Suivi de la vérification de l'impartition du traitement des paiements relatifs aux demandes de soins de santé menée en janvier 2006 - Décembre 2008

REMERCIEMENTS

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation tient à remercier les gestionnaires et le personnel du Ministère du temps et de leurs efforts afin de fournir les renseignements associés à cette vérification de suivi.

Ce rapport a été preparé par:
Alex Robert, Directeur, Vérification et Évaluation
Michael Spidel, gestionnaire de vérifications et d’évaluations
Elaine Brien, Agent de vérification et d’évaluation, par intérim

1.0 Introduction

Le présent rapport fait suite aux recommandations formulées par le rapport de janvier 2006 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) intitulé Vérification de l'impartition du traitement des paiements relatifs aux demandes de soins de santé.

Le présent rapport de suivi fournit des renseignements généraux et un tableau (Annexe A) qui mentionne les 20 recommandations (y compris les sous-recommandations, il y a 62 constatations en tout) formulées dans le rapport de vérification original. Le tableau fournit de l'information afin d'informer le Comité de vérification du Ministère relativement à l'état des mesures correctives prises.

L'information présentée expose les recommandations et les sous-recommandations, ainsi que des renseignements sommaires pour l'état actuel et les autres mesures qui restent à prendre. Des renseignements détaillés n'ont pas été fournis pour chacune des mesures correctives découlant des 20 recommandations. Cependant la DGVE continuera de faire le suivi des mesures prises pour donner suite aux recommandations contenues dans le rapport et les mesures correctives prises par la gestion.

Certaines des questions soulevées dans le rapport de vérification sont complexes. Les mesures pour donner suite aux recommandations ont demandé beaucoup d'efforts de la part des secteurs de gestion des programmes et des services ministériels. Lorsque les dates cibles pour la mise en œuvre des recommandations n'ont pas été respectées, de nouvelles dates cibles et parfois des plans d'action révisés doivent être établis pendant que les plans d'action de la direction convenus dans le rapport de vérification de 2006 continuent de progresser.

2.0 Contexte

Le mandat de la vérification originale a été approuvée en juillet 2004. La vérification portait sur les pratiques de gestion de contrats relatives aux contrats actuels et précédents d'impartition du traitement des paiements relatifs aux demandes de soins de santé. La vérification était principalement une vérification du contrat axée sur l'examen du contrat actuel (attribué en 2002) avec Medavie Inc. La vérification était axée sur ACC et n'a pas pris en compte les aspects du contrat concernant les ministères partenaires (MDN et GRC). Étant donné que la vérification avait pour objet les contrats, elle ne comprenait pas d'examen des contrôles et règles internes du système visant à valider l'exactitude des versements effectués au titre du programme.

Le Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS) est l'un des systèmes de traitement des demandes de soins de santé les plus importants et les plus complexes au pays. Depuis 1989, date à laquelle ACC s'est engagé par contrat avec un entrepreneur dans le cadre du traitement des demandes d'avantages médicaux à l'échelle du pays, l'éventail des services fournis s'est considérablement élargi. Les résultats et les recommandations de la vérification visaient à permettre à ACC d'améliorer son cadre de contrôle et de tirer un plus grand avantage du contrat. Le tableau 1 donne un sommaire des dépenses de programme, des dépenses contractuelles, des clients, et des volumes de transactions d'ACC.

Tableau 1 : Sommaire des dépenses de programmes, des dépenses contractuelles, des clients et volumes de transactions d'ACC
  Dépenses contractuelles Nbre de transactions traitées pour les avantages médicaux (millions) Dépenses liées aux avantages médicaux (en M$) Nbre de clients recevant des avantages médicaux (en milliers) Transactions liées au PAAC (millions) Dépenses du PAAC (en M$) Nbre de clients du PAAC (en milliers)
2005-06 29 M$ 7,6 M 271 M$ 117000 4,3 M $270 M$ 98000
2006-07 29 M$ 7,9 M 266 M$ 115000 4,6 M $287 M$ 101000
2006-07 27 M$ 8,2 M 262 M$ 112000 4,8 M $303 M$ 102000

Source : Système d'information ministériel (SIM) et Direction générale des finances

3.0 Méthodologie et critères de vérification

La méthodologie et les critères utilisés pour cette vérification sont des pratiques communes, en l'occurrence: le Cadre des pratiques professionnelles de l'Institut des Vérificateurs Internes; et la politique sur la vérification interne du Secrétariat du conseil du Trésor. Les plans d'action de la gestion ont été examinés pour s'assurer que la recommandation a été mise en application de façon satisfaisante, du rapport direct avec l'observation soulevée, et du degré d'effort ou du niveau d'action appliqué par la gestion. Des entrevues ont été conduites au besoins avec les gestionnaires de programme et la preuve rassemblée a été révisée afin de déterminer si le plan d'action de la gestion a été exécuté en supportant l'intention de la recommandation. Une échelle de notation a été utilisée (soit une cote de niveau 1 à niveau 5, ou désuet, ou remplacé) pour évaluer et classer le niveau d'exécution de la recommandation (voir annexe B). La méthodologie utilisée permet à l'équipe de vérification d'avoir une assurance raisonnable au sujet de la classification assignée.

4.0 Constatations

Les secteurs de gestion des programmes et les services ministériels ont réalisé des progrès importants afin de donner suite à bon nombre des recommandations, entièrement ou partiellement, provenant du rapport de vérification original. L'état des 62 recommandations ou sous-recommmandations est exposé ci-dessous à l'aide de l'échelle de notation du niveau de mise en œuvre:

L'échelle de notation du niveau de mise en œuvre
Niveau  
Niveau 1 : aucun progrès ou progrès insignifiant 0
Niveau 2 : étape de planification 0
Niveau 3 : préparatifs pour la mise en œuvre 7
Niveau 4 : mise en œuvre avancée 13 (dont trois pour lesquelles la fermeture du dossier a été recommandée)
Niveau 5 : mise en œuvre complète 39
Désuète (ne s'applique plus) 2
Remplacée 1
Total: 62

5.0 Conclusions

En somme, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation recommande la fermeture du dossier pour 45 des 62 recommandations et sous-recommandations.

Des progrès continuent d'être réalisés à l'égard de bon nombre des recommandations en suspens. La DGVE continuera de faire le suivi des mesures correctives pour donner suite aux recommandations en suspens formulées dans le rapport de vérification original.

6.0 Distribution

  • Sous-ministre
  • Membres du Comité de vérification du Ministère
  • Chef de cabinet du ministre des Anciens Combattants
  • Président, Tribunal des anciens combattants (appel et révision)
  • Sous-ministre adjoint, Secteur des services ministériels
  • Sous-ministre adjoint principal, Secteur des politiques, des programmes et des partenariats
  • Sous-ministre adjoint, Secteur de la prestation des services et de la commémoration
  • Directrice générale, Direction générale des finances
  • Directeur général, Direction générale des opérations nationales
  • Directeur général, Direction générale des politiques en matière de programmes et de services
  • Directeur général, Direction générale des communications
  • Coordonnateur adjoint, Accès à l'information et Protection des renseignements personnels
  • Direction de la fonction de contrôleur (SCT)
  • Bureau du vérificateur général
  • Analyste des programmes, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Ministère de la Défense nationale
  • Gendarmerie royale du Canada

7.0 Annexe A – Suivi de l'état des recommandations originales de la vérification de l'impartition du traitement des paiements relatifs aux soins de santé

Follow-up Status of Original Recommendations of the Audit of Outsourcing of Health Claims Administration
Rec. no Recommendation(s) État actuel Autres mesures à prendre Notation
R1 Que le sous-ministre adjoint, Services ministériels :
i) veille à ce que les demandes de proposition concernant des contrats de grande valeur soient soumises à un examen général complet par des unités organisationnelles clés comme celles de la passation de contrats et des statistiques aux fins d'exactitude et d'intégralité;
Il y a eu un examen général de l'énoncé des besoins (ÉB) et de la base de paiement pour la demande de proposition (DP) portant sur le Programme d'aide au placement et le Programme de réadaptation professionnelle ainsi que pour la future DP portant sur le SFTDSS. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R1 ii) précise pour ACC le droit à la propriété intellectuelle et les droits d'accorder des permis concernant les applications du SFTDSS; Selon l'autorité contractante, avec laquelle ACC est d'accord, les applications du SFTDSS sont la propriété intellectuelle de l'entrepreneur.

Le Comité de régie du SFTDSS d'ACC a reconnu qu'ACC n'a pas les droits d'accorder des licences pour les applications du SFTDSS, ni ne les veut.
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R1 iii) s'assure que la propriété intellectuelle et les droits d'accorder des permis pour de futures ententes d'impartition sont bien définis et stipulés dans les contrats; Pour le prochain contrat relatif au SFTDSS, le Comité de régie a décidé que l'entrepreneur possédera les droits à la propriété intellectuelle et qu'ACC ne demandera pas les droits d'accorder des licences pour les applications du SFTDSS. ACC est en train de se préparer à émettre une DP pour lancer un nouvel appel d'offres portant sur le contrat relatif au SFTDSS. La propriété intellectuelle et les droits d'accorder des licences doivent être définis et énoncés dans les documents de la DP qui seront émis à l'automne 2008. 4

Risque moyen
R1 iv) veille à ce que les futurs contrats d'impartition de programmes ministériels précisent les principales mesures de rendement et les exigences en matière de rapports sur le rendement; Approvisionnement et Contrats, avec les autres secteurs du Ministère, a participé à l'examen de l'énoncé des besoins pour le prochain contrat relatif au SFTDSS et a donné des commentaires à cet égard.

Un rapport de type tableau de bord sur le rendement continuera d'être une exigence dans le prochain contrat relatif au SFTDSS.
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R1 v) veille à ce que les futurs contrats d'impartition de programmes ministériels contiennent des descriptions définitives pour chaque base de paiement. Approvisionnement et Contrats a joué un plus grand rôle dans l'impartition de le prestation de programmes et a donné une orientation et des conseils aux secteurs de gestion des programmes.

La base de paiement du futur contrat relatif au SFTDSS est plus définitive, et des conseils et des commentaires ont été demandés, obtenus et souvent incorporés à la base de paiement.
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R2 On recommande que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, approuve toutes les estimations contenues dans les contrats pour l'impartition de programmes ministériels. Pour le futur contrat relatif au SFTDSS, les transactions dans l'énoncé des besoins correspondent aux transactions dans les prévisions sur les clients et les dépenses des Autres services de santé achetés (ASSA) que le SMA, Services ministériels, a approuvées.

Le SMA, Services ministériels, approuve les prévisions ou les estimations directement (comme dans les prévisions sur les clients et les dépenses des ASSA) ou indirectement [p. ex. signer une présentation au Conseil du Trésor (CT) en guise d'approbation qui contient des estimations].
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R3 On recommande que les sous-ministres adjoints, Prestation des services et commémoration (i à viii) et Politiques, Programmes et Partenariats (ix) :

i) sépare les rôles de gestion de projet et de gestion de contrats de la chargée de projet du SFTDSS;
La Direction générale des opérations nationales (DGON) a été réorganisée et a maintenant une unité distincte responsable de tous les services et programmes contractuels.

Le personnel de la Direction générale des finances siège au Comité de contrôle du changement; cependant, il n'assiste pas souvent aux réunions.

Il y a un meilleur équilibre entre la gestion de la relation avec l'entrepreneur et la gestion du contrat et l'administration des ressources financières; cependant, les deux rôles continueront d'être assumés surtout par une seule personne.

La réorganisation de la DGON est terminée, mais tous les postes ne sont pas dotés.


Le personnel de la Direction générale des finances assiste régulièrement aux réunions du Comité de contrôle du changement.

S'assurer que les rôles et les responsabilités ayant trait à la gestion des projets ou des programmes et la gestion des contrats sont clairement compris et mis en œuvre.

4

Risque moyen
R3 ii) assure le suivi des dépenses du contrat relatif au SFTDSS par base de paiement; Finances d'ACC fait le suivi des dépenses par base de paiement et fournit les données à l'Unité de l'administration des marchés. Les données sur les dépenses sont également reçues par voie électronique de l'entrepreneur et ACC fait des requêtes sur le système de l'entrepreneur pour vérifier les volumes des transactions imputées. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R3 iii) fournisse au Comité de la haute direction (auparavant le Conseil de régie du Ministère) des rapports réguliers sur les dépenses du contrat relatif au SFTDSS; À compter d'octobre 2008, un processus sera mis en œuvre pour fournir au Comité de la haute direction des rapports semestriels sur les dépenses et sur le rendement du contrat relatif au SFTDSS. Démontrer deux fois par année que le CHD a reçu les rapports sur les dépenses du contrat relatif au SFTDSS. 3

Faible risque
R3 iv) régularise les ententes informelles de nature matérielle conclues entre ACC et l'entrepreneur, en étayant les changements et en modifiant le contrat en conséquence; Un avenant en 2007 a apporté des rajustements aux affectations des ressources humaines comprises dans les coûts fixes, y compris la fourniture d'un Centre d'autorisation des traitements (CAT), et a ajouté le poste de sous-traitant, soit le gestionnaire de compte technique sur place. De même, ACC a établi des contrats de services avec des médecins. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R3 v) élabore une stratégie d'impartition pour les programmes et les services gérés par le Secteur des services aux anciens combattants afin d'orienter la prise de décisions et d'appuyer l'administration des ressources financières; Le Comité de régie interne du SFTDSS examine les demandes d'impartition de programmes et de services ayant trait aux soins de santé et prend des décisions à cet égard; cependant, une stratégie d'impartition globale n'a pas été élaborée. Élaborer une stratégie d'impartition globale pour tous les programmes et les services d'ACC, qui comporte des principes directeurs, y compris les processus et les critères d'évaluation. 4

Faible risque
R3 vi) évalue le contrat actuel afin de prendre une décision éclairée à savoir s'il faut exercer ou non les années d'option du contrat; Il y a eu un examen général du contrat actuel, y compris une évaluation par un expert-conseil qui a recommandé d'exercer les années d'option. L'approbation a été donnée pour que les deux ensembles d'années d'option soient exercés. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R3 vii) élabore un plan afin d'assurer la continuité de l'exécution des programmes si le Ministère choisit de ne pas exercer les années d'option du contrat; La décision d'exercer toutes les années d'option a été approuvée. Un échéancier proposé de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a été fourni qui incorpore les deux ensembles d'années d'option avec l'attribution du contrat en 2010 et la mise en œuvre en juillet 2012.   Désuète
R3 viii) redéfinisse les exigences du SFTDSS d'ACC en matière de rapports, compare ces exigences aux rapports réguliers et spéciaux reçus, et négocie avec l'entrepreneur les changements à apporter aux exigences en matière de rapports; Un examen des exigences du SFTDSS en matière de rapports a été réalisé. Les rapports spéciaux ont été limités au minimum et un tableau de bord a été élaboré (voir la R8). Une liste détaillée des rapports qu'a reçus ACC a été fournie. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R3 ix) instaure un processus systématique d'examen de l'utilisation du code d'avantage pour tous les Programmes de choix afin de cerner les possibilités de réduction des coûts de transactions et d'amélioration des programmes. Des examens ont été menés des codes d'avantage pour le Programme de choix 03 (Services d'audiologie) et le PDC 11 (Orthèses et prothèses).

Un projet sera bientôt entrepris pour examiner les codes d'avantage, en commençant par les priorités les plus importantes, mais cela ne comprend pas un examen de tous les codes d'avantage.

Il faut mettre à jour les tableaux des avantages avant de tenir un nouvel appel d'offres pour le contrat en 2010 afin de s'assurer que l'entrepreneur reçoit de l'information exacte et à jour.
Examiner tous les autres codes d’avantage. L’examen devrait être mené avant l’attribution du prochain contrat et devrait rechercher des possibilités de réduire les coûts de transactions et d’améliorer les programmes. De même, l’examen contribuerait à abaisser le taux d’erreur détecté par les vérifications après paiement. 3

Risque moyen
R4 On recommande que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, examine la situation d'emploi de tous les sous-traitants et des personnes dont les services sont facturés conformément à la partie « services sur mesure en temps opportun » du contrat pour veiller à ce que les politiques de passation de contrats soient respectées, que les travaux exécutés respectent le contrat et qu'il n'existe aucune relation employeur-employé avec ACC Actuellement, Administration des marchés reçoit des rapports sur la situation d'employeur de l'entrepreneur pour s'assurer que les politiques de passation des contrats sont respectées et pour s'assurer que le travail accompli relève de la portée du contrat.

Dans certains cas, des contrats de services ont été mis en place pour limiter au minimum le risque d'une relation employeur-employé et un avenant au contrat en 2007 a comporté l'ajout d'un poste de gestionnaire de compte technique sur place.
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R5 On recommande que la directrice générale, Finances, assure le suivi des dépenses du contrat relatif au SFTDSS par base de paiement. La Direction générale des finances fait le suivi par base de paiement. Un chiffrier a été préparé pour consigner toutes les dépenses contractuelles et il est mis à jour chaque mois et communiqué à Administration des marchés. L'entrepreneur transmet à Finances une mise à jour mensuelle de son suivi des coûts dont on fait ensuite le rapprochement avec les dossiers d'ACC. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R6 On recommande que le sous-ministre adjoint, Services ministériels :
i) donne des orientations aux gestionnaires ministériels sur le processus et les critères d'élaboration et d'acceptation d'analyses de rentabilisation pour l'impartition de programmes et de services ministériels;
Des orientations sont données au cas par cas. Cependant, des lignes directrices n'ont pas été rédigées et distribuées aux gestionnaires. Toutefois, le Conseil du Trésor a communiqué des lignes directrices sur l'élaboration d'analyses coûts-avantages. Remarque : Pour les récentes analyses de rentabilisation ayant trait au SFTDSS, la Direction générale des finances a assigné du personnel à l'élaboration des analyses de rentabilisation. On élaborera et on distribuera des orientations écrites qui comprennent les processus généraux et les critères à respecter pour l'impartition des programmes et des services. 4

Faible risque
R6 ii) examine les analyses de rentabilisation pour veiller à ce qu'une solide analyse coûts-avantages les appuie; Des analyses de rentabilisation du Centre d'autorisation des traitements (CAT), de l'Unité d'autorisation spéciale (UAS), du Programme pour l'autonomie des anciens combattants (PAAC), et des soins de longue durée (SLD) ont été réalisées et comportaient une analyse coûts-avantages. De même, les analyses de rentabilisation ont été examinées par le Comité de régie interne du SFTDSS. Des mesures sont prises à l'égard de cette sous-recommandation pour les programmes et les services ayant trait au SFTDSS.

Établir un processus pour s'assurer que les analyses de rentabilisation subissent un examen exhaustif.
4

Risque moyen
R6 iii) présente les analyses de rentabilisation au Comité de la haute direction (CHD) (autrefois le Conseil de régie du Ministère) aux fins d'approbation avant la passation de contrats. Un compte rendu de décision de la réunion du 13 novembre 2007 du Comité de régie interne du SFTDSS a indiqué l'approbation des analyses de rentabilisation du CAT, de l'UAS, du PAAC et des SLD. Le Comité de régie interne compte des sous-ministres adjoints parmi ses membres. Ceux-ci qui doivent approuver les analyses de rentabilisation avant l'impartition. Des mesures sont prises à l'égard de cette sous-recommandation pour les programmes et les services ayant trait au SFTDSS.

Établir un processus pour s'assurer que les analyses de rentabilisation sont présentées à la haute direction avant l'impartition.
4

Faible risque
R7 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration :

i) évalue la rentabilité du Centre d'autorisation des traitements, de l'Unité d'autorisation spéciale et des déplacements à des fins médicales pour déterminer si on devrait poursuivre l'impartition de ces services;
Un examen complet a été mené.

Une analyse coûts-avantages et un examen de l'efficacité de l'UAS et du CAT ont été menés pour déterminer si on devait poursuivre l'impartition de ce service à l'entrepreneur. L'examen a conclu que l'UAS et le CAT devraient continuer d'être impartis.

La rentabilité du traitement des paiements liés aux déplacements à des fins médicales n'a pas été évaluée : elle est comprise dans une évaluation qualitative de l'impartition du traitement des paiements relatifs aux demandes de soins de santé qui a conclu qu'ACC devrait continuer d'impartir le traitement des paiements relatifs aux demandes de soins de santé.
Évaluer la rentabilité du traitement des demandes ayant trait aux déplacements à des fins médicales.
Recommander la fermeture du dossier.
4

Faible risque
R7 ii) précise avec le Secrétariat du Conseil du Trésor si une approbation est nécessaire ou non pour l'impartition des services du Centre d'autorisation des traitements et de l'Unité d'autorisation spéciale et des services liés aux déplacements à des fins médicales; On n'a pas demandé de clarifications pour déterminer si l'approbation du CT est nécessaire pour impartir les services du CAT et de l'UAS, et des services liés aux déplacements à des fins médicales; cependant, l'approbation afin d'inclure le CAT dans le contrat relatif au SFTDSS faisait partie de l'avenant au contrat de 2007. Le Conseil du Trésor a approuvé l'intégration du traitement des paiements relatifs aux demandes de l'UAS et aux déplacements à des fins médicales au contrat de 2002 relatif au SFTDSS; donc il n’était pas nécessaire d’obtenir des clarifications. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R7 iii) en attente d'une évaluation de la rentabilité du contrat et de l'approbation du Conseil du Trésor, modifie le contrat, au besoin, pour y inclure les services du Centre d'autorisation des traitements. Une analyse de rentabilisation des CAT a été menée; le contrat a donc été modifié en conséquence pour inclure les services du CAT. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation.. 5
R8 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration :

i) définisse les principales normes de rendement pour le contrat relatif au SFTDSS;
Les mesures ont été définies et sont incorporées au rapport « Tableau de bord » destiné à la direction. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R8 ii) exige de l'entrepreneur qu'il fournisse des rapports de type tableau de bord sur le rendement par rapport aux normes; L'entrepreneur fournit chaque mois à ACC un rapport « Tableau de bord » destiné à la direction qui présente les résultats en fonction des normes. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R8 iii) fournisse au Comité de la haute direction (CHD), autrefois le Conseil de régie du Ministère, des rapports réguliers sur le rendement du SFTDSS. À compter d'octobre 2008, un processus sera mis en œuvre pour fournir au Comité de la haute direction des rapports semestriels sur les dépenses et le rendement du SFTDSS. Démontrer chaque semestre que le CHD a reçu les rapports sur le rendement du SFTDSS. 3

Faible risque
R9 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration, veille à ce que l'entrepreneur dispose d'un plan efficace et fiable de reprise des activités mis à l'essai régulièrement. Un plan de reprise des activités est en place et a été mis à l'essai. Des essais sont menés au moins chaque année. Le personnel d'ACC et l'entrepreneur participent aux essais et les approuvent. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R10 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des Services et Commémoration, surveille et assure la conformité de l'entrepreneur aux exigences de sécurité et de citoyenneté du contrat relatif au SFTDSS. Le fournisseur présente à ACC un rapport semestriel qui comprend le nom des employés et des sous-traitants, leur citoyenneté et leur niveau de sécurité. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R11 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration, exige de l'entrepreneur qu'il se conforme aux exigences linguistiques du contrat relatif au SFTDSS. Le fournisseur présente à ACC un rapport semestriel qui comprend le nom des employés qui occupent des postes bilingues qui doivent être bilingues. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R12 On recommande que le sous-ministre adjoint, Politiques, Programmes et Partenariats :
i) veille à l'exécution d'examens des transactions de grande valeur pour tous les Programmes de choix;
Un examen des transactions de grande valeur est exécuté pour tous les Programmes de choix. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R12 ii) exige de l'entrepreneur qu'il assure un suivi auprès des fournisseurs ne répondant pas aux demandes de renseignements lors de vérifications; Le taux de retour des lettres de vérification auprès des clients et des fournisseurs a augmenté pour dépasser 80 %.

L'entrepreneur retourne les lettres sur lesquelles il appose portant la mention « Deuxième avis » lorsqu'il ne reçoit aucune réponse.
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R12 iii) exige de l'entrepreneur qu'il rédige des rapports sur les coûts cumulatifs de chaque vérification et sur les résultats de l'établissement spécial de profils; En cours. L'entrepreneur a un plan en trois phases pour apporter des améliorations à l'établissement de profils et pour mieux démontrer son avantage. Le nombre d'heures consacrées à chaque vérification fait l'objet d'un suivi, mais les coûts cumulatifs de chaque vérification n'ont pas été fournis. Faire le suivi des coûts cumulatifs de chaque vérification et en faire rapport et faire rapport des résultats de l'établissement spécial de profils. 3

Faible risque
R12 iv) veille à ce qu'un plan de vérification axé sur les risques soit présenté aux fins d'approbation par ACC et qu'il comprenne des estimations des coûts des vérifications et des estimations des recouvrements éventuels; Un plan de vérification est plus complet, mais il ne comprend pas les estimations des coûts des vérifications et des estimations des recouvrements éventuels. Inclure les estimations des coûts des vérifications et des recouvrements éventuels dans le plan annuel. 4

Faible risque
R12 v) évalue et contrôle régulièrement l'efficacité opérationnelle et la rentabilité des activités de vérification réalisées par l'entrepreneur. Les dépenses et les recouvrements font l'objet d'un suivi et d'un examen. L'établissement spécial de profils a été limité au minimum, ce qui a entraîné une réduction des dépenses.

Les dépenses sont toujours bien plus élevées que les recouvrements; cependant les activités de vérification offrent également un avantage en servant d'élément dissuasif et en informant les fournisseurs au sujet des règles des programmes.
Une autre évaluation de la rentabilité des activités de vérification est nécessaire.
Recommander la fermeture du dossier.
4

Faible risque
R13 On recommande que la directrice générale, Direction générale des finances :
i) précise ce qui constitue un compte débiteur relativement aux trop-payés des fournisseurs du SFTDSS;
On a fourni des précisions. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R13 ii) établisse des politiques et des procédures conformes aux lignes directrices du Conseil du Trésor pour la gestion des comptes débiteurs; Les comptes débiteurs associés au contrat relatif au SFTDSS sont les mêmes que les autres comptes débiteurs du Ministère. Les politiques et les procédures ayant trait aux comptes débiteurs sont énoncées dans le Manuel sur les politiques et les procédures financières. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R13 iii) contrôle régulièrement les comptes débiteurs et maximise le recouvrement de soldes impayés; En cours. Finances est en train de déterminer les comptes débiteurs à partir de 2003 à ce jour. Après leur détermination, les comptes débiteurs seront consignés comme tels. Date cible mise à jour du 31 décembre 2008. 3

Faible risque
R13 iv) veille à ce que les comptes irrécouvrables soient traités adéquatement et soient conformes au Règlement sur la radiation des créances. Les procédures sont en place : les trop-payés provenant du SFTDSS qui sont irrécouvrables sont traités de la même façon que les autres radiations.

Des radiations suite à des vérifications de fournisseurs n'ont pas eu lieu depuis que les Services financiers ont assumé la responsabilité des radiations, étant donné que les Finances n'ont pu obtenir toute l'information nécessaire du secteur de programme et de l'entrepreneur.
Radier les comptes irrécouvrables conformément au Règlement sur la radiation des créances. 3

Risque moyen
R14 On recommande que la directrice générale, Direction générale des finances :
i) procède à l'examen des écritures dans le compte de recouvrements;
L'examen des écritures se poursuit et les écritures allant jusqu'à mars 2005 ont été examinées. Mener l'examen jusqu'en avril 2007. 4

Faible risque
R14 ii) vérifie les chèques de remboursement de recouvrements de vérification transmis par l'entrepreneur; Chaque trimestre, la Direction générale des finances fait le suivi et la vérification des chèques de remboursement de recouvrement transmis par l'entrepreneur. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R14 iii) prenne des mesures pour assurer le contrôle adéquat de tous les chèques reçus et leur acheminement au bureau du caissier. Les chèques sont transmis au bureau du caissier chaque trimestre. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R15 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Services ministériels :
i) examine la pertinence des pouvoirs délégués quant à l'approbation des factures de l'entrepreneur du contrat relatif au SFTDSS;
Le responsable de projet (directeur, Administration des marchés) a toujours un pouvoir d'approbation financier illimité relatif aux paiements du SFTDSS. Lorsque les factures contiennent les dépenses des programmes et les dépenses du contrat, les deux signatures exigées par l'article 34 de la LGFP finances publiques figurent souvent sur les factures; cependant, il n'est pas clair sur la facture pour quelles dépenses chaque personne exerce son pouvoir en tant que signataire. Déterminer et documenter les responsabilités en matière de signature en vertu de l'article 34 de la LGFP ayant trait aux factures du SFTDSS et distinguer clairement sur les factures les dépenses dont chaque fondé de pouvoir est responsable. 4

Risque moyen
R15 ii) exige de l'entrepreneur du contrat relatif au SFTDSS qu'il fournisse des renseignements transactionnels suffisants pour étayer les factures; Des détails suffisants sont fournis par l'entrepreneur pour étayer les factures. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R15 iii) établisse des procédures précises de vérification de comptes mises en application par les personnes détenant le pouvoir en vertu de l'article 34 en ce qui concerne les factures de l'entrepreneur; Des procédures de rapprochement des factures ont été élaborées et mises en oeuvre pour aider l'agent responsable de l'application de l'article 34. Des mesures sont prises à l'égard de cette sous-recommandation. 5
R15 iv) réévalue les limites de délégation proposées et établisse de nouvelles limites pour engager des dépenses relatives à la partie « services sur mesure en temps opportun » du contrat. Les limites de délégation pour les services sur mesure en temps opportun ont été mises à jour en avril 2006. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R16 On recommande que la directrice générale, Direction générale des finances :
i) réévalue le processus de vérification a posteriori et s'assure de la couverture adéquate de chaque type de paiement versé à l'entrepreneur du contrat relatif au SFTDSS;
Toutes les factures sont examinées avant d'être acquittées. Toutes les factures de l'UAS font l'objet d'une vérification préalable, tandis que tous les PDC et les déplacements à des fins médicales ont l'objet d'une vérification a posteriori. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R16 ii) veille à la rédaction en temps opportun de rapports sur les résultats de la vérification a posteriori; La Direction générale des finances a eu de la difficulté à réaliser les examens en temps opportun; cependant, des mesures ont été prises pour améliorer le processus et terminer les examens pour l'année courante. Les examens pour 2006-2007 ont été réalisés. Cette recommandation a été annulée par la R3 de la vérification des examens après paiement, menée en août 2008.
Recommander la fermeture du dossier.
Remplacée
R16 iii) veille à l'application adéquate des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques concernant les factures de l'entrepreneur du contrat relatif au SFTDSS. Un processus est en place pour vérifier les comptes en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP et pour que des détails adéquats étayent les factures pour le paiement; cependant, il arrive que l'agent en vertu de l'article 33 de la LGFP ne signe pas les factures.

Les taux d'erreur après paiement sont trop élevés, et pourtant les facture sont quand même approuvées.
Cette recommandation a été partiellement remplacée par la R8 de la vérification de la gestionnaire financière et des contrôles - Phase II.

Mettre en œuvre œuvre les mesures correctives ayant trait à des erreurs précises, surtout si l'erreur se reproduit.
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Faible risque
R17 On recommande que la directrice générale, Finances :
i) établisse des procédures visant à s'assurer que tous les chèques périmés sont triés et consignés par ministère partenaire;
Des procédures ont été élaborées et les chèques sont triés et consignés par ministère partenaire. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation 5
R17 ii) exige de l'entrepreneur qu'il établisse un processus visant à s'assurer que ses sociétés affiliées lui font parvenir tous les fonds de chèques périmés; Un processus a été établi pour recevoir les chèques périmés des sociétés affiliées de l'entrepreneur. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R17 iii) demande à l'entrepreneur de rembourser le solde conservé dans ses comptes concernant les chèques périmés pour ACC et les ministères partenaires. Le solde a été remboursé pour ACC et les ministères partenaires. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R18 On recommande que le directeur général, Direction générale des opérations nationales :
i) inclue la participation de la Direction générale de la technologie de l'information et des télécommunications d'ACC au processus de contrôle du changement;
La Direction générale de la technologie de l'information et des télécommunications (DGTIT) d'ACC ne fait pas partie du Comité de contrôle du changement; cependant le gestionnaire des systèmes d'ACC assiste aux réunion d'un comité mixte des opérations informatiques de la DGTIT qui comprend du personnel de Medavie. Les questions liées aux TI et aux systèmes qui touchent le SFTDSS sont discutées. Par ailleurs, la DGTIT est maintenant invitée aux réunion de contrôle des changements. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R18 ii) exige du Comité de contrôle du changement qu'il détermine les demandes de changement facturables; Le directeur, Administration des marchés, et le gestionnaire des systèmes d'ACC, de concert avec le l'entrepreneur, déterminent si les demandes de changement sont facturables. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R18 iii) établisse un processus de suivi des coûts généraux associés à chacune des demandes de changement et assure le suivi des coûts par rapport aux estimations Les coûts globaux font l'objet d'un suivi pour chaque demande de changement qui est désignée facturable ou non facturable, et un processus est en place pour examiner les estimations de coûts et les comparer avec le montant facturé. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R18 iv) examine les retards quant aux demandes de contrôle de changement en attente afin de relever et de supprimer les demandes inutiles. Plusieurs examens afin de réduire le retard ont été menés. Cependant le rapport sur les demandes de changement contient toujours plus de 350 demandes et de nombreuses demandes remontrent à trois ans ou plus. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R19 On recommande que le sous-ministre adjoint, Politiques, Programmes et Partenariats, et le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration, sollicitent la participation du Forum de responsabilité du partenariat pour régler les problèmes comptables du contrat relatif au SFTDSS en ce qui concerne le partenariat et modifie en conséquence les protocoles d'entente avec les partenaires. Un cadre de responsabilisation a été élaboré pour les trois ministères partenaires. Des réunions trimestrielles du Forum de responsabilité du partenariat ont lieu.

Le protocole d'entente avec les partenaires n'a pas été mis à jour.
Mettre à jour les protocoles d'entente en fonction des changements apportés pour régler les problèmes comptables soulevés dans la vérification. 3

Risque élevé
R20 On recommande que le sous-ministre adjoint, Prestation des services et Commémoration :
i) définisse les travaux d'exécution et les services devant être couverts par le coût ferme annuel tout compris;
Les travaux ont été définis davantage par des discussions entre ACC, l'autorité contractante et l'entrepreneur. Les questions qui ont été réglées ont été reflétées dans les avenants au contrat. Lorsque les travaux courants changent, la Division de l'administration des marchés et l'entrepreneur sont tenus de déterminer si une question est visée par le coût ferme annuel tout compris ou non, et de consulter l'autorité contractante, au besoin. Les précisions obtenues de l'autorité contractante ont indiqué qu'il est presque impossible de déterminer chaque élément ou scénario. Comme les travaux courants changent, clarifier si les travaux fait partie des travaux d'exécution et modifier le contrat au besoin.
Recommander la fermeture du dossier.
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Faible risque
R20 ii) obtienne des précisions auprès de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada concernant les exigences associées au nombre minimal d'employés défini dans l'énoncé des besoins; L'autorité contractante, la chargée de projet et l'entrepreneur discutent des exigences et les abordent également régulièrement. De même, l'avenant no 7 a augmenté les services de vérification dans la partie des travaux d'exécution du contrat. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R20 iii) détermine si les appels sortants de l'UAS sont facturables; L'autorité contractante a jugé que les appels sortants de l'UAS sont facturables. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5
R20 iv) obtienne la contribution de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour déterminer la façon dont les frais de réseau de tiers doivent être calculés et traités; Les frais ayant trait aux frais du réseau de tiers ne seront pas imputés à ACC. ACC a recouvré le montant qui a été facturé, rétroactivement au début du contrat. l'égard de cette recommandation. 5
R20 v) examine les procédures de mise en application de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui concerne les factures de l'Unité d'enquête nationale; L'avenant n° 7 a augmenté les services de vérification dans la partie des travaux d'exécution du contrat.

Dans le cadre de cet arrangement, tous les coûts des ressources humaines de l'Unité d'enquête nationale sont facturés à ACC. Les vérificateurs ont également cerné les questions suivantes ayant trait à la facturation mensuelle de l'Unité d'enquête nationale : le temps consacré à la gestion de cas a été facturé à l'aide d'une formule qui ne correspond pas au nombre réel d'heures travaillées, les vérificateurs des sociétés affiliées ont été facturés au taux des superviseurs plutôt qu'en fonction des coûts réels, et les étudiants durant l'été ont été facturés au taux horaire complet des analystes en vérification.
Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. Désuète
R20 vi) consulte Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour préciser la façon dont les honoraires des sous-traitants doivent être facturés, et veille à ce que les documents adéquats soient fournis avec les factures pour ces services. L'avenant au contrat n° 7 a clarifié comment les frais des sous-traitants seront facturés et des documents adéquats à l'appui sont fournis avec les factures. Des mesures sont prises à l'égard de cette recommandation. 5

8.0 Annexe B – Échelle de notation utilisée pour évaluer le niveau de mise en œuvre des recommandations

  • Les évaluations de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation d'ACC des mesures correctives prises à l'égard des recommandations sont présentées dans le présent rapport. Le niveau de mis en œuvre d'une recommandation est évalué en fonction de notation allant du niveau 1 au niveau 5, plus les recommandations désuètes ou remplacées.
  • Niveau 1 : Une évaluation « Aucun progrès ou progrès insignifiant » indique des mesures comme les réunions, les nouveaux comités, la génération d'idées, etc.
  • Niveau 2 : L'étape de planification indique des plans pour des changements qui ont été approuvés par la haute direction assortis de ressources adéquates et d'échéances raisonnables.
  • Niveau 3 : La préparation pour la mise en œuvre indique des mesures comme l'embauche ou la formation du personnel ou l'élaboration ou l'acquisition des ressources nécessaires pour mettre en œuvre la recommandation.
  • Niveau 4 : Une mise en œuvre avancée indique que des processus sont en place et intégrés dans au moins certaines parties de l'organisation, que certains résultats obtenus sont indiqués et que l'organisation a un plan de mise en œuvre complète à court terme.
  • Niveau 5 : La mise en œuvre complète indique que les processus fonctionnent comme prévu et sont pleinement mis en œuvre.
  • Désuète : La recommandation ne s'applique plus.
  • Remplacée : La recommandation a été soulevée dans un rapport de vérification ou d'évaluation subséquent et la mesure de suivi sera prise conformément aux mesures correctives indiquées dans le plus récent rapport.
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