Selon le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification d'ACC, une erreur désigne tout ce qui est suffisamment grave pour retenir ou annuler le paiement jusqu'à ce que la correction soit apportée, si l'erreur est découverte avant le paiement. Les erreurs sont classées dans les catégories suivantes :

  1. un paiement incorrect - nom inexact du bénéficiaire du paiement ou montant inexact du paiement
  2. un paiement irrégulier - un paiement non autorisé, une erreur d'affectation au mauvais crédit, une violation d'une loi, le manque de pouvoir ou la non-conformité aux directives des organismes centraux.

Observations

Selon la Politique de vérification des comptes du CT, les agents financiers qui autorisent les paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent être en mesure de confirmer qu'il existe un mécanisme approprié de vérification, conformément à l'article 34, et que ce mécanisme est utilisé comme il se doit et consciencieusement. La Politique de vérification des comptes ne définit pas une erreur critique ou ce qui est jugé être un niveau acceptable d'erreurs critiques.

La circulaire 1989-15 du CT était en vigueur avant la Politique de vérification des comptes du CT actuelle. En règle générale, elle établissait que les erreurs critiques désignent des erreurs suffisamment graves pour retenir le paiement jusqu'à ce que la correction soit apportée. Elle répartissait également les erreurs critiques dans les mêmes catégories que le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification d'ACC décrites ci-dessus.

L'équipe de vérification a examiné la définition d'erreur critique et la classification du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification d'ACC, les procédures d'examen et les rapports réalisés au cours des années, pour les divers volets de paiement. La définition générale d'erreur critique était constante, mais la classification des erreurs critiques a varié avec le temps et entre les volets de paiement. Par exemple, comme il est décrit ci-dessus, un paiement irrégulier est actuellement classé ainsi : un paiement non autorisé, une erreur d'affectation au mauvais crédit, une violation d'une loi, un manque de pouvoir ou la non-conformité aux directives des organismes centraux. Ces catégories devraient demeurer constantes et être appuyées par une définition claire qui décrit chaque catégorie de paiement irrégulier.

L'établissement d'une définition type des erreurs critiques pour tous les volets de paiement, qui est partagée avec la direction et les organisations responsables et qui est claire pour les vérificateurs après le paiement, contribuera à un meilleur rapport d'évaluation du processus de vérification des comptes, conformément à l'article 34 de la LGFP. En dernière analyse, il revient à la direction d'attester l'exactitude des états financiers du Ministère.

R5 - Réponse de la direction

  • R5 Il est recommandé que le chef, Section du contrôle interne du Portefeuille, modifie le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC, ainsi que les procédures et les rapports d'examen connexes pour incorporer une classification normalisée des erreurs critiques et des définitions claires de ces erreurs.

La direction accepte cette recommandation. Une classification normalisée des erreurs critiques sera diffusée avec les politiques et les procédures mises à jour.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
5.1 Une classification normalisée des erreurs critiques a été ajoutée au Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes. On tient compte de ces erreurs dans les procédures d'examen à mesure qu'elles sont mises à jour. Contrôle interne du Portefeuille Décembre 2008

5.5 Qualité des examens après paiement

Pour donner une opinion sur la qualité des examens après paiement, l'équipe de vérification a fait appel à deux approches. Premièrement, elle a examiné les politiques et les procédures pour en déterminer la pertinence. Deuxièmement, elle a évalué un échantillon au hasard des examens après paiement, en fonction des politiques et des procédures en vigueur élaborées par la Section du contrôle interne du Portefeuille, pour déterminer si les politiques et les procédures étaient appliquées de façon uniforme.

Les examens après paiement ont été menés à l'AC et dans quatre régions en fonction des secteurs de responsabilité énoncés dans le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC. Durant 2005-2006, les régions, sauf une, ont mené des examens des dépenses de fonctionnement, du Programme pour l'autonomie des anciens combattants (PAAC), des déplacements à des fins médicales (DFM) des anciens combattants et des allocations aux anciens combattants (AAC). La région du Québec n'était pas tenue de mener des examens après paiement des dépenses de fonctionnement, car elle effectuait la vérification avant le paiement.

Comme le montre le tableau ci-dessous, un échantillon au hasard de dossiers stratifiés a été prélevé à partir des examens après paiement des dépenses de fonctionnement, du PAAC et des DFM des anciens combattants. Ont été exclues de l'échantillon les opérations ayant trait à la pension d'invalidité et aux avantages médicaux, car elles étaient accomplies par les unités de révision et de contrôles financiers à l'Administration centrale, et les opérations ayant trait à l'AAC qui ont été jugées à faible risque d'après les résultats des examens après paiement.

Nombre d'examens après paiement
Région Dépenses de fonctionnement PAAC DFM des anciens combattants Total des examens Taille de l'échantillon de vérification
Région de l'Atlantique 62 420 103 585 184
Région du Québec 0 402 42 444 184
Région de l'Ontario 152 453 98 703 184
Région de l'Ouest 120 456 124 700 184

Observations

Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC attribue à la Section du contrôle interne du Portefeuille la responsabilité d'élaborer les plans et les procédures d'échantillonnage de vérification pour tous les processus de paiement et de communiquer la politique et les procédures que les unités de révision et de contrôles financiers doivent observer en vertu de ce plan. De telles procédures existent pour tous les volets de paiement, à l'exception des pensions d'invalidité et des avantages médicaux.

Les procédures en vigueur ont été élaborées en 2003 et n'ont pas été mises à jour en fonction des changements apportés aux programmes. Par exemple, les procédures d'examen ne tiennent pas compte des changements importants apportés au règlement concernant le PAAC depuis l'élaboration des procédures en 2003, et les procédures d'examen des dépenses de fonctionnement et d'entretien ne tiennent pas compte des changements apportés à la politique des engagements du CT.

Dans certains cas, les exigences du Manuel des politiques - Programmes pour anciens combattants (MPPAC) et les autres outils de soutien opérationnel s'opposaient aux exigences des procédures d'examen du Cadre d'assurance de la qualité. Le MPPAC et les autres outils de soutien opérationnel sont utilisés par les employés d'ACC pour accomplir leur travail et mettre en œuvre les programmes du Ministère. Ces outils doivent donc incorporer les exigences et les lignes directrices énoncées dans les lois et règlements divers concernant chacun des programmes, ainsi que les exigences des lois, règlements et politiques du CT concernant la façon dont les affaires du gouvernement doivent être menées. Les procédures d'examen des déplacements à des fins médicales des anciens combattants, par exemple, exigent de confirmer que le client s'est présenté à son rendez-vous chez le médecin. Cependant, l'exigence relative à l'obtention d'une confirmation du rendez-vous chez le médecin n'est pas indiquée dans le MPPAC. Les procédures observées auraient satisfait aux exigences du MPPAC, mais il reste que l'examen après paiement aurait quand même fait ressortir qu'il s'agissait d'une erreur.

En outre, les entrevues auprès des membres du personnel régional responsables de l'examen après paiement ont révélé que ces derniers ne connaissaient pas les procédures d'examen élaborées par la Section du contrôle interne du Portefeuille. De même, les feuilles de vérification ont été adaptées par le personnel régional en fonction de ses préférences, ce qui réduit la cohérence des examens après paiement.

Lors de la présente vérification, la Section du contrôle interne du Portefeuille s'occupait de mettre à jour et d'élaborer des procédures pour tous les volets de paiement. Dans le cadre du processus, il serait bon que les nouvelles procédures d'examen s'accompagnent de formation pour aider à assurer que les examens après paiement sont menés de façon exacte et cohérente.

Les résultats de l'échantillonnage au hasard des examens après paiement révèlent que les procédures d'examen ayant trait au PAAC, aux déplacements à des fins médicales des anciens combattants et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien ne sont pas observées de façon uniforme. Les documents justificatifs n'étaient pas au dossier dans le cas d'un grand nombre de dossiers échantillonnés, comme l'exigent les procédures d'examen. Les types de documents justificatifs qui manquaient le plus souvent étaient les plans d'intervention, les ententes de contribution, le codage financier ou l'engagement des dépenses. Compte tenu de l'absence de ces types de documents justificatifs dans les dossiers visés par l'examen, il y a lieu de se demander si le responsable de l'examen après paiement a bien procédé aux vérifications conformément à l'article 34, car rien ne montre au dossier de l'examen que tous les renseignements requis ont été examinés.

De plus, la Section du contrôle interne du Portefeuille ne mène pas de vérification de la qualité des examens après paiement réalisés dans les diverses régions et à l'AC. S'il y avait un processus d'examen de la qualité, le travail entrepris serait plus exact et plus fiable.

R6 - Réponse de la direction

  • R6 Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal, Politiques, programmes et partenariats et le sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration, en consultation avec la Direction générale des finances, mettent à jour le Manuel des politiques - Programmes pour anciens combattants (MPPAC) et les autres outils de soutien opérationnel pour combler les lacunes repérées en lien avec les politiques et règlements d'application de la LGFP.

La direction accepte cette recommandation. On mettra à jour le MPPAC et les autres outils de soutien opérationnel pour combler les lacunes repérées en lien avec les politiques et règlements d'application de la LGFP. De plus, on procède à l'heure actuelle à la détermination et au règlement des questions les plus importantes du tableau des avantages.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
6.1 Élaborer un mécanisme pour veiller à ce que les mises à jour à venir du MPPAC ou des outils de soutien opérationnel incluent une consultation des Finances. SMA principal, Politiques, programmes et partenariats / SMA, Prestation des services et commémoration Septembre 2008
6.2 Réviser le MPPAC et les autres outils de soutien opérationnel pour combler les lacunes en lien avec les politiques et les règlements de la LGFP qui ont déjà été repérées. SMA principal, Politiques, programmes et partenariats / SMA, Prestation des services et commémoration Décembre 2008
6.3 Déterminer et régler d'autres lacunes prioritaires dans le MPPAC et dans les autres outils de soutien opérationnel SMA principal, Politiques, programmes et partenariats / SMA, Prestation des services et commémoration Mars 2009

R7 - Réponse de la direction

  • R7 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, élabore et mette en œuvre de la formation sur les procédures d'examen après paiement à l'intention des unités de révision et de contrôles financiers.

La direction accepte cette recommandation. Un atelier sur les contrôles internes a eu lieu avec les unités de révision et de contrôles financiers en octobre 2007. Un autre atelier sur les procédures d'examen après paiement se tiendra avec les unités de révision et de contrôles financiers.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
7.1 La Direction générale des finances élaborera la formation relative à la gestion financière pour le personnel d'ACC. La formation comprendra un volet sur la réalisation des examens après paiement. Un plan de formation sera élaboré en janvier 2009. La formation sera lancée en juillet 2009. Contrôle interne du Portefeuille Janvier 2009

R8 - Réponse de la direction

  • R8 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, élabore une fonction d'assurance de la qualité pour les examens après paiement menés par les unités de révision et de contrôles financiers.

La direction accepte cette recommandation. Une fonction d'assurance de la qualité a été élaborée pour évaluer les examens après paiement réalisés par les unités de révision et de contrôles financiers.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
8.1 Les unités régionales de la Révision et des contrôles financiers soumettent dorénavant leurs documents de soutien avec les résultats de l'examen. Un agent du Contrôle interne du Portefeuille évalue la conformité de leur travail aux procédures de l'examen après paiement établies pour chaque transaction dans l'échantillon. Contrôle interne du Portefeuille Achevé

5.6 Information utilisée pour la prise de décision

Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC vise à offrir une méthode pour vérifier le processus de vérification des comptes conformément à l'article 34 de la LGFP, pour s'assurer que le Ministère se conforme aux règlements et aux politiques du Conseil du Trésor et pour s'assurer que des procédures de contrôle adéquates sont en place et donnent les résultats escomptés.

Observations

Les rapports sur le processus de vérification des comptes d'ACC pour les dernières années étaient en retard, incomplets et, le plus souvent, traitaient des mêmes questions d'année en année. Les résultats sont partagés avec les organisations responsables des opérations financières, l'agent financier principal, le directeur général des Finances, le directeur général, Vérification et Évaluation, et le Bureau du vérificateur général du Canada.

D'après les entrevues menées par l'équipe de vérification, les résultats du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC ne sont pas transmis aux agents responsables de l'application de l'article 33. Or, la Politique de vérification des comptes du CT requiert que les agents chargés d'appliquer l'article 33 examinent les résultats d'un examen après paiement afin d'être mieux en mesure de confirmer qu'il existe un mécanisme approprié de vérification des comptes, conformément à l'article 34. Elle indique également que la responsabilité première du mécanisme de vérification des comptes ainsi que des mesures connexes de contrôle financier incombe aux agents auxquels le pouvoir de payer a été délégué conformément à l'article 33 de la LGFP. La Politique indique en outre que les agents financiers qui autorisent les paiements (article 33 de la LGFP) doivent, avant d'exercer leur pouvoir de payer, être en mesure de confirmer qu'il existe un mécanisme approprié de vérification des comptes, conformément à l'article 34, et que ce mécanisme est utilisé comme il se doit et consciencieusement.

À l'exception des pensions d'invalidité, les taux d'erreur critique pour les dernières années ont constamment dépassé le taux d'erreur maximal acceptable (TEMA) indiqué dans le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC. Certains des rapports contenaient des recommandations pour éliminer les erreurs critiques, mais aucun processus de suivi n'est en place pour s'assurer que des mesures sont prises à l'égard des erreurs critiques. Un tel processus permettra de s'assurer que les erreurs critiques sont corrigées en temps voulu.

R9 - Réponse de la direction

  • R9 Il est recommandé que le chef, Section du contrôle interne du Portefeuille, partage les résultats du Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC avec les agents financiers qui signent conformément à l'article 33 de la LGFP.

La direction accepte cette recommandation. Les résultats seront communiqués aux directeurs régionaux des Finances en vue de les diffuser à tous les agents financiers qui ont pouvoir d'approbation en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
9.1 À compter des examens de 2007, le Contrôle interne du Portefeuille communiquera les résultats du Cadre de l'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC avec les directeurs régionaux des finances en vue de les diffuser à tous les agents financiers qui ont pouvoir d'approbation en vertu de l'article 33 de la LGFP. Contrôle interne du Portefeuille août 2008

R10 - Réponse de la direction

  • R10 Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, de concert avec le directeur général, Direction générale des opérations nationales (DGON), étende le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC pour y inclure un processus de suivi ayant trait aux erreurs critiques et aux constatations qui sont ressorties des examens.

Le directeur général des Finances accepte cette recommandation. Un processus sera établi avec la Direction générale des opérations nationales pour étendre le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes pour y inclure un processus de suivi ayant trait aux erreurs critiques et aux constatations qui sont ressorties des examens.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
10.1 En mars 2008, un comité composé du directeur général adjoint des finances, du chef du Contrôle interne du Portefeuille, du directeur de la Gestion des programmes et des orientations opérationnelles, en plus d'autres gestionnaires de programme au besoin a été mis sur pied. Ce groupe se rencontre mensuellement pour veiller à ce que les mesures appropriées soient prises afin de régler les erreurs critiques et les observations décrites dans la vérification des examens après paiement. Contrôle interne du Portefeuille Achevé
10.2 Un autre comité, composé du chef du Contrôle interne du Portefeuille et des gestionnaires du programme des spécialistes a été mis sur pied à la fin de 2007 pour mettre en oeuvre les mesures correctives qui règlent des erreurs critiques précises. Ce groupe se réunit au moins une fois par mois. Contrôle interne du Portefeuille Achevé

6.0 DISTRIBUTION

  • Sous-ministre
  • Chef de cabinet du ministre
  • Président, Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
  • Sous-ministre adjoint principal, Politiques, programmes et partenariats
  • Sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration
  • Sous-ministre adjoint, Secteur des services aux anciens combattants
  • Directeur général, Direction générale des finances
  • Directeur général, Direction générale des opérations nationales
  • Chef, Section du contrôle interne du Portefeuille
  • Coordonnateur adjoint, Accès à l'information et Protection des renseignements personnels
  • Analyste des programmes, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)
  • Bureau du vérificateur général
  • Direction générale de la fonction de contrôleur (SCT)

Annexe A - Méthodologie d'échantillonnage

Une méthodologie d'échantillonnage au hasard des examens après paiement a été appliquée à toutes les demandes de l'exercice 2005-2006. La taille de l'échantillon a été déterminée en fonction du niveau de confiance exigé, dans la même proportion que le nombre de clients dans la base de données. Les critères suivants ont déterminé la taille de l'échantillon requis :

  • Niveau de confiance - Degré de certitude que le taux d'erreur dans l'échantillon correspond au taux d'erreur dans la population. Plus le niveau de confiance est élevé, plus l'échantillon est gros.
  • Taux d'erreur maximal acceptable (TEMA) - Nombre maximal acceptable d'erreurs critiques. S'il y a un écart important entre le taux d'erreur réel et le TEMA, il faut rajuster les paramètres d'échantillonnage pour établir ce qui cause les erreurs.
  • Marge d'erreur ou niveau de précision - Mesure de l'écart possible entre le taux d'erreur estimé et le taux d'erreur réel dans l'ensemble de la population.

Taille de la population - Nombre total d'examens après paiement par région.
  Atlantique Québec Ontario Ouest
Population:
Niveau de confiance : 95% 95% 95% 95%
Taux d'erreur maximal acceptable : 5% 5% 5% 5%
Marge d'erreur : +/-2% +/-2% +/-2% +/-2%

Annexe B - Matrice des risques

Le Cadre d'assurance de la qualité du processus de vérification des comptes d'ACC établit un profil des opérations financières, par risque inhérent à chaque catégorie de paiement. Les critères d'évaluation comprennent la vulnérabilité et la susceptibilité à l'erreur dans le processus de paiement.

Matrice des risques
Susceptibilité à l'erreur Type d'opération financière
  Non vulnérable Vulnérable Hautement vulnérable
Mineure
(taux d'erreur ≤ 4%)
Faible risque
Examen après paiement
Faible risque
Examen après paiement
Risque élevé
100 % Examen après paiement
Verification
Moderate
(error rate 4 to 10%)
Faible risque
Examen après paiement
Risque moyen
Examen après paiement
Risque élevé
100 % Examen après paiement
Severe
(error rate > 10%)
Risque moyen
Examen après paiement
Risque élevé
Examen après paiement
100 % Examen avant paiement
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