Verification de la gestion financière et des contrôles - Phase II (Septembre 2008)

REMERCIEMENTS

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation remercie toutes les personnes qui ont contribué à cette vérification, notamment le personnel des finances et de l'administration de l'Administration centrale et des régions de l'Ontario et de l'Ouest. Nous tenons aussi à souligner l'appui que nous a accordé le personnel des directions générales des ressources humaines et de la technologie de l'information et des télécommunications qui nous a aidé à obtenir des informations et des données de divers systèmes ministériels.

Sommaire

La fonction publique a toujours eu besoin de solides systèmes de contrôle financier fondés sur l'évaluation du risque pour assurer le respect des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). C'est encore plus important aujourd'hui après l'adoption de la Loi sur la responsabilité fédérale, en 2006, et alors que le gouvernement fédéral demande que les états financiers de tous les ministères soient vérifiés. Ces mesures exigent non seulement que des systèmes de contrôle financier soient développés sur la base d'un processus d'évaluation du risque mais aussi qu'ils soient documentés et que leur efficacité soit mise à l'épreuve.

La phase II de la Vérification de la gestion financière et des contrôles a été approuvée par le Comité de la vérification et de l'évaluation (CVE) présidé par la sous-ministre et a été exécutée durant l'exercice budgétaire 2007-2008. Cette vérification fait partie d'une série de vérifications destinées à déterminer si le système de contrôle financier d'ACC est adéquat, afin de s'assurer que :

  • les fonds affectés sont dépensés conformément aux objectifs et aux limites approuvées;
  • l'information financière est exacte; et
  • les dépenses font l'objet de contrôles adéquats.

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

  • cerner les causes profondes des problèmes financiers et administratifs d'ordre systémique qui entravent l'observation des exigences de contrôle, de traitement ou de paiement des dépenses;
  • évaluer le respect par les services financiers et administratifs des exigences législatives, ministérielles et de l'organismes central concernant la petite caisse, les cartes d'achat et les comptes bancaires ministériels; et
  • élaborer un programme systématique de vérifications permettant d'examiner à intervalles réguliers les fonctions, activités et procédures financières et administratives appliquées aux dépenses et de déterminer les techniques et procédures de vérification nécessaires pour ce faire.

Le premier objectif du projet a pris la forme d'une consultation de vérification destinée à améliorer la gouvernance de l'organisation, la gestion du risque et les processus de contrôle, et à y ajouter de la valeur. Le deuxième objectif a été abordé sous la forme d'une vérification d'attestation de la qualité, et le troisième a débouché sur l'élaboration de guides de vérification et sur la détermination de techniques et procédures de vérification pour l'avenir, travail qui continuera.

La vérification a permis d'examiner si le Ministère s'acquitte efficacement des responsabilités qui lui incombent au titre des articles 32, 33 et 34 de la LGFP et a compris un examen des contrôles au niveau des entités Note de bas de page 1, ce qui a permis d'examiner la gérance ministérielle, la formation du personnel et l'aptitude des employés à exercer leurs fonctions. Le deuxième objectif a pris la forme d'une vérification des contrôles au niveau des transactions par l'examen des processus destinés à assurer le respect des exigences législatives, ministérielles et de l'organismes central concernant la petite caisse, les cartes d'achat et les comptes bancaires ministériels (CBM).

Objectif I - L'objectif a été atteint au titre de la consultation de la direction et a donné lieu à des recommandations d'améliorations touchant les besoins en formation et en ressources, la détermination des risques, la gestion et la documentation des questions liées à la contestation en ce qui concerne l'approbation en vertu de l'article 33, la nécessité pour la direction d'obtenir de nouvelles autorisations afin de mieux répondre aux besoins changeants des anciens combattants et la nécessité pour la haute direction de réitérer son adhésion aux politiques en matière de valeurs et d'éthique, particulièrement en ce qui concerne la conformité aux lois et aux politiques des organismes centraux et du Ministère.

Objectif II - Selon le vérificateur, sauf les légères améliorations nécessaires en ce qui concerne la petite caisse, les cartes d'achats ainsi que les recettes et les dépôts de deniers publics et les améliorations moyennes requises relativement aux comptes bancaires ministériels, nous pouvons fournir l'assurance raisonnable que les versements de fonds sont conformes aux autorisations en vigueur à tous égards importants.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes pour la pratique de la vérification interne adoptées par le gouvernement du Canada, qui exigent que la vérification soit planifiée et exécutée pour obtenir l'assurance raisonnable que les fonctions de paiement ci-après sont exercées conformément aux autorisations pertinentes : caisse, petite caisse, CBM et cartes d'achat.

À l'exception des observations formulées dans ce rapport, les vérificateurs ont l'assurance raisonnable que les paiements sont effectués conformément aux autorisations sous tous les aspects importants.

Objectif III - A eu comme cons quence la cr ation d'un guide de vérification et l'identification continue de techniques et proc dures de vérification pour les prochaines vérifications.

Anciens Combattants Canada (ACC) est un ministère qui connaît de profonds changements organisationnels et démographiques, auxquels s'ajoute un processus d'autorisation limitant et dépassé et une culture qualifiée par PricewaterhouseCoopers de « culture centrée sur le client ». Note de bas de page 2

Les facteurs nuisant à l'efficacité des contrôles sont :

  • l'absence de cadre efficace de contrôle de la gestion financière;
  • des ressources (administratives) insuffisantes et le besoin de dispenser une formation supplémentaire au personnel de soutien financier et administratif pour qu'il s'acquitte mieux de ses fonctions;
  • un suivi insuffisant par les bureaux d'intérêt prioritaire des constatations et recommandations issues des vérifications internes, des examens de contrôle internes et des vérifications des comptes publics par le Bureau du vérificateur général (lente mise en oeuvre des correctifs);
  • pas de processus officiel documenté pour contester l'autorisation litigieuse d'une affectation de crédits ou d'un paiement;
  • des problèmes de séparation des tâches relatives aux articles 32, 33 et 34;
  • une culture de gestion qui peine parfois à équilibrer les besoins des clients et les contrôles.

Les recommandations de ce rapport sont destinées à améliorer l'élaboration, la gestion et la mise en oeuvre de contrôles au niveau des entités ainsi que de contrôles financiers au niveau des transactions eu égard à l'observation des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

Étant donné que cette vérification a été réalisée par étapes, il convient de préciser que la haute direction et les gestionnaires de programmes ont déjà pris des mesures à l'égard de certaines des observations contenues dans ce rapport.

Voici un sommaire des recommandations :

  • Veiller à ce que le personnel des finances et de l'administration reçoive une formation professionnelle similaire aux modules financiers désuets du programme d'orientation des gestionnaires de niveau intermédiaire et des superviseurs.
  • Distribuer les politiques financières mises à jour et les bulletins correspondants et organiser s'il y a lieu des sessions d'explication pour le personnel.
  • Produire et promulguer un cadre exhaustif de contrôle de la gestion financière.
  • Renforcer les contrôles associés à la publication d'informations sur les programmes, les procédures et les politiques.
  • Déterminer, promouvoir et surveiller la formation requise par tous les agents financiers et le personnel administratif.
  • Veiller à dispenser une formation adéquate à tout le personnel ayant une délégation de pouvoir au sujet des autorisations relevant de la LGFP, notamment des articles 32, 33 et 34.
  • Améliorer le processus de correction des lacunes cernées dans les rapports de vérification interne, les examens de contrôle interne et les vérifications des comptes publics par le Bureau du vérificateur général.
  • Élaborer des contrôles clairs et concis au sujet de la passation des marchés et des paiements.
  • Moderniser et étendre la portée des autorisations existantes de façon à mieux répondre aux besoins des anciens combattants et à mieux contrôler les affectations aux Autres services de santé achetés (ASSA) pour faire face aux nouveaux besoins.
  • Établir un processus de documentation pour toutes les situations où l'autorité d'agents au titre de l'article 33 est contestée.
  • Assurer une bonne séparation des tâches et le respect de la LGFP.
  • Minimiser l'utilisation des chèques des comptes bancaires ministériels pour les déplacements.
  • Renforcer les procédures actuelles pour assurer des méthodes uniformes de remboursement des frais de déplacement des anciens combattants.

1.0 Introduction

Cette deuxième phase de la Vérification de la gestion financière et des contrôles du ministère des Anciens Combattants a été réalisée conformément au plan ministériel de vérification et d'évaluation de 2006-2009.

La faillite des systèmes de contrôle interne dans les secteurs privé et public (voir Enron et WorldCom aux États-Unis et la Commission Gomery au Canada) a débouché sur l'adoption de la loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis et de la Loi sur la responsabilité financière au Canada. En outre, le gouvernement fédéral exerce des pressions accrues pour que tous les ministères et organismes fédéraux élaborent et mettent en oeuvre des cadres exhaustifs de responsabilisation de gestion (CRG). La surveillance des ministères et organismes fédéraux a été considérablement renforcée, tout comme les appels à la mise en place de contrôles plus efficaces au niveau des entités.

En avril 2006, des normes et exigences ont été établies dans la Politique sur la vérification interne, à l'intention des dirigeants de la vérification et des agents de vérification interne, dans le but de renforcer la vérification interne dans l'ensemble des services gouvernementaux et de la repositionner comme assise d'une gouvernance efficace et crédible. Note de bas de page 3

Il est dit dans la politique que, « en plus de présenter un rapport sur chaque projet de vérification axée sur les risques, les dirigeants de la vérification émettent chaque année des opinions globales à l'intention des administrateurs généraux et des comités de vérification au sujet de l'efficacité et de la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein de leurs ministères » Note de bas de page 4.

En outre, à partir du 1er avril 2010, tous les ministères fédéraux devront produire des états financiers vérifiés dans le cadre des rapports qu'ils doivent présenter au Conseil du Trésor. De ce fait, la plupart des ministères, voire la totalité, mènent actuellement des études pour évaluer leur degré de préparation. ACC s'est engagé à produire des états financiers vérifiés de VAC pour l'année 2010/2011.

La présente vérification fait partie d'une série de vérifications de la gestion financière et du contrôle destinées à déterminer si le cadre de contrôle financier d'ACC est adéquat pour assurer :

  • que les fonds affectés sont dépensés conformément aux objectifs prévus et aux limites approuvées;
  • que l'information financière est exacte; et
  • que les dépenses font l'objet de contrôles appropriés.

2.0 Objectifs, de la vérification, portée et méthodologie

2.1 Les objectifs de la vérification étaient les suivants

  • Cerner les causes profondes des problèmes financiers et administratifs d'ordre systémique qui nuisent au respect des exigences de contrôle, de traitement ou de paiement des dépenses, et formuler des recommandations de vérification adéquates pour permettre à la gestion d'appliquer des correctifs;
  • Évaluer le respect par les services financiers et administratifs des exigences législatives, ministérielles et des organismes centraux concernant les dépenses et les recettes (p. ex. articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques); et
  • Élaborer un programme systématique de vérifications permettant d'examiner à intervalles réguliers les fonctions, activités et procédures financières et administratives appliquées aux dépenses et de déterminer les techniques et procédures de vérification nécessaires pour ce faire.

2.2 Portée

Cette vérification était destinée à examiner si le Ministère s'acquitte efficacement de ses responsabilités au titre des articles 32, 33 et 34 de la LGFP. La vérification s'est faite en examinant les contrôles au niveau des entités Note de bas de page 5 sur les plans suivants : gérance ministérielle, formation du personnel et aptitude des employés à s'acquitter de leurs tâches. Elle a aussi porté sur l'examen des contrôles associés aux cotes de sécurité, à l'accès aux systèmes et aux conflits d'intérêts.

Le deuxième objectif consistait à faire une vérification d'attestation de la qualité des mesures prises par les services financiers et administratifs pour respecter les exigences législatives, ministérielles et de l'organismes central concernant la petite caisse, les cartes d'achat et les comptes bancaires ministériels.

Le troisième objectif était d'élaborer un programme systématique de vérifications permettant d'examiner à intervalles réguliers les fonctions, activités et procédures financières et administratives appliquées aux dépenses, ce qui continuera.

ACC était l'un des organismes mentionnés dans le rapport de 2005 du vérificateur général du Canada intitulé Progrès accomplis par les ministères et organismes sélectionnés à l'égard des faiblesses déjà signalées relativement aux contrôles financiers. Le Bureau du vérificateur général avait examiné et évalué les contrôles financiers des domaines suivants : FreeBalance; Environnement de TI général; Réseau de prestation des services aux clients (RPSC). Les contrôles examinés étaient : sécurité électronique; surveillance; traitement manuel et optimisation des caractéristiques des contrôles. Cette vérification donnait suite à un examen des contrôles effectué en 2001-2002 par le BVG. Elle ne comprenait pas de réexamen des questions examinées alors.

L'étude actuelle a porté sur la gestion financière et les contrôles à l'Administration centrale et dans les bureaux régionaux de l'Ouest et de l'Ontario.

2.3 Approche et méthodologie

Les vérificateurs ont employé une méthode mixte intégrant des éléments d'activités consultatives et d'activités d'attestation de la qualité dans le cadre d'une démarche unique intégrée. Les vérificateurs ont :

  • Examiné la documentation interne des vérifications financières antérieures et les lettres de recommandation;
  • Examiné la LGFP ainsi que les politiques et règlements pertinents du CT et d'ACC;
  • Examiné certaines vérifications de la gestion financière et des contrôles effectuées par d'autres ministères (Vérification des contrôles financiers ministériels, Industrie Canada, 2006; Vérification des principaux processus financiers à l'unité de gestion du Parc national du Canada Banff, Parcs Canada, 2005; Vérifications des comptes publics, 2005, 2006);
  • Déterminé et utilisé les contrôles pertinents et critères fondamentaux de vérification mentionnés dans le document suivant : Draft 4, document KPMG Note de bas de page 6 Treasury Board of Canada, Secretariat, Fundamental Controls;
  • Examiné le cadre des valeurs et de l'éthique d'ACC;
  • Élaboré des programmes, questionnaires et critères de vérification;
  • Mené des entrevues avec des cadres de l'Administration centrale et avec le personnel régional et de district de l'Ontario et de l'Ouest;
  • Mené des entrevues avec des employés et demandé des renseignements sur les questions suivantes : gouvernance, culture de l'organisation, formation reçue et requise, cotes de sécurité et conflits d'intérêts.

La vérification a également porté sur le respect par les services financiers et administratifs des exigences législatives, ministérielles et de l'organismes central concernant les dépenses et les recettes (p. ex. articles 32, 33 et 34 de la LGFP) pour la petite caisse, la fonction de caissier, les cartes d'achat et les comptes bancaires ministériels.

Les vérificateurs ont aussi examiné les éléments suivants :

  • Les contrôles mis en place pour faciliter les contrats émis par les deux régions visitées (Ontario et Ouest) et le bureau central;
  • Les contrôles (manuels et de systèmes) mis en place pour la conciliation des comptes régionaux;
  • Les pouvoirs de signature, sur la base des cartes de spécimens de signature;
  • Les droits d'accès consentis aux utilisateurs régionaux du système financier;
  • Les contrôles mis en place pour l'utilisation des cartes d'achat;
  • Les contrôles internes de la fonction d'administration financière, notamment l'exercice des responsabilités issues des articles 32, 33 et 34.

Les vérificateurs ont tenu des réunions avec les principales parties prenantes durant la phase de travail sur le terrain pour leur faire part des constatations préliminaires de la vérification.

3.0 Critères

Les critères suivants ont été employés :

  • Le personnel des services de gestion financière et de l'administration connaît la LGFP et les politiques et règlements nécessaires pour faire son travail;
  • Les pouvoirs sont adéquatement délégués, clairement définis et documentés;
  • des contrôles sont en place pour s'assurer que les marchés et les dépenses sont conformes aux politiques du Conseil du Trésor et d'ACC;
  • Les dispositions des articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont satisfaites, et les documents voulus sont conservés;
  • Des contrôles efficaces et efficients sont en place pour assurer la séparation des tâches;
  • Des contrôles efficaces sont en place pour atténuer les risques touchant :
    1. l'octroi de cotes de sécurité inadéquates au personnel des services financiers et administratifs,
    2. l'accès inapproprié aux systèmes, et
  • L'observation des lois, des politiques et des procédures (cartes d'achat, CBM, paiements de caisse, déplacements) en s'assurant que les montants sont correctement calculés, documentés et opportuns, et que les procédures employées sont conformes aux politiques du CT.

Outre les critères ci-dessus, les vérificateurs ont aussi appliqué les contrôles de gestion fondamentaux pertinents et les critères de Treasury Board of Canada, Secretariat, Fundamental Controls préparés par KPMG (2006) pour le SCT qui sont reliés au cadre de responsabilisation de gestion (CRG).

4.0 Observations et recommandations de la vérification

4.1 Personnel de la gestion financière et de l'administration

Critère (4.1)

Le personnel des services de gestion financière et d'administration connaît la LGFP et les politiques et règlements nécessaires pour faire son travail.

Contrôles de gestion fondamentaux (4.1)

  • Les employés entérinent officiellement la compréhension et l'acceptation de leur responsabilité.
  • Les objectifs ont été déterminés et communiqués (à l'interne et à l'externe).
  • L'organisation fournit aux employés la formation, les outils, les ressources et l'information nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
  • La direction a une approche documentée de la gestion du risque.
  • La direction évalue régulièrement les risques qu'elle a cernés.
  • La direction communique de manière adéquate les risques et ses stratégies de gestion du risque aux parties prenantes internes et externes.
  • Les initiatives de changement sont bien communiquées.

Observations de la vérification (4.1)

  • Les politiques du CT et d'ACC sont disponibles et accessibles dans l'intranet.
  • Les employés ayant une délégation de pouvoir ont besoin d'une formation additionnelle portant spécialement sur l'application des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.
    • Les employés chevronnés en finances connaissaient très bien la LGFP ainsi que les politiques et règlements nécessaires pour faire leur travail.
    • Parmi le nouveau personnel administratif, où il y a eu un taux de roulement élevé, certains employés n'avaient pas été suffisamment formés ou ne connaissaient pas assez bien la LGFP et les politiques et règlements nécessaires pour faire leur travail.
  • On a dit que le cadre de contrôle de la gestion financière (CCGF) d'ACC est en cours d'élaboration. Si ACC avait un CCGF exhaustif, cela rehausserait les connaissances et la fonctionnalité du personnel.
  • Le personnel du Centre de traitement des comptes créditeurs consolidés de Kirkland Lake, en Ontario, a dit qu'une formation additionnelle est nécessaire pour les nouveaux directeurs au sujet des dépenses d'accueil. En outre, les districts visités ont exprimé des préoccupations au sujet de l'interprétation de la politique sur l'accueil.
  • Des employés ont dit recevoir des informations inexactes sur les programmes de la part des experts thématiques de l'AC. À plusieurs reprises, l'information reçue n'était pas toujours l'information officiellement sanctionnée par ACC.
  • La réduction des rencontres trimestrielles du personnel des finances et du groupe de l'administration a été mentionnée comme facteur contribuant au fait que le personnel régional des finances n'est pas tenu au courant des changements apportés aux programmes et services.
  • Certaines politiques et directives n'étaient pas mises à jour en temps opportun. Des bulletins étaient publiés mais n'étaient pas toujours suivis de modifications lorsqu'il y avait des changements. À titre d'exemple d'informations courantes non communiquées de manière opportune, mentionnons les informations concernant les programmes et services de la nouvelle Charte des anciens combattants et les modifications apportées au Manuel sur les programmes et politiques des anciens combattants en ce qui concerne le prix des repas.
  • Les agents de programmes des bureaux de district étaient parfois au courant de modifications de programmes affectant les procédures financières avant le personnel régional des finances chargé de traiter les transactions. Cette situation a causé des problèmes en ce qui concerne l'exercice des pouvoirs de l'article 33 par les agents des finances.
  • Aucune évaluation officielle du risque n'est effectuée à la Direction générale des finances dans le cadre du processus annuel de planification et d'établissement des priorités. Cela accroît la probabilité que les dépenses de montant élevé ne reçoivent pas le niveau d'attention voulu dans le plan d'examen interne.

R1 - R3 Recommendations

R1 Réponse de la direction

R1 Il est recommandé au directeur général des finances, au sous-ministre adjoint, Politiques, programmes et partenariats, au sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration et au directeur général, Direction générale des ressources humaines, de s'assurer que :

  • Le personnel des finances et de l'administration reçoit une formation professionnelle similaire aux modules financiers désuets du programme d'orientation des gestionnaires de niveau intermédiaire et des superviseurs; et que,
  • Les politiques financières et les bulletins sont mis à jour et sont distribués sans retard, et que des sessions d'explication sont organisées pour le personnel s'il y a lieu.

La direction est d'accord. Au cours des dernières années, la Direction des ressources humaines et la Direction générale des opérations nationales (DIGON) ont mené des analyses poussées des besoins en formation incluant ceux de la Direction des Finance. En 2007, le groupe d'apprentissage de la nouvelle Charte des anciens combattants à la DIGON a élaboré une trousse complète de formation en gestion de cas. Les Finances ont élaboré le module des pouvoirs financiers délégués. Ce module a été offert dans tous les districts et les bureaux régionaux en 2008 par des spécialistes de la formation avec le soutien des Finances.

Par ailleurs, la Direction des finances poursuivra une stratégie de formation « particulière au programme et/ou ciblée ».

La direction est d'accord. L'élaboration de politiques est continue tandis que les priorités opérationnelles ont préséance. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a élaboré le Cadre stratégique de gestion financière (à l'échelle de l'organisation) qui pourrait être approuvé en 2008.

Les bulletins, les mises à jour des politiques, etc., sont distribués régulièrement par courrier électronique et les points saillants sont détaillés. Le site Web d'ACC est mis à jour.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
Les objectifs de formation seront établis, élaborés et réalisés sous l'égide du projet relatif aux états financiers vérifiés (EFV).
  • Un agent financier supérieur sera dédié à l'élaboration de programmes de formation spécifiques aux postes
Finances Septembre 2008
  • Des séances de formation seront conçus et présentées à de petits groupes ou à des personnes seules
Finance /
PSC (Régional France)
Ressources humaines
Septembre 2009
  • La formation sera dispensée par étape en suivant son élaboration.
Finances Janvier 2009/2010 Note de bas de page 7
Examen et réponse de façon continue aux nouvelles initiatives en matière de politiques de gestion financière du SCT. Lorsque les politiques, directives, normes et les lignes directrices du SCT seront approuvées et diffusées, Finances d'ACC élaborera un plan d'action pour entreprendre l'examen de politiques. Finances Décembre 2008
R2 Réponse de la direction

R2 Il est recommandé au directeur général des finances de produire et de promulguer le plus tôt possible un cadre exhaustif de contrôle de la gestion financière.

La direction est d'accord. Le SCT a élaboré le Cadre de contrôle de gestion financière (CCGF) à l'échelle de l'organisation il y a des dizaines d'années avec la Loi sur la gestion des finances publique et le cadre réglementaire subséquent qui englobe toutes les activités financières. Le dépôt de la Loi fédérale sur la responsabilité a donné lieu à diverses initiatives pour améliorer le CCGF à l'échelle de l'organisation, en particulier le nouveau Cadre stratégique de gestion financière du SCT

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
Des processus sont en place pour l'examen et la réponse de façon continue aux nouvelles initiatives en matière de gestion financière du SCT. Finances Achevé
Un CCGF sera examiné dans le cadre du projet relatif aux EFV. Finances Avril 2010 Note de bas de page 8
R3 Réponse de la direction

R3 Il est recommandé au directeur général des finances d'effectuer annuellement une évaluation exhaustive du risque dans le cadre du processus devant être suivi pour la présentation d'états financiers vérifiés.

La direction est d'accord.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
Dans le cadre du projet relatif aux EFV, il y aura élaboration d'une approche ayant trait au processus d'évaluation du risque financier. Finances Avril 2010 Note de bas de page 9

4.2 Délégation de pouvoir adéquat

Critère (4.2)

Les pouvoirs sont adéquatement délégués, clairement définis et documentés

Contrôles de gestion fondamentaux (4.2)

  • Les pouvoirs, les tâches et la responsabilité sont clairs et sont communiqués.
  • Les employés entérinent officiellement la compréhension et l'acceptation de leur responsabilité.
  • L'organisation a suffisamment de ressources spécialisées pour appuyer la recherche et l'analyse de politiques.

Observations de la vérification (4.2)

  • En règle générale, les pouvoirs au Ministère sont correctement délégués, clairement définis et documentés. Les pouvoirs sont officiellement délégués aux subalternes par le ministre et/ou la sous-ministre.
  • ACC a des bulletins financiers, des politiques et des procédures bien établis. Certaines politiques et procédures ne sont pas mises à jour périodiquement comme il est exigé, à cause d'un manque de ressources à la Direction de la planification des politiques financières et des systèmes.
  • ACC a un guide à jour de délégation de pouvoirs. Dans tous les échantillons examinés, les pouvoirs sont délégués aux postes et non pas aux personnes; les niveaux de signature sont clairement énoncés et documentés.
  • Les employés détenant un pouvoir délégué à l'égard des articles 32 et 34 ont besoin d'une formation supplémentaire pour s'acquitter efficacement de leurs tâches.
  • L'article 32 n'est pas appliqué dans les bureaux de district (BD) de la région de l'Ouest à cause d'un manque de formation et d'un taux de roulement élevé du personnel, ce qui a pour conséquence que les engagements des BD de l'ancienne région des Prairies sont traités au bureau régional de l'Ouest.
  • ACC possède un processus pour s'assurer que toutes les cartes de signature sont mises à jour selon les besoins.
  • Un petit pourcentage des cartes conservées dans les bureaux locaux visités avaient été préparées mais n'avaient pas été signées par les fonctionnaires supérieurs. Cela était plus évident lorsque le fonctionnaire supérieur était situé dans un autre bureau ou une autre province.
  • Certaines cartes de signature d'employés ne travaillant plus dans les secteurs désignés étaient toujours dans les dossiers.
  • Dans certains cas, la carte de spécimen de signature était autorisée par une personne mais était signée par une personne différente.
  • La délégation du pouvoir de signature au titre de l'article 34 à un employé subalterne qui n'est pas un gestionnaire de niveau IV et qui ne peut pas suivre la formation obligatoire a besoin d'être clarifiée. Cette question a causé des problèmes pour la signature en vertu de l'article 34 par les membres du personnel administratif de district nommés à titre intérimaire.

R4 - Recommendation

R4 Réponse de la direction

R4 Il est recommandé au DG des finances, au sous-ministre adjoint, Politiques, programmes et partenariats, au sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration et au directeur générale de la Direction générale des ressources humaines de déterminer, de promouvoir et de surveiller la formation requise par tous les agents financiers et le personnel administratif. Les gestionnaires des CR devraient s'assurer que leurs employés ayant une délégation de pouvoir et leurs employés exerçant des fonctions financières obtiennent la formation déterminée.

La direction est d'accord.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
Le DG des Finances déterminera et préconisera la formation que doivent suivre les agents financiers, le personnel administratif et les autres personnes assumant des responsabilités financières. Finances Décembre 2008
PSC et PPP intégreront la formation financière dans le plan de formation des postes ciblés. PSC/PPP Mars 2009
La formation sera élaborée selon la Recommandation 1. Finances/RH Septembre 2009
PSC et PPP veilleront à ce que tous les postes aient complété cette formation avant les dates cibles fixées par les Finances PSC/PPP Avril 2010 Note de bas de page 10

4.3 Contrôles

Critère (4.3)

Des contrôles sont en place pour s'assurer que les marchés et les dépenses sont conformes aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et d'ACC.

Contrôles de gestion fondamentaux (4.3)

  • Un processus officiel est en place pour contester les prises en charge et les affectations de crédits correspondantes sont à l'intérieur du budget.
  • L'observation des lois, politiques et autorisations touchant la gestion des finances est régulièrement surveillée.

La passation des marchés est un secteur en cours d'examen qui a récemment été examiné par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) : Vérification de la passation des marchés (2007) et Vérification/Évaluation du Programme de soins en établissement (région de l'Ontario) (2006). De plus, plusieurs observations ont été formulées dans les récentes Vérifications des comptes publics et, tout dernièrement, dans Audit Readiness Assessment and the Horizontal Pilot Audit Phase II, étude réalisée par PricewaterhouseCoopers pour le Bureau du contrôleur général.

Observations de la vérification (4.3)

  • La Direction générale des finances d'ACC et le Secteur des services aux anciens combattants (SSAC) avaient fait l'objet de plusieurs recommandations concernant le renforcement des contrôles touchant la passation des marchés.
  • Le travail préliminaire effectué dans le cadre de la Phase I de la Vérification de la gestion financière et des contrôles (2005) par la DGVE a révélé plusieurs observations ou recommandations laissées pour compte dans des rapports internes et externes. Ces vérifications/examens indiquaient tous une insuffisance des contrôles financiers ou des lacunes dans le respect des contrôles existants, par exemple pour les dépenses en immobilisations. Bien que certaines recommandations aient maintenant fait l'objet de mesures, plusieurs restent pendantes.
  • Les fonctionnaires supérieurs des finances interrogés ont évoqué une certaine lenteur dans la prise en compte des observations et recommandations des vérifications et examens internes et externes.
  • La culture du Ministère a été décrite comme étant une culture dans laquelle faire ce qu'il y a de mieux pour le client (centrée sur le client) cause des difficultés au ministère qui doit trouver un équilibre entre bien agir et respecter les règles.
  • Les vérificateurs ont constaté plusieurs exemples de situations où le pouvoir de signature de l'article 33 des agents financiers a été contesté. D'après un examen subséquent, les paiements ont été approuvés par un autre agent financier ayant des pouvoir délégués. En l'absence d'un processus d'exception établi, on a soulevé des questions au sujet de la transparence de ce processus.
  • On admet que la méthode de financement des dépenses d'immobilisation des établissements de soins de longue durée demande des éclaircissements quant aux dispositions des lois annuelles portant affectation de crédits, de la LGFP et de la politique du CT sur les paiements de transfert. Ces questions sont en cours d'examen avec le CT.
  • Le personnel des finances a soulevé des préoccupations et formulé des objections au sujet des dépenses d'immobilisation payées pour les établissements de soins de longue durée (SLD) et les cliniques de traitement des traumatismes liés au stress opérationnel (TSO). Il a aussi contesté des paiements faits aux organismes d'anciens combattants qui n'étaient pas conformes aux dispositions de la LGFP, ainsi que certaines activités et dépenses liées aux déplacements.
  • Dans l'ébauche de son rapport, Pricewaterhouse Coopers a déclaré que : « Des changements importants, notamment un changement culturel, sont nécessaires pour mettre en place un cadre de contrôle sain afin d'assurer une vérification s'appuyant sur les contrôles ». Note de bas de page 11
  • Il n'existe pas de processus structuré pour documenter les différences d'opinion entourant les prises en charge et les activités liées aux dépenses correspondantes. Lorsque des agents financiers contestent des dépenses, leurs remarques sont communiquées aux gestionnaires pour qu'ils décident. Exemples : autorisation d'immobilisation pour des établissements de SLD; utilisation de sources de financement douteuses pour faciliter de nouvelles initiatives et projets; et, paiements à des organismes d'anciens combattants non autorisés selon les sources de financement existantes. D'autres observations concernaient le remboursement de dépenses liées aux déplacements qui n'était pas conforme à la Politique sur les voyages du CT.
  • Dans plusieurs cas, la contestation de l'agent financier responsable a été annulée par une décision de la haute direction, l'autorisation étant donnée par un autre agent ayant une délégation de pouvoir.
  • Des agents financiers ont approuvé des dépenses qu'ils jugeaient controversées ou non conformes pour respecter des contrats existant entre ACC et des établissements privés ou provinciaux parce qu'il était urgent de répondre à des besoins de santé croissants de clients.
  • En 2006, un comité comprenant les niveaux de gestion les plus élevés a été mis sur pied pour revoir les délégations de pouvoir à ACC et pour demander des délégations de pouvoir supplémentaires afin de mieux faciliter le travail de prestation des programmes et des services aux clients, notamment en ce qui concerne les contributions d'immobilisations aux établissements de SLD et aux cliniques de traitement des TSO. Nous avons demandé le rapport de ce comité mais ne l'avons pas encore reçu.
  • Les problèmes de santé en évolution des clients âgés et des nouveaux clients ont amené le Ministère à y répondre en modifiant ses programmes ou en créant de nouveaux programmes et services. La plupart des changements additionnels ont été mis en oeuvre avec les autorisations existantes, ce qui a eu pour résultat d'imputer plus de dépenses à une affectation à but spécial, les ASSA, car c'est la méthode la plus pratique pour financer les besoins en évolution des clients.
  • La méthode consistant à imputer de nouvelles initiatives à des autorisations existantes ou restreintes ou aux ASSA peut avoir exposé la sous-ministre et le directeur des finances à un risque accru.
  • Étant donné que les états financiers du Ministère devront être des états vérifiés à partir de 2010/2011, ACC fera l'objet d'une surveillance plus étroite car il ne sera plus considéré comme étant en dessous du seuil d'importance de la vérification des comptes centraux de 1 milliard de dollars mais plutôt sujet au seuil d'importance de 14 millions de dollars.
  • L'absence d'examen après-paiement des activités de dépenses élevées par le Ministère avait été déterminée comme une faiblesse dans les Vérifications des comptes publics de 2005 et 2006 du BVG. Depuis la réorganisation de la région de l'Ouest, la région a déclaré faire des progrès dans les examens et vérifications pendants des hôpitaux.
  • Des examens sur place des activités financières régionales des BD n'ont pas été effectués comme cela est exigé. La plupart des bureaux visités ont indiqué qu'avant cette année, aucun examen de BD n'avait été effectué au cours des trois années précédentes.
  • Un niveau de priorité plus élevé est nécessaire pour garantir que les dépenses relatives aux gros contrats font l'objet d'examens après-paiement plus fréquemment.
  • Les mesures prises pour s'assurer que toutes les modalités des contrats et accords sont respectées (article 34 de la LGFP) ne sont pas faites efficacement.
  • Dans les deux régions visitées, l'Ontario et l'Ouest, les contrôles existant pour assurer l'optimisation des ressources consacrées aux contrats du programme de recyclage de l'équipement spécial sont inadéquats. Les BD sont chargés de surveiller les contrats et ils ont exprimé des préoccupations au sujet des pratiques actuelles. D'autres informations seront nécessaires au sujet de la politique de radiation de l'équipement spécial. Cette question sera réexaminée car le programme de recyclage de l'équipement doit faire l'objet d'une vérification future par la DGVE. Entre-temps, on suggère d'effectuer une analyse coûts-avantages pour examiner l'efficacité de la pratique consistant à passer des contrats pour l'équipement spécial.
  • On a attribué trop de responsabilité au niveau des BD, notamment aux postes de directeur de district et de directeur de district des services d'administration, pour ce qui est des contrats relatifs aux établissements de SLD. Cette situation s'est récemment améliorée parce que la responsabilité primordiale de passation des contrats et de la gestion appartient désormais à l'adjoint du directeur général régional et au personnel de l'AC.

R5 - R7 Recommendation:

R5 Réponse de la direction

R5 Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Services ministériels, au sous-ministre adjoint principal, Politiques, programmes et partenariats et au sous-ministre adjoint, Prestation de services et commémoration d'élaborer un meilleur processus pour corriger de manière opportune toute carence déterminée dans les rapports de vérification interne, les rapports de contrôle interne et les Vérifications des comptes publics du BVG.

La direction est d'accord. La sous-ministre, les trois sous-ministres adjoints et le directeur général des Finances se sont rencontrés pour discuter de la question.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
Un document sur les rôles et les responsabilités est en voie d'élaboration. SM Octobre 2008
Un processus pour surveiller les mesures correctives au niveau du SMA sera élaboré SM Novembre 2008
R6 Réponse de la direction

R6 Il est recommandé au directeur général des finances de consulter les parties concernées des programmes pour formuler des contrôles clairs et concis afin de mieux informer et de faciliter les processus associés à l'octroi de contrats et aux paiements, notamment dans le domaine des contributions pour immobilisations et des paiements aux organismes d'anciens combattants.

La direction est d'accord. Cette recommandation se rattache à diverses questions précises qui feront toutes l'objet d'un examen dans le cadre du projet relatif aux EFV.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
La question des délégations pour les dépenses en immobilisations des établissements de SLD sera réglée pendant l'examen des ASSA, dont l'achèvement est prévue à temps pour le MJANR 2009-2010. PPP/PSC Septembre 2008
La question du paiement aux organisations d'anciens combattants est discutée par le SMA PPP et le SMA SM; un plan sera élaboré pour régler cette question. PPP/SM Septembre 2008
Les Finances élaboreront un processus pour officialiser les contestations et pour documenter clairement les décisions entourant ces contestations Finances Octobre 2008
R7 Réponse de la direction

R7 Il est recommandé au SMA par intérim, Services ministériels, au SMA principal, Politiques, programmes et partenariats, au SMA, Prestation de services et commémoration, et au DG, Finances de mettre en oeuvre sans tarder un processus de modernisation des délégations de pouvoirs nécessaires pour mieux répondre aux besoins en évolution des anciens combattants et mieux contrôler l'utilisation de l'affectation aux ASSA.

La direction est d'accord. Le personnel des Programmes et de la Direction générale des finances d'ACC a rencontré les représentants du Conseil du Trésor (CT) en mai 2008 pour discuter des prochaines étapes à franchir pour terminer l'examen des ASSA.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
D'après l'ébauche du rapport de l'examen des ASSA qui a été soumis au SCT, ACC déterminera trois ou quatre domaines dans le cadre de l'affectation aux ASSA au sujet desquels il faudra discuter avec le SCT et le consulter pour déterminer si les pouvoirs actuels sont suffisants, ou s'il faut examiner ou réviser les pouvoirs actuels afin qu'ACC réponde aux besoins en évolution des anciens combattants et vétérans. Le travail sera réalisé avant la présentation de la mise à jour des niveaux de référence annuels pour 2009-2010 d'ACC à la fin du mois de septembre 2008. PPP/PSC/SM Sept. 2008

4.4 Articles 32, 33 et 34 de la LGFP

Critère (4.4)

Les dispositions des articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont satisfaites et les documents voulus sont conservés.

Contrôles de gestion fondamentaux (4.4)

  • Les dossiers et informations sont tenus conformément aux lois et règlements.
  • Par ses actions, la haute direction démontre que l'intégrité et les valeurs de l'organisation ne peuvent pas être compromises.

Nous avons indiqué dans les sections précédentes que l'amélioration de la formation et des communications est une contrainte à l'efficacité des contrôles. Une enquête menée par l'Institut des vérificateurs internes (IVI) intitulée IIARF Assessment of Entity-level Controls: Management's ‘tone at the top' a permis d'examiner comment les vérificateurs internes évaluent ce contrôle important du niveau des entités. Selon les auteurs, l'exemple donné par la haute direction reflète les attitudes et opinions de celle-ci en matière de gouvernance, d'éthique, de contrôles internes et de gestion du risque. Dans cette partie, nous évaluerons les contrôles au niveau des entités à ACC.

Observations de la vérification (4.4)

  • Il était évident que, dans la plupart des cas, les exigences des articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont satisfaites et qu'une documentation adéquate est conservée sur la base des contrôles financiers et des processus existants.
  • Les obstacles au respect de certaines exigences des articles 32, 33 et 34 de la LGFP qui entravent l'observation en ce qui concerne les contrôles et le traitement ou le paiement des dépenses peuvent être au mieux considérés comme des incohérences dans l'application des contrôles du niveau des entités (décisions imposées par la haute direction, formation insuffisante, ressources insuffisantes et problèmes de communication).
  • Nous avons examiné des exemples de cas où des agents financiers ont refusé de signer des autorisations en vertu de l'article 33 parce qu'ils pensaient que les paiements n'étaient pas conformes à la LGFP. Ces paiements ont ensuite été signés par des gestionnaires de plus haut niveau ou par d'autres agents ayant le pouvoir de signature, comme nous l'avons déjà souligné.
  • On a remis aux vérificateurs des exemples de décisions outrepassant le pouvoir de l'agent financier au titre de l'article 33 concernant l'interprétation discrétionnaire de la politique et du règlement sur les voyages.
  • Quand des agents financiers ont refusé d'autoriser l'approbation d'un paiement et que cette décision a été contestée, aucun processus documenté n'a été suivi et on n'a préservé aucune piste officielle de vérification.
  • La résolution des cas où le pouvoir de signature était contesté n'est pas communiquée à la communauté financière et de programmes alors que cela permettrait au personnel de connaître les décisions prises pour répondre aux exigences de la LGFP.

R8 - Recommendation

R8 Réponse de la direction

R8 Il est recommandé au Comité de la haute direction d'ACC de continuer à promouvoir l'observation du code de valeurs et d'éthique du Ministère, de la LGFP, des contrôles financiers et des autres politiques et règlements gouvernementaux et ministériels. Le CHD doit veiller à être informé au sujet des domaines et du niveau de risque financier que la SM juge acceptables.
Établir un processus de documentation pour toutes les situations où l'autorité responsable d'approuver les paiements sous l'article 33 est remise en question.

La direction est d'accord. Une réunion de la SM, des trois SMA, du directeur général des Finances et de l'avocat général a eu lieu pour discuter du niveau de risque que la SM est disposée à assumer par rapport aux décisions en matière de gestion des programmes.

La direction est d'accord.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
À la suite de la réunion des SMA, la Direction générale des finances est en train de préparer un document sur les rôles et les responsabilités qui déterminera comment les décisions relatives aux programmes qui ont des incidences sur le processus en vertu de l'article 33 seront gérées. Ce document sera signé en guise d'approbation par toutes les parties participantes. Finances Octobre 2008
Un processus sera aussi élaboré pour acheminer les problèmes au niveau supérieur lorsque requis SMA Finances, SMA SM, SMA PSC, PPP Octobre 2008
Finance will develop a process to formalize challenges and to have decisions around such challenges clearly documented. Appropriate instructions will be sent to the Regional Accounting Offices. Finance
ADM CS / ADM SDC
Senior ADM PPP
October 2008

4.5 Contrôles efficaces et efficients

Critère (4.5)

Des contrôles efficaces et efficients sont en place pour assurer la séparation des tâches.

Contrôles de gestion fondamentaux (4.5)

  • L'accès aux actifs, aux dossiers et aux informations est limité aux personnes autorisées.
  • L'autorité, la responsabilité et la reddition de comptes sont claires et communiquées.
  • Les employés entérinent officiellement la compréhension et l'acceptation de leur responsabilité.
  • Il y a séparation adéquate des tâches.
  • Une structure adéquate et des lignes claires de communication et de rapport sont établies.

Observations de la vérification (4.5)

Il n'y a pas de cadre exhaustif de contrôle de la gestion financière à ACC. Ce qu'il y a, ce sont des éléments, comprenant :

  • le Manuel de la politique et des procédures des finances (MPPF);
  • les contrôles organisationnels et de processus des systèmes de TI et de sécurité;
  • la délégation de pouvoirs et la séparation des tâches;
  • des bulletins et des lignes directrices ministérielles complémentaires aux politiques et aux règlements du SCT;
  • une formation financière et un appui aux gestionnaires et aux employés;
  • des processus de vérification des comptes;
  • une formation aux valeurs et à l'éthique; et
  • des unités d'examen et de contrôle qui surveillent les activités appuyant l'exercice du pouvoir de paiement.

Ces éléments fonctionnent avec des degrés variables d'efficience et d'efficacité.

  • L'article 34 relève de la responsabilité déléguée du gestionnaire de CR. Les agents financiers régionaux menant des vérifications d'établissements étaient tenus de signer en vertu de l'article 34 et faisaient rapport au service dont les agents financiers avaient approuvé les paiements au titre de l'article 33 de la LGFP. Cette pratique existait parce que les agents de programmes régionaux n'étaient pas qualifiés pour effectuer ces examens pour les approbations en vertu de l'article 34.
  • Le personnel régional des finances a dit qu'il subissait des pressions pour traiter des paiements même lorsque l'observation de la LGFP était douteuse.
  • Des agents de contrôle interne ont participé à la préparation et à l'examen de budgets et de contrats pour des établissements de SLD dont ils ont fait ensuite la vérification.
  • Des faiblesses de contrôle ont été observées dans le processus d'achat au moyen des cartes d'achat. L'exemple le plus fréquent était que les trois cases de signature de la Commande interne de matériel/service GC 92 étaient signées par la même personne.
  • L'examen des dossiers de déplacement a révélé des exemples de déplacements qui avaient été approuvés au titre de l'article 34 par un gestionnaire qui faisait aussi partie du groupe autorisé à se déplacer.
  • Les contraintes opérationnelles déterminées par le personnel des finances et de l'administration qui ont une incidence indirecte sur les contrôles en place pour assurer une séparation efficace des tâches étaient : ressources et formation insuffisantes; absence d'instructions claires de l'AC; environnement en changement constant et préoccupation des employés, surtout dans la région de l'Ouest où il y avait une incertitude et une appréhension, perçue, sur leur statut d'emploi et un taux de roulement élevé.
  • La Direction générale des finances à l'AC était aussi confrontée au manque de personnel, à la perte de mémoire corporative causée par le départ ou la retraite d'employés chevronnés, à des réorganisations constantes, à l'introduction de nouveaux programmes et services, et aux exigences croissantes des organismes centraux en matière de documentation et de rapports.

On trouvera d'autres observations concernant cette partie à la partie 5.0.

R9 - Recommendation

R9 Réponse de la direction

R9 Il est recommandé que, sous la direction du directeur général des finances, le sous-ministre adjoint, Services ministériels, le sous-ministre adjoint principal, Politiques, programmes et partenariats et le sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration revoient les tâches qui doivent être séparées et dispensent la formation et les changements nécessaires pour assurer une séparation adéquate des tâches et l'observation de la LGFP.

La direction est d'accord.

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
La séparation des tâches sera évaluée dans le cadre du projet relatif aux états financiers vérifiés. Finances Avril 2010 Note de bas de page 12

4.6 Contrôles efficaces pour atténuer les risques

Critère (4.6)

Des contrôles efficaces sont en place pour atténuer les risques concernant

  1. a) les procédures liées aux cotes de sécurité et à l'accès approprié aux systèmes du personnel travaillant aux finances et à l'administration, et
  2. b) les situations de conflits d'intérêts.

Contrôles de gestion fondamentaux (4.6)

  • L'accès aux actifs, aux dossiers et aux informations est limité aux personnes autorisées.
  • Il existe des contrôles adéquats d'accès aux systèmes.
  • L'organisation a un document exposant ses valeurs et son éthique, un code de conduite ou une politique équivalente.
  • Les employés entérinent officiellement et régulièrement leur observation des valeurs et de l'éthique de l'organisation, du code de conduite ou de la politique équivalente.
4.6.1 Cotes de sécurité (CS) et accès aux systèmes

Les dossiers de CS de tous les employés travaillant aux finances de l'AC et des employés travaillant aux finances et à l'administration dans les régions de l'Ontario et de l'Ouest ont été examinés. Des entrevues ont été organisées avec le directeur des services immobiliers et de la sécurité et avec le personnel responsable de la gestion des CS à l'AC et dans les bureaux régionaux et de district.

Observations de la vérification (4.6.1)
  • Il y a des contrôles adéquats du processus lié aux cotes de sécurité. Tous les employés ont une cote de sécurité, à moins d'être exemptés.
  • Tous les dossiers examinés montraient que les employés concernés avaient reçu une cote de sécurité de niveau adéquat avant de commencer à travailler à ACC. Il y a un système amélioré fondé sur l'envoi par la poste de préavis d'expiration des cotes de sécurité, ce qui permet aux employés concernés de les renouveler à temps pour ne pas devoir travailler avec des cotes de sécurité invalides.
  • Une évaluation de l'efficience des contrôles associés aux cotes de sécurité du personnel contractuel a été faite dans le cadre de la vérification de la passation des marchés par la DGVE en 2007.
  • Le personnel des finances avait des niveaux adéquats d'accès aux systèmes d'informations ministériels utilisés pour le travail.
  • Des contrôles étaient en place pour veiller à ce qu'un employé qui change de poste et dont les besoins d'accès changent aussi ne puisse pas avoir un accès associé à plus d'un poste parce que l'accès au réseau local dépend de l'identification de l'employé. Tout compte inactif pendant six mois est annulé.
  • On a observé que, dans un petit nombre de cas, des employés avaient accès à des systèmes d'information dont ils n'avaient plus besoin pour s'acquitter de leurs tâches courantes.
  • Les employés ont reçu l'instruction de ne pas consulter leur propre dossier ou les dossiers d'amis et de parents. Le RPSC peut surveiller cette activité mais ne le fait pas régulièrement.
  • Avec le taux de roulement anticipé du personnel et l'éventualité d'un nombre accru de nouveaux employés étant aussi clients d'ACC, de meilleurs contrôles sont nécessaires pour tous les systèmes.
4.6.2 Conflits d'intérêts

L'ébauche de la politique d'ACC sur les valeurs, l'éthique et les conflits d'intérêts précise que les employés « doivent, dans les 60 jours suivant toute nomination, affectation ou détachement adresser au directeur général des ressources humaines un rapport confidentiel identifiant leurs activités externes susceptibles de les placer en conflit d'intérêts ».

Les gestionnaires et le personnel des RH à l'AC et sur le terrain ont été interrogés pour déterminer s'il existe des contrôles au sujet des situations de conflits d'intérêts pour le personnel travaillant aux finances ou dans le soutien administratif.

Un examen du Rapport sur les déclarations de conflits d'intérêts préparé par la Direction générale des ressources humaines d'ACC pour la période 2001-2006 a montré que, sur les 102 cas présentés, seulement huit se trouvaient en conflit d'intérêts.

Observations de la vérification (4.6.2)
  • La politique exige une déclaration volontaire de conflit d'intérêts potentiel. Durant la période de l'étude, aucune infraction n'a été signalée.
  • Le directeur des services de gestion de l'information a préparé et publié une procédure d'identification d'employé/client et de sauvegarde de ses dossiers (nouveau client) ainsi que des questions et réponses sur le même sujet dans le but de sensibiliser le personnel.
  • Des contrôles existent pour empêcher les employés d'avoir accès à leur propre dossier.
  • Si un employé est aussi un client et qu'il travaille dans un bureau donné, son dossier est transféré dans un autre bureau pour le traitement.
  • Les employés peuvent encore avoir accès aux dossiers de programmes/clients des membres de leur famille immédiate ou de leurs amis (ils ont pour instruction de ne pas le faire).
  • Il est également possible à des collègues d'examiner le dossier de client/employé et, dans certaines situations, d'y apporter des changements. Ces facteurs rehaussent le risque d'infraction au caractère confidentiel des informations sur les clients, ainsi que le risque d'irrégularités financières résultant d'un abus de pouvoir ou d'une collusion pour commettre délibérément une fraude contre le gouvernement.
  • Étant donné la relation étroite qui existe entre le personnel et certains employés à contrat, comme les infirmières et les ergothérapeutes, la relation employeur-employé est parfois floue. (Parmi les exemples signalés, mentionnons l'assistance à des réunions du personnel, l'utilisation des locaux de l'employeur ou la représentation de l'employeur en dehors du champ d'application du contrat.)
  • Depuis le 1er mars 2008, le CHD endosse une nouvelle politique qui adresse plusieurs inquiétudes identifiées dans cette section.
  • La question des conflits d'intérêts éventuels entre ACC et certains de ses fournisseurs sera examinée de plus près dans le cadre de la vérification des conflits d'intérêts que doit mener la DGVE en 2008-2009.
  • En résultat aux changements apportés aux règlements sur l'emploi dans la fonction publique (au 1er avril 2006), changements qui accordent un statut prioritaire aux anciens combattants et aux membres de la GRC libérés pour des raisons médicales, il serait prudent que le Ministère envisage de renforcer les contrôles concernant le traitement, la protection et la confidentialité des dossiers d'employés/clients et d'élaborer et de promulguer des contrôles renforcés de processus et de systèmes.

5.0 Observation des lois, politiques et procédures

Cette partie vise à décrire l'observation des politiques et procédures concernant le traitement des paiements ainsi que la réception et le dépôt des fonds publics. Les domaines examinés sont : les paiements effectués au moyen de la petite caisse, les comptes bancaires ministériels et les cartes d'achat.

La vérification a été faite conformément aux Normes pour la pratique de la vérification interne adoptées par le gouvernement du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée pour obtenir l'assurance raisonnable que les fonctions de paiement ci-après sont exercées conformément aux autorisations pertinentes : caisse, petite caisse, CBM et cartes d'achat.

À l'exception des observations mentionnées dans ce rapport, les vérificateurs ont l'assurance raisonnable que les paiements sont faits conformément aux autorisations pertinentes sous tous les aspects importants.

Les observations et recommandations de cette partie sont présentées selon un système d'évaluation à cinq niveaux (1 – satisfaisant, 2 – améliorations importantes requises, 3 – améliorations modérées requises, 4 – amélioration mineure requise et 5 – contrôlé). On trouvera dans le tableau ci-après l'évaluation de chacun des quatre éléments examinés par l'équipe de vérification.

Tableau 1
Élément Observations
Petite caisse 4-Amélioration mineure requise
Carte d'achat 4-Amélioration mineure requise
Compte bancaire ministériel 3-Moderate improvements required
Réception et dépôts de fonds publics 4-Amélioration mineure requise

5.1 Petite caisse

On doit utiliser la petite caisse pour faire des paiements lorsqu'il n'est pas pratique d'avoir recours aux chèques du Receveur général ou au compte bancaire ministériel. Les notes de frais de déplacement des anciens combattants et des employés jusqu'à un maximum de 100 $ et les notes de frais de représentation jusqu'à un maximum 200 $ peuvent être réglées au moyen de la petite caisse. Le détenteur de la petite caisse doit remettre un compte de dépenses pour regarnir la caisse. Le montant de l'avance ne doit pas dépasser la somme nécessaire pour couvrir les dépenses envisagées sur une période de six semaines.

Observations de la vérification (5.1)

  • Dans chaque bureau, la petite caisse était conservée dans un endroit sécuritaire contrôlé, les clés étant détenues par les caissiers et une clé de secours étant conservée dans une enveloppe scellée dans le bureau du DD ou du gestionnaire.
  • Les fonds de petite caisse ont été calculés et comparés aux sommes accordées dans chaque bureau visité (AC et BD).
  • Les transactions de petite caisse ont été examinées, et le contenu des caisses a été examiné et documenté.
  • Les documents à l'appui des transactions de petite caisse étaient exhaustifs et suffisants pour constituer une piste de vérification.
  • Les procédures ministérielles de petite caisse étaient généralement suivies dans les bureaux visités, sauf dans quelques cas où l'on avait enregistré des codes financiers inexacts.
  • La petite caisse a été utilisée pour faire un paiement mineur (à partir d'un fonds de fiducie) à un ancien combattant au titre de réparations domiciliaires mais le code utilisé était celui des frais de déplacement d'un ancien combattant.
  • Les avances de petite caisse dans certains bureaux dépassaient le montant nécessaire pour financer les dépenses envisagées sur une période de six semaines. Le directeur général des finances devrait envisager d'envoyer un rappel à tous les gestionnaires de centres de responsabilité pour qu'ils examinent à intervalles réguliers les flux de petite caisse et ne demandent d'avances que pour couvrir les dépenses envisagées sur une période de six semaines.

5.2 Cartes d'achat

Il est recommandé dans la politique relative aux cartes d'achat de s'en servir pour acheter et payer des biens et services lorsque c‘est efficient, économique et opérationnellement possible. Les cartes d'achat sont destinées à permettre l'achat de biens et services de petite valeur. Afin de renforcer les contrôles sur leur utilisation, les gestionnaires de CR et l'AC doivent suivre les critères énoncés dans la politique relative aux cartes d'achat, MPPF, chapitre 7, objet 16, et dans le bulletin des finances MPPF 7-16. La séparation des tâches est un principe de contrôle fondamental qu'il convient de préserver dans l'utilisation des cartes d'achat. Ces cartes doivent être placées sous clé tous les soirs. Les gestionnaires de CR et l'AC doivent surveiller périodiquement les dépenses faites par les détenteurs de cartes d'achat. Il est dit dans la politique du CT que « nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement directement ou indirectement ».

Observations de la vérification (5.2)

  • En règle générale, la politique relative à la séparation des tâches est suivie en ce qui concerne les achats effectués au moyen de cartes d'achat. Toutefois, comme nous l'indiquons à la partie 4.5, les cases de signature de certaines GC 92 pour des achats effectués avec des cartes d'achat portaient toutes la signature de la même personne.
  • Les achats effectués au moyen des cartes d'achat respectaient la limite établie. Il y a eu un cas dans les dossiers examinés de mobilier coûtant plus de 4 000 $ qui a été acheté avec une carte d'achat. Dans ce cas, il n'y avait aucune documentation indiquant que les articles achetés avaient été placés en inventaire et avaient reçu des numéros d'inventaire.
  • Une carte d'achat a été utilisée pour payer les frais de scolarité et les livres d'un vétéran qui participait au Programme de réadaptation professionnelle. Le code financier utilisé pour cet achat n'était pas le bon. Cette pratique d'utilisation de codes financiers inexacts engendre des données inexactes sur les dépenses de programmes et sur les opérations.
  • Contrairement à la politique du Ministère sur les téléphones, des téléphones cellulaires ont été achetés au moyen de cartes d'achat, la justification étant que cela permettait à l'État de faire des économies.
  • On a signalé le cas d'un employé ayant une carte d'achat qui n'avait reçu aucune formation ou information sur les politiques et procédures.
  • Une carte d'achat a été utilisée pour payer les frais de déplacement, d'hébergement et de repas d'un ancien combattant.
  • Certains employés ne plaçaient pas leurs cartes d'achat sous clé dans le bureau comme l'exige la politique.

5.3 Comptes bancaires ministériels

L'utilisation d'un CBM est limitée au paiement de dépenses précises. L'objectif des CBM est d'assurer un meilleur service au comptoir. Le Portefeuille possède un seul compte bancaire ministériel centralisé pour couvrir les opérations nationales. Ce compte fonctionne selon le principe d'une marge de crédit financée par un compte du Receveur général. Aucune somme ne peut être déposée dans ce compte, lequel ne peut pas non plus être utilisé pour des règlements interministériels. La somme maximum pouvant être payée au moyen du CBM est de 5 000 $, sauf pour payer des employés recrutés localement, auquel cas le Ministère a le pouvoir d'effectuer de tels paiements, et pour émettre une avance salariale d'urgence au titre du Règlement sur les avances comptables.

Observations de la vérification (5.3)

  • Tous les chèques du CBM étaient conservés dans un coffre sous clé.
  • Des chèques du CBM ont été émis pour des montants importants afin de verser des avances de déplacement à des employés mais sans dépasser la limite autorisée de 5 000 $.
  • Dans un cas, deux chèques du CBM ont été émis à la même personne le même jour pour des avances de déplacement, pour un montant totalisant 4 777 $. L'autorisation de l'article 34 a été accordée par le voyageur, ce qui n'est pas conforme à la LGFP.
  • La signature de l'article 34 était manquante sur un formulaire de réclamation de frais de déplacement d'un ancien combattant (DVA 244) pour un paiement au moyen d'un chèque du CBM.
  • Dans un autre cas, un chèque du CBM a été émis alors que l'approbation de l'article 34 était manquante à la fois sur le formulaire de demande de paiement (GC 80) et sur le bordereau de CBM (TPSGC 8862-1).
  • Des notes de frais présentées par des anciens combattants pour obtenir le remboursement de frais de déplacements effectués pour suivre un traitement ont été payées soit au moyen de chèques du CBM soit par le truchement du SFTDSS.
  • Dans un cas, des chèques du CBM ont été émis pour le paiement partiel d'une note de frais de déplacement, la partie restante étant envoyée pour paiement par le truchement du SFTDSS. Ce type de traitement accroît le risque d'erreurs de paiement et réduit l'efficience.
  • Des chèques du CBM ont servi à payer des notes d'hôtel dépassant la limite de 5 000 $. Cela était supérieur aux limites autorisées pour le CBM et, en outre, ce n'était pas conforme à la méthode de paiement approuvée pour cette catégorie de dépenses.
  • On a aussi constaté que des chèques du CBM ont été émis pour payer des avances de déplacement à des anciens combattants ayant participé à un pèlerinage. Cela n'était pas conforme au champ d'application de la politique du CBM.

R10 - Recommendation

R10 Réponse de la direction

R10 Il est recommandé au directeur général des finances :

  • de donner aux gestionnaires l'instruction de vérifier l'utilisation légitime des chèques du CBM pour les avances de déplacement des employés et, lorsque la politique le permet, d'émettre une carte de voyage du gouvernement aux employés qui ont à se déplacer fréquemment;
  • de s'assurer que tous les paiements faits au moyen de chèques du compte bancaire ministériel soient conformes à la politique et soient correctement autorisés avec la signature de l'article 34;
  • de s'assurer qu'on n'utilise des chèques du CBM pour rembourser des dépenses de déplacement d'anciens combattants que dans les circonstances prévues dans la politique et conformément à celle-ci; et
  • de donner aux bureaux de district, en cas de doute, l'instruction de consulter les experts régionaux en finances avant d'émettre un chèque du compte bancaire ministériel.

La direction est d'accord.

Une note de service conjointe du SMA, SSM, et du SMA, SSAC, a été envoyée à tous les directeurs généraux régionaux (DGR) en janvier 2008. Le Contrôle interne du Portefeuille a élaboré une liste de contrôle d'examen et un mécanisme d'échantillonnage ou d'établissement de rapports pour assurer l'utilisation conforme du DBA de façon continue.

Veuillez consulter la vérification des comptes publics de 2006-2007 du Bureau du vérificateur général (BVG) – (mesure corrective no 3).

Plan d'action de la direction
Mesure corrective à prendre BPR Date cible
À compter du 1er avril 2008, Contrôle interne du Portefeuille effectue la surveillance mensuelle du DBA. Finances Achevé

5.4 Réception de fonds publics

Pour assurer un contrôle interne adéquat aux fins de la comptabilité chaque fois que c'est possible, les tâches de manipulation d'argent ne doivent pas être exécutées par les personnes chargées de la tenue des comptes créditeurs ou de la conciliation bancaire. Pour la réception d'argent, on doit s'assurer que deux personnes sont présentes lors de l'ouverture du courrier. Tout le courrier doit être ouvert dans la salle du courrier, à moins qu'il porte clairement la mention « Personnel », « Confidentiel » ou « Ne doit être ouvert que par le destinataire », auquel cas il doit être transmis au destinataire.

Observation de la vérification (5.4)

  • Bien qu'il soit indiqué dans la politique relative à la réception d'argent que deux personnes doivent être présentes lors de l'ouverture du courrier et que tout le courrier doit être ouvert dans la salle du courrier, à l'exception du courrier portant clairement la mention « Personnel », « Confidentiel » ou « Ne doit être ouvert que par le destinataire », cette politique n'était pas respectée dans certains des petits BD visités et/ou dans leurs bureaux satellites.

6.0 Distribution

  • Sous-ministre
  • Chef de cabinet du ministre
  • Président, Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
  • Sous-ministre adjoint principal, Politiques, programmes et partenariats
  • Sous-ministre adjoint, Prestation des services et commémoration
  • Sous-ministre adjoint, Secteur des services aux anciens combattants
  • Directeur général, Direction générale des finances
  • Directeur général, Direction générale des opérations nationales
  • Chef, Section du contrôle interne du Portefeuille
  • Coordonnateur adjoint, Accès à l'information et Protection des renseignements personnels
  • Analyste des programmes, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)
  • Bureau du vérificateur général
  • Direction générale de la fonction de contrôleur (SCT)
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