Rapport du groupe de travail sur la vérification de suivi

Final - janvier 2009

REMERCIEMENTS

Dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

Nous désirons remercier ceux et celles qui nous ont aidés à préparer cette vérification de suivi et surtout la direction et les employés d'Anciens Combattants Canada pour leur collaboration et leur aide.

L'équipe de vérification était constituée des personnes suivantes :
Alex Robert, directeur, Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Roger Doiron, vérificateur
Shoba Hariharan, agente de vérification et d'évaluation
Tim Brown, agent de vérification et d'évaluation

1.0 SOMMAIRE

Les ministères sont tenus d'avoir des mesures de contrôle et de suivi efficaces pour s'assurer que les plans d'action de la gestion concernant les recommandations des vérifications internes sont exécutés. Cette exigence est imposée par la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada ainsi que par les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

Pour veiller au respect de ces responsabilités, le directeur générale, Vérification et évaluation (DGVE) a nommé un groupe de travail pour examiner et évaluer les recommandations de rapports antérieurs qui n'ont pas encore été mises en oeuvre.

Une preuve de la mise en oeuvre d'une recommandation est nécessaire pour démontrer que celle-ci a été exécutée entre le moment où elle est indiquée dans un rapport et le moment où le comité ministériel de la vérification en recommande la clôture. Cette preuve peut être de nouvelles procédures, une politique, un procès-verbal, des notes de service, des rapports ou des formulaires. Le groupe de travail a examiné les preuves afin de s'assurer que la recommandation peut être close.

La démarche de suivi tient aussi compte des critères suivants : l'entité vérifiée a donné un suivi satisfaisant à la recommandation (ou la haute direction accepte le risque de l'inaction); les circonstances sont maintenant telles que la recommandation est redondante et non pertinente; l'adéquation, l'efficacité et le caractère opportun des mesures prises par la direction concernant la recommandation sont acceptables.

Le groupe de travail a examiné pour la période en cause quatorze rapports de vérification et de vérification et évaluation pour en dégager les recommandations en suspens. Dans le présent rapport, le groupe soumet pour clôture au Comité ministériel de la vérification six des quatorze rapports contenant trente-trois recommandations. Donc, la DGVE soumet au Comité six rapports et trente-trois recommandations pour clôture. Le groupe de travail présentera d'autres rapports à mesure que d'autres rapports originaux contenant des recommandations en suspens sont terminés.

2.0 INTRODUCTION

Le directeur générale, Vérification et et de l'évaluation (DGVE) a constitué en juin 2008 un groupe de travail pour examiner les rapports dont les recommandations en suspens devraient être closes depuis les plus récents rapports de suivi préparés en novembre 2007. Avant cette date, on avait effectué une vérification de suivi complète sur toutes les recommandations en suspens et soumis un rapport en mars 2006.

Le présent rapport de suivi porte sur six rapports de vérification (un était un rapport de vérification et d'évaluation) dont trente-trois des recommandations étaient encore en suspens au début des travaux du groupe. Le gestionnaire responsable a mis en oeuvre les trente-trois recommandations, et le groupe en recommande donc la clôture.

Le Comité ministériel de vérification (le Comité), un comité externe, a été mis sur pied en février 2008 et son rôle principal est de veiller à ce que la sous-ministre reçoive des conseils et des avis indépendants et objectifs et ait l'assurance de la pertinence des contrôles et processus comptables du Ministère. Le Comité a remplacé le Comité d'examen interne du Ministère à la suite des modifications apportées à la Loi sur la gestion des finances publiques par l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité. Le Comité qui est un élément essentiel de la Politique sur la vérification interne est composé, entre autres, de la sous-ministre et de membres de l'extérieur de la fonction publique fédérale.

3.0 PORTÉE

Le projet est un suivi aux vérifications et à la vérification et évaluation menées par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation dont des recommandations sont en suspens. Les recommandations mises en oeuvre avant juillet 2008 n'y sont pas abordées.

4.0 OBJECTIF

La vérification de suivi a pour but de recommander au Comité la clôture de tous les rapports contenant des recommandations closes par le groupe de travail.

5.0 MÉTHODE

Les méthodes utilisées pour la présente vérification de suivi rencontrent les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et la Politique sur la vérification interne du SCT. Le groupe a examiné les plans d'action de la gestion en fonction de leur pertinence, du niveau d'effort, du coût éventuel du correctif et de la qualité du suivi donné par le client. Il a dans certains cas révisé les documents de travail d'un rapport pour déterminer la portée et le but de la recommandation.

Le groupe a interviewé, au besoin, des gestionnaires et le personnel des programmes, des chefs d'équipe et le personnel de la DGVE affecté à la vérification et à la vérification et évaluation en cause. Il a également demandé si une recommandation était suivie par un projet en cours. Il a examiné les preuves pour établir si les plans d'action de la direction ont été exécutés et s'ils visaient l'objet de la recommandation initiale.

Le groupe a également révisé des rapports pour établir si des recommandations doivent faire partie de la planification d'une prochaine vérification.

Nous avons inclus des extraits du sommaire de chaque rapport recommandé pour clôture ainsi qu'un tableau des recommandations en suspens, des mesures prises à ce jour et des recommandations devant être closes.

6.0 CRITÈRES DE SUIVI

Après la publication du rapport de suivi de mars 2006, la DGVE a adopté les lignes directrices de la Modalité pratique d'application 2500.A1-1 « Processus de suivi » tirée des Normes internationales pour la pratique professionnelles de l'lnstitute of Internal Audition (IIA). Conformément à l'échelle de cotation (voir ci-dessous), toutes les recommandations ayant fait l'objet d'un suivi ont reçu la cote 5 signifiant une mise en oeuvre intégrale. La cote n'est pas indiquée dans les sommaires de la Section 8.0, car toutes les recommandations ont la cote 5.

  1. Normes internationales pour la pratique professionnelle (IIA) – Modalité d'application pratique 2500.A1-1

    Déterminer :
    • si le client a donné un suivi satisfaisant à la recommandation;
    • le niveau d'effort et les coûts engagés pour corriger l'état rapporté;
    • si la pertinence, l'efficacité et l'opportunité des mesures prises par la direction en réponse aux recommandations sont acceptables;
    • si la mesure prise atteint les résultats souhaités ou si la haute direction a accepté le risque de ne pas apporter le correctif recommandé;
    • si la situation a changé au point où la recommandation est redondante;
    • l'incidence de l'échec du correctif.
  2. Échelle de cotation de la mise en oeuvre des recommandations (échelle utilisée par le Bureau du vérificateur général)

Le niveau de mise en oeuvre d'une recommandation est évalué en fonction des cotes suivantes :

  • Niveau 1 : Des mesures comme la mise sur pied d'un nouveau comité, la tenue de réunions et l'élaboration de plans informels devraient être considérées comme des progrès négligeables.
  • Niveau 2 : Si des plans formels pour une réorganisation des services ont été élaborés et approuvés par le bon niveau de gestion (à un niveau suffisamment élevé, habituellement au niveau du comité de direction ou l'équivalent) et sont assortis de ressources appropriées et de délais raisonnables, l'entité a achevé l'étape de planification.
  • Niveau 3 : Si l'entité a fait des préparatifs concrets pour la mise en oeuvre de la recommandation, en embauchant ou en formant du personnel, ou encore en développant ou en acquérant les ressources nécessaires pour mettre en œuvre la recommandation, considérer cette mesure comme étant une mise en œuvre en voie de préparation.
  • Niveau 4 : Si les structures et les processus sont en place et sont intégrés à au moins certaines parties de l'organisation et que des résultats atteints ont été définis, cette mesure devrait être considérée comme une mise en œuvre avancée. L'entité aura probablement aussi un plan à court terme et un calendrier de mise en oeuvre intégrale.
  • Niveau 5 : Évaluer les progrès comme une mise en œuvre intégrale, si les structures et les processus fonctionnent comme prévu et sont mis en œuvre intégralement.
  • Périmée : Considérer la recommandation comme étant périmée si elle n'est plus applicable, parce que le processus ou l'enjeu est devenu caduc, après avoir été remplacé par une réalité nouvelle.

7.0 CONSTATATIONS

Le groupe de travail a fait un examen de suivi complet des rapports de vérification et de vérification et d'évaluation finaux déposés au cours des dernières années et il recommande la clôture de six de ceux-ci (sections 8.1 à 8.6). Cinq de ces rapports contenaient 18 recommandations qui n'avaient pas été closes dans le rapport de suivi de mars 2006. Le sixième rapport, qui est un rapport de vérification et d'évaluation mis au point en juillet 2006, contenait les quinze autres recommandations.

D'autres rapports contenant des recommandations exigeant un suivi de la part de la DGVE seront soumis plus tard pour examen ou clôture au Comité ministériel de vérification.

8.0 RAPPORTS RECOMMANDÉS POUR CLÔTURE

8.1 VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ DU PROGRAMME DES PENSIONS

Introduction

Le rapport contient un suivi aux recommandations du rapport d'août 2002 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) intitulé Vérification de conformité du programme des pensions. Le sommaire de ce rapport fait renvoi aux sept recommandations du rapport de vérification d'août 2002. Nous avons inclus un tableau contenant les deux recommandations que le Comité ministériel de vérification doit clore. Le tableau contient de l'information à jour sur le plan d'action exécuté par la direction et le personnel du Programme. De plus, la DGVE a évalué le niveau de mise en oeuvre en fonction des mesures prises.

Sommaire (Extrait du rapport original)

La présente vérification visait à établir dans quelle mesure le Programme des pensions d'Anciens Combattants Canada était exécuté en conformité avec les autorisations législatives en vigueur et à assurer l'existence d'un niveau de risque acceptable dans le cadre de contrôle.

En 2000-2001, le Programme de pension d'invalidité, le plus important programme d'Anciens Combattants Canada, a versé des pensions d'invalidité et des prestations connexes d'une valeur de plus de 1,2 milliard de dollars à environ 151 500 bénéficiaires.

Les prestations sont accordées aux anciens membres des Forces armées et de la marine marchande, aux membres actuels des Forces canadiennes et à certains civils qui souffrent d'une blessure ou d'une affection liée au service, ainsi qu'aux personnes à leur charge ou à leurs survivants. Les prestations de pension sont basées sur l'existence d'un lien entre une affection et le service et sur la gravité de l'incapacité.

Bien qu'il doive composer avec des délais d'exécution serrés, une lourde charge de travail, des clients aux besoins en constante évolution et des projets permanents qui influent sur le Programme, le personnel demeure résolu à offrir un service de qualité.

Les documents servant d'éléments de preuve à l'appui des demandes d'admissibilité aux prestations de pension n'étaient pas conservés dans les dossiers des clients. Aux termes de la Politique sur les subventions et contributions, les subventions doivent s'étayer sur des registres et les documents renfermant les décisions clés pour assurer la transparence et faciliter une gestion axée sur les résultats. Le droit d'accès des clients à leurs dossiers est mis en péril si les documents à l'appui des décisions ne sont pas versés dans leurs dossiers.

Un échantillon de dossiers de clients a été examiné pour en évaluer la conformité aux politiques et aux procédures. La documentation que renfermaient les dossiers n'était pas uniforme. Parfois, une partie ou la totalité de la documentation exigée s'y trouvait, tandis que dans d'autres cas il était difficile de déterminer pourquoi le compte était administré ou dans quelle mesure le client prenait part à la décision. Les vérificateurs se préoccupent des lacunes suivantes : documentation insuffisante pour justifier la prise en charge de comptes; absence d'une marche à suivre étayée; insuffisance des instructions relatives à l'administration des comptes; absence de toute exigence relativement à l'envoi d'un avis écrit aux clients les informant de la nomination d'un administrateur; envoi de renseignements erronés sur les changements aux bénéficiaires.

Des demandes d'allocation pour soins (AS) ont été traitées sans qu'elles ne soient signées par le client ou un représentant. Dans bien des cas, le formulaire de demande ne renfermait que la signature du conseiller de secteur. Les conseillers de secteur détiennent le pouvoir délégué de rendre des décisions relatives aux demandes d'AS et d'établir le niveau de celles-ci. La séparation des responsabilités n'est pas suffisamment assurée lorsque les demandes sont traitées même si elles n'ont pas les signatures voulues. Sans les signatures nécessaires, on peut à toutes fins utiles dire qu'une demande valable n'a jamais été reçue.

Le solde des trop-payés se chiffrait à environ 3 millions de dollars au mois de septembre 2000, et presque la moitié des trop-payés a récemment fait l'objet d'une demande de remise. Le respect des procédures de recouvrement permettrait de recouvrer les trop-payés plus rapidement, et le rapprochement des données garantirait la collecte de données plus complètes et plus exactes.

Les activités de surveillance menées au sein de l'Unité du traitement des prestations et de la Direction générale des finances assurent le contrôle de l'exactitude des paiements versés. En 1999-2000, la Direction générale des finances a fait état d'un taux d'erreur de 1,6 %. D'autres mesures de surveillance étaient prises, et il ne fait pas de doute que des possibilités de rationalisation existaient.

Les observations présentées dans ce rapport portent essentiellement sur les activités qui étaient effectuées lors de la vérification sur le terrain, laquelle s'est déroulée de septembre 2000 à juin 2001.

Conclusion

La DGVE recommande la clôture des deux recommandations restantes. Les recommandations originales et les mesures prises à leur égard par le secteur responsable sont comprises dans le tableau ci-après.

Vérification de conformité du Programme des pensions – Août 2002
Recommandation 1

On recommande que le directeur général des Opérations nationales veille à ce que les documents utilisés comme éléments de preuve à l'appui des décisions relatives à l'admissibilité à la pension d'invalidité soient conservés dans les dossiers des clients.

Sommaire des mesures prises par la direction

Une procédure a été mise en place, et l'Administration centrale doit maintenant photocopier l'information relative à la décision concernant la pension ou l'indemnité d'invalidité et la photocopie doit être versée au dossier du client. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 2.5

On recommande que le directeur général des Opérations nationales, en consultation avec les services juridiques, révise les politiques et les procédures afin de fournir des instructions claires au personnel et d'y inclure un processus de surveillance des décisions.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un processus de contrôle de la qualité a été mis en place afin de contrôler les décisions concernant les pensions et les indemnités d'invalidité. Les politiques et les procédures ont été actualisées en fonction des dispositions de la nouvelle Charte des anciens combattants relatives au contrôle des décisions. La formation est offerte lorsque nécessaire. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

8.2 VÉRIFICATION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Introduction

Le rapport contient un suivi aux recommandations du rapport d'avril 2004 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) intitulé Vérification de la santé et de la sécurité au travail. Le sommaire de ce rapport fait renvoi aux douze recommandations du rapport de vérification d'avril 2004. Nous avons inclus un tableau contenant la recommandation restante que le Comité ministériel de vérification doit clore. Le tableau contient de l'information à jour sur le plan d'action exécuté par la direction et le personnel du programme. De plus, la DGVE a évalué le niveau de mise en oeuvre en fonction des mesures prises.

Sommaire (Extrait du rapport original)

Cette vérification a pour objet d'examiner les pratiques de gestion de la santé et de la sécurité au travail (SST) à ACC afin de déterminer leur bien-fondé et leur conformité avec l'esprit et les exigences des lois, politiques et directives pertinentes.

Pris dans leur ensemble, les résultats de la vérification indiquent qu'ACC est, en principe, en faveur d'un régime approprié de santé et de sécurité au travail et qu'il s'efforce sérieusement de répondre aux exigences de la Partie II du Code canadien du travail (CTC) et même de les dépasser. Des comités locaux de la santé et de la sécurité au travail ont été établis. D'une manière générale, la direction soutient les activités des comités de santé et de sécurité. Plus important encore, la direction insiste pour que tous les dangers signalés ou potentiels soient immédiatement écartés.

L'aspect législatif et réglementaire de la santé et de la sécurité exige des connaissances spécialisées et approfondies. Au besoin, une formation appropriée devrait être offerte aux membres des comités s'occupant de la politique SST et en milieu de travail, ainsi qu'aux représentants de la sécurité. Cela devrait inclure une liste de vérification des sources d'information, l'énumération des responsabilités et un exemplaire à jour de la Partie II du Code canadien du travail. Tous les nouveaux membres devraient recevoir l'orientation et la formation nécessaires.

Les constatations du présent rapport ont trait à l'information recueillie auprès de l'Administration centrale et des bureaux régionaux d'ACC. De plus, dans le cadre de la vérification, des entrevues ont été menées à l'Hôpital Sainte-Anne, et les résultats de celles-ci sont présentés dans la partie 3 du présent rapport. L'équipe chargée de la vérification a été impressionnée par plusieurs des pratiques exemplaires en vigueur à l'Hôpital Sainte-Anne, notamment celles liées à la structure du Comité de santé et de sécurité au travail, à l'éthique et à l'ergonomie.

Au sein de l'Administration centrale (AC) et des bureaux régionaux d'ACC, et à l'exception d'un groupe de 20 à 30 personnes, on constate que la connaissance des nouvelles dispositions du code est vraiment limitée. On constate aussi un sérieux mécontentement dû au fait que le Conseil du Trésor n'a pas diffusé, avec la célérité nécessaire, les versions actualisées des règlements, directives, normes et guides. Face à cette situation, il faut absolument élaborer et mettre en oeuvre une stratégie et un plan de communication à ACC pour s'assurer que tous les employés sont au fait des dispositions de la Partie II du Code canadien du travail et de leurs responsabilités en vertu du code.

La santé et la sécurité au travail ont grandement été améliorées depuis l'époque où les salles de réunion et la plupart des bureaux avaient des cendriers et où les moniteurs d'ordinateur étaient équipés d'écrans « antirayonnement ». Les microtraumatismes répétés étaient aussi rares que les tapis à souris, et l'ergonomie était synonyme d'une chaise avec plus d'une possibilité d'ajustement.

Toutefois, certaines faiblesses subsistent encore dans le programme de santé et de sécurité d'ACC, à savoir :

  • Le faible niveau de participation aux sessions de formation en diligence raisonnable offertes aux gestionnaires; et l'absence actuelle de formation de base en santé et en sécurité à l'intention des employés d'ACC en général. (Bien qu'une certaine formation ait été donnée à l'AC et à l'Hôpital Sainte-Anne et qu'un didacticiel d'autoapprentissage en matière de santé et de sécurité soit sur le point d'être lancé sur RL. Pour se conformer aux dispositions du code, les gestionnaires devront veiller à ce que tous les employés reçoivent cette formation en direct).
  • Des ressources insuffisantes pour répondre convenablement aux exigences du Code canadien du travail tel qu'il a été modifié (sauf à l'Hôpital Sainte-Anne où trois employés à temps plein sont affectés à la SST).
  • Les activités de santé et de sécurité revêtent un caractère réactif plutôt que proactif.

  • L'utilisation du courriel comme moyen de diffusion de l'information au sujet de la santé et de la sécurité demeure problématique dans le cas de nombreux employés, vu le nombre de courriels qu'ils reçoivent chaque jour. Cela entraîne la perte de matériel utile portant sur la santé et la sécurité, en raison de l'engorgement provoqué par les nombreux courriels et, par conséquent, l'information ne peut être bien assimilée.
  • Les régions et les districts d'ACC attendent une orientation de la part de l'Administration centrale pour ce qui est de la diffusion de politiques ou de lignes directrices pouvant être adaptées aux conditions locales.
  • Les activités de « mieux-être » sont de plus en plus populaires, mais les employés et les gestionnaires doivent être encouragés à considérer le mieux-être comme une mesure préventive pouvant atténuer les menaces à la santé et à la sécurité.

Conclusion

La DGVE recommande la clôture de la seule recommandation restante. La recommandation originale et les mesures prises à leur égard par le secteur responsable sont comprises dans le tableau ci-après.

Vérification de la santé et de la sécurité au travail – Avril, 2004
Recommandation 8

Il est recommandé que le coordonnateur national de la santé et de la sécurité au travail élabore et diffuse un ensemble de lignes directrices portant sur les urgences durant les voyages, à l'intention des employés qui se servent d'une automobile pour les affaires d'ACC.

Sommaire des mesures prises par la direction

Une ligne directrice visant la trousse d'urgence pour les véhicules automobiles a été élaborée et diffusée au personnel et plus précisément aux employés qui visitent les clients à domicile. Elle décrit l'équipement minimal que doit contenir la trousse et invite les employés à en ajouter. De plus, la technologie a changé le milieu de travail, et les employés qui visitent les clients ont un portable et un téléphone cellulaire pendant leurs déplacements. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

8.3 VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ DES FRAIS ENGAGÉS : ACCUEIL ET VOYAGES

Introduction

Le rapport contient un suivi aux recommandations du rapport de juillet 2005 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) intitulé Vérification de la conformité des frais engagés : accueil et voyages. Le sommaire de ce rapport fait renvoi aux huit recommandations du rapport de vérification. Nous avons inclus un tableau contenant les cinq recommandations que le Comité ministériel de vérification doit clore. Le tableau contient de l'information à jour sur le plan d'action exécuté par la direction et le personnel du programme. De plus, la DGVE a évalué le niveau de mise en oeuvre en fonction des mesures prises.

Sommaire (Extrait du rapport original)

La vérification de la conformité des frais de voyage et d'accueil a été approuvée par le Comité de vérification et d'évaluation présidé par la sous-ministre et a été menée durant l'exercice financier 2004-2005. La vérification comportait un examen des frais de voyage et d'accueil des employés d'ACC et du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA] durant l'année financière 2003-2004 pour déterminer dans quelle mesure le Portefeuille se conforme aux politiques émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en ce qui concerne les frais de voyage et d'accueil, et elle a été menée conformément aux normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Selon ces normes, la vérification doit être planifiée et exécutée de manière à ce que le vérificateur ait une assurance raisonnable que les frais de voyage et d'accueil sont engagés conformément aux autorisations en vigueur. La vérification comportait l'examen, par sondage, des éléments probants appuyant les montants versés pour l'accueil et les voyages.

La vérification a été menée au moyen de multiples champs d'enquête, notamment des entrevues avec le personnel concerné par le paiement et l'approbation des frais de voyage et d'accueil, et l'échantillonnage statistique fondé sur un échantillon aléatoire tiré du nombre total de demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil payés durant l'année financière 2003-2004.

Selon les critères utilisés, et à l'exception des observations notées dans le présent rapport, les vérificateurs ont l'assurance raisonnable qu'ACC se conforme aux Directives de voyage du SCT à tous les égards importants. Les observations notées dans le rapport ont dépassé la limite d'erreur supérieure de 5 p. 100 pour cet échantillon de vérification fondé sur les statistiques des demandes de remboursement des frais de voyage. Selon les critères utilisés pour les demandes de remboursement des frais d'accueil, les vérificateurs ont l'assurance raisonnable qu'ACC se conforme à la politique du SCT sur l'accueil, à tous les égards importants.

Conclusion

La DGVE recommande la clôture des cinq recommandations restantes. Les recommandations originales et les mesures prises à leur égard par le secteur responsable sont comprises dans le tableau ci-après.

Vérification de la conformité des frais engagés : accueil et voyages
Recommandation 1

Il est recommandé que la directrice générale des Finances communique à tous les gestionnaires l'importance que les voyages soient autorisés à l'avance et par écrit.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un bulletin des Finances a été rédigé et envoyé à tous les gestionnaires de niveau IV et de niveau supérieur qui doivent désormais autoriser à l'avance tous les voyages. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 3

Il est recommandé que la directrice générale des Finances s'assure que toutes les demandes de remboursement des frais de voyage qui dépassent 1 000 $ soient signées et validées par l'employé délégué aux termes de l'article 32 de la LGFP.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un bulletin des Finances a été rédigé et envoyé à tous les gestionnaires de niveau IV et de niveau supérieur. Désormais, les voyages d'une valeur estimative de plus de 1 000 $ doivent être autorisés par le fondé de pouvoir en vertu de l'article 32 de la LGFP. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 5

Il est recommandé que la directrice générale des Finances examine et révise les formulaires électroniques afin qu'un seul formulaire de demande de remboursement des dépenses de voyage soit disponible aux fins d'utilisation.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un formulaire a été élaboré pour le personnel. De plus, une demande de remboursement a été conçue pour les voyages à des fins particulières. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 7

Il est recommandé que la directrice générale des Finances élabore une politique sur l'accueil pour ACC qui comporte des lignes directrices sur l'utilisation du formulaire de demande d'approbation d'accueil.

Sommaire des mesures prises par la direction

Une politique sur l'accueil a été mise au point et elle contient des lignes directrices sur la façon d'utiliser le formulaire de demande d'approbation d'accueil. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 8

Il est recommandé que la directrice générale des Finances change le libellé des formulaires d'accueil de manière à ce qu'il corresponde à la politique sur l'accueil du Conseil du Trésor selon laquelle la divulgation du nombre de personnes présentes par catégorie (c.-à-d. invités, fonctionnaires fédéraux) est obligatoire.

Sommaire des mesures prises par la direction

Les justifications fournies par les Finances ont été examinées et le libellé du formulaire a été modifié. Le formulaire contient maintenant une section permettant d'énumérer les participants par catégorie. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

8.4 RAPPORT DE VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ DES ALLOCATIONS AUX ANCIENS COMBATTANTS

Introduction

Le rapport contient un suivi aux recommandations du rapport de mars 2005 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) intitulé Rapport de vérification de la conformité des allocations aux anciens combattants. Le sommaire de ce rapport fait renvoi aux trois recommandations du rapport de vérification. Nous avons inclus un tableau contenant les recommandations que le Comité ministériel de vérification doit clore. Le tableau contient de l'information à jour sur le plan d'action exécuté par la direction et le personnel du programme. De plus, la DGVE a évalué le niveau de mise en oeuvre en fonction des mesures prises.

Sommaire (Extrait du rapport original)

La vérification visait à déterminer dans quelle mesure le programme des AAC est exécuté conformément aux autorisations en vigueur et à garantir que le niveau de risque est adapté au cadre de contrôle. La vérification a été effectuée selon les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Selon ces normes, la vérification doit être planifiée et effectuée de manière à obtenir l'assurance raisonnable que le programme des AAC est exécuté conformément aux lois, règlements et principes en vigueur. La vérification a englobé l'examen, par sondage, d'éléments probants à l'appui des montants versés aux bénéficiaires, ainsi qu'une évaluation de l'administration du programme.

Les vérificateurs ont eu recours à diverses méthodes, notamment des interviews auprès du personnel et de la direction du programme dans les bureaux régionaux et à l'Administration centrale, l'échantillonnage statistique et l'échantillonnage ciblé. L'échantillon statistique a été prélevé au hasard dans la clientèle totale (11 985 bénéficiaires) au mois d'octobre 2003. L'échantillon ciblé était fondé sur une évaluation préliminaire qui a permis de cerner les secteurs de risque éventuel.

Compte tenu des critères retenus, les vérificateurs ont l'assurance raisonnable que le programme des AAC est exécuté conformément aux autorisations en vigueur à tous égards importants, sauf en ce qui concerne les observations consignées dans le présent rapport. Cette assurance est fondée sur les résultats de l'échantillon statistique représentatif de l'ensemble des bénéficiaires de l'AAC qui ont touché des paiements pour le mois d'octobre 2003. L'échantillon statistique révèle que 97,81 % des bénéficiaires de l'AAC qui touchent des paiements satisfont aux critères d'admissibilité du programme pour la période faisant l'objet de la vérification. Ce résultat est réputé exact selon une marge d'erreur de plus ou moins 3 %.

Les échantillons axés sur les risques ont permis de relever des cas où les paiements n'étaient pas conformes aux autorisations en vigueur. Cependant, les sommes n'étaient pas importantes par rapport aux dépenses totales.

Conclusion

La DGVE recommande la clôture des trois recommandations. Les recommandations originales et les mesures prises à leur égard par le secteur responsable sont comprises dans le tableau ci-après.

Rapport de vérification de la conformité des allocations aux anciens combattants
Recommandation 1

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des opérations nationales, examine tous les dossiers d'orphelins handicapés afin de déterminer s'il y a suffisamment de preuve de l'invalidité au dossier pour confirmer l'admissibilité des clients.

Sommaire des mesures prises par la direction

Tous les dossiers d'orphelins handicapés ont été examinés par le personnel du programme, et le diagnostic spécifique de l'incapacité est versé au dossier. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 2

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des opérations nationales, veille à faire examiner les dossiers des comptes administrés et à les réviser conformément à la procédure relative aux comptes administrés.

Sommaire des mesures prises par la direction

La recommandation fait partie d'une vérification distincte, et la Phase II de la vérification d'assurance des comptes administrés s'en est chargée. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 3

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des opérations nationales, répartisse les tâches entre les employés qui ont l'accès voulu pour modifier les directives sur les versements de fonds et les employés qui ont l'accès voulu pour traiter l'information sur le décès et modifier le nom du client.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un rapport trimestriel est envoyé aux superviseurs les informant des anomalies dans la mise à jour de l'information sur l'avis de décès. Le Réseau de prestations des services aux clients (le système d'information du Ministère sur les clients) donne accès selon la répartition des tâches, notamment le traitement de l'information sur le décès et la modification du nom d'un client. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

8.5 VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ DU PROGRAMME DES CONTRIBUTIONS AUX PARTENARIATS (PCP)

Introduction

Le rapport contient un suivi aux recommandations du rapport de mars 2006 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) intitulé Vérification de conformité du Programme des contributions aux partenariats (PCP). Le sommaire de ce rapport fait renvoi aux sept recommandations du rapport de vérification de mars 2006. Nous avons inclus un tableau contenant toutes les recommandations que le Comité ministériel de vérification doit clore. Le tableau contient de l'information à jour sur le plan d'action exécuté par la direction et le personnel du programme. De plus, la DGVE a évalué le niveau de mise en oeuvre en fonction des mesures prises.

Sommaire (Extrait du rapport original)

Le Comité de vérification et d'évaluation (CVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) a approuvé la vérification de conformité du Programme des contributions aux partenaires (PCP) le 13 septembre 2005. La vérification avait pour objet de fournir à la direction une évaluation indépendante du cadre de contrôle du PCP, des pratiques de fonctionnement et de conformité, et des produits d'information associés à son administration.

Le Conseil du Trésor a approuvé le financement de ce programme des contributions le 31 juillet 2001, dans le cadre de la Participation du secteur à l'élaboration des politiques ministérielles de l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire (CT 829155). C'est la Direction générale de la qualité du service, Secteur des services aux anciens combattants, qui a élaboré, à l'origine, la présentation au Conseil du Trésor qui a mené à la création du PCP. Ce Programme est exécuté et géré à la fois par la Direction générale Le Canada se souvient (DGCSS), qui fait partie du Secteur des programmes publics et des communications, et de la Direction générale des politiques en matière de programmes et de services (DGPPS), qui relève du Secteur des services aux anciens combattants. La DGPPS n'a approuvé que trois propositions depuis la mise en oeuvre du Programme en 2002-2003 et n'a pas l'intention de recourir au PCP dans l'avenir. C'est pourquoi les recommandations du présent rapport ne s'adressent qu'à la Direction générale Le Canada se souvient et à la Direction générale des finances.

Le Programme a pour objet de fournir un cadre par lequel ACC peut accroître sa présence, en remplissant son mandat au moyen de contributions non remboursables à un éventail de bénéficiaires éventuels, comme les organismes sans but lucratif, les musées, les établissements d'enseignement, de recherche et de santé, de même que les provinces, les territoires et les municipalités. ACC tâchera de renouveler le Programme avant l'expiration de ses paramètres le 31 juillet 2006.

La vérification visait à déterminer la mesure dans laquelle le PCP est exécuté conformément aux autorités directrices en vigueur (les politiques, les lignes directrices de même que les paramètres); à donner une assurance raisonnable qu'il existe un niveau de risque approprié dans la gestion et le fonctionnement du Programme; et à déterminer si les objectifs du Programme ont été atteints. Elle a été effectuée conformément aux normes applicables à la pratique professionnelle de la vérification interne adoptées par le gouvernement du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et effectuée de manière à fournir l'assurance raisonnable que le PCP est exécuté selon les autorités directrices en vigueur.

La vérification a été effectuée dans divers secteurs d'intérêt, dont l'examen des politiques pertinentes du Conseil du Trésor et les paramètres du PCP; l'examen d'un échantillon ciblé de dossiers de propositions approuvées et rejetées séparément à l'Administration centrale (AC), à Charlottetown, et dans trois bureaux régionaux (Atlantique, Ontario et Ouest – Centre de gestion de Winnipeg [CGW]); l'examen des documents et des processus (se reporter aux appendices B et C) ayant trait à l'approbation, au refus, à la modification des dossiers de propositions, pris isolément, et aux décaissements, à l'établissement de rapports et à la surveillance relativement à ces dossiers, à l'AC et dans les trois bureaux régionaux; des entrevues avec la direction et le personnel de la Direction générale Le Canada se souvient (DGCSS) et de la Direction générale des finances à l'AC et dans les trois bureaux régionaux; des entrevues avec le personnel de la Direction générale des politiques en matière de programmes et de services à l'AC; des entrevues avec un échantillon ciblé de bénéficiaires dont les propositions ont été approuvées par la DGCSS, du 1er avril au 30 septembre de l'année financière 2005-2006.

De l'avis des vérificateurs, sauf pour les observations mentionnées dans le présent rapport, il y a une assurance raisonnable que le PCP est conforme aux autorisations directrices à tous égards importants.

Conclusion

La DGVE recommande la clôture des sept recommandations restantes. Les recommandations originales et les mesures prises à leur égard par le secteur responsable sont comprises dans le tableau ci-après.

Vérification de conformité du Programme des contributions aux partenariats (PCP)
Recommendation 1

Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Secteur des programmes publics et des communications, de veiller à la normalisation et à l'application uniforme des processus suivis par le personnel de la Direction générale Le Canada se souvient pour évaluer, approuver et refuser les propositions de même que pour modifier les ententes de contribution et de s'assurer de la conformité de ces processus aux paramètres du PCP.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un comité d'examen interne constitué d'au moins trois gestionnaires responsables recommande le financement du Fonds de partenariat d'action communautaire (FPAC). À l'instar du Programme de restauration de cénotaphes et de monuments (PRCM), un comité externe d'examen constitué de technologues et d'employés du Programme recommande le financement des projets au ministre. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 2

Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Secteur des programmes publics et des communications, de veiller à la normalisation des processus suivis et des documents utilisés par le personnel de la Direction générale Le Canada se souvient en ce qui concerne la vérification des détails des factures soumises par les bénéficiaires par rapport aux dépenses admissibles dans les ententes de contribution.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un processus normalisé de traitement des factures soumises par les bénéficiaires a été mis en place. De plus, la procédure de vérification des factures et des reçus de l'entente de contributions de partenariats a été mise à jour et est utilisée. Les paiements anticipés sont versés dans des cas exceptionnels seulement. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 3

Il est recommandé à la directrice générale des Finances de veiller à la normalisation des processus suivis par le personnel des Services financiers à l'Administration centrale et dans les bureaux régionaux en ce qui concerne la vérification des détails des factures soumises par rapport aux dépenses admissibles dans les ententes de contribution et par rapport aux paramètres du PCP, avant l'approbation du paiement aux termes de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un bulletin des Finances contenant les modifications proposées a été rédigé et sera envoyé au personnel à l'Administration centrale et au bureau régional. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 4

Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Secteur des programmes publics et des communications, de veiller à ce qu'avant le décaissement de fonds, les bénéficiaires fournissent aux agents de programme des données pertinentes et suffisantes pour qu'ils puissent évaluer l'état d'avancement des propositions et mesurer les résultats convenus d'un commun accord.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le bénéficiaire d'un projet en vertu de l'entente de contributions de partenariats doit convenir de produits à livrer. Selon l'entente, le bénéficiaire doit remettre un rapport final démontrant la réalisation des produits à livrer avant de recevoir le paiement. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 5

IIl est recommandé au sous-ministre adjoint, Secteur des programmes publics et des communications, de s'assurer que les objectifs figurant dans les paramètres du PCP sont toujours pertinents.

Sommaire des mesures prises par la direction

Les objectifs des nouveaux paramètres précisent que « en particulier, le Ministère utilise le PCP pour appuyer les partenariats de commémoration et la restauration de cénotaphes et de monuments ». Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 6

Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Secteur des programmes publics et des communications, de veiller à ce qu'avant l'achèvement du projet, non seulement un budget des dépenses soit soumis, mais aussi les recettes prévues, pour éviter tout financement en double d'autres sources.

Sommaire des mesures prises par la direction

Les bénéficiaires doivent préparer un budget des recettes et des dépenses et le joindre à leur demande. Ils doivent aussi nommer les autres bailleurs de fonds. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 7

Il est recommandé au sous-ministre adjoint, Secteur des programmes publics et des communications, d'examiner des solutions de rechange pour améliorer le rapport coût-efficacité de l'exécution du PCP par la Direction générale Le Canada se souvient dans les régions.

Sommaire des mesures prises par la direction

La direction a rationalisé les processus et les procédures afin d'accroître la rentabilité du PCP dans les régions et à l'Administration centrale. Une analyse des délais d'approbation pour les projets du FPAC de la Semaine des anciens combattants de 2007 a été réalisée. De plus, les paramètres ont été modifiés afin de hausser la conformité de la détermination d'un besoin financier. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

8.6 VÉRIFICATION ET ÉVALUATION DE LA GOUVERNANCE ORGANISATIONNELLE : VOLUME 1 – BUREAU DE SERVICES JURIDIQUES DES PENSIONS (BSJP)

Introduction

Le rapport contient un suivi aux recommandations du rapport de juillet 2006 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Anciens Combattants Canada (ACC) intitulé Vérification et évaluation de la gouvernance organisationnelle : Volume 1 – Bureau de services juridiques des pensions (BSJP). Le sommaire de ce rapport fait renvoi aux quinze recommandations du rapport de vérification de juillet 2006. Le tableau contient de l'information à jour sur le plan d'action exécuté par le BSJP. De plus, la DGVE a évalué le niveau de mise en oeuvre en fonction des mesures prises.

Sommaire (Extrait du rapport original)

Le Comité de vérification et d'évaluation a approuvé un projet de gouvernance organisationnelle (GO) dans son plan de vérification et d'évaluation de 2005-2006. La Direction générale de la vérification et de l'évaluation devrait mener au cours des prochaines années, selon un calendrier cyclique, des examens de la GO des cadres, des activités et des mécanismes de chaque bureau de district et bureau associé, et des organisations de l'Hôpital Sainte-Anne et de l'Administration centrale.

Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) introduit par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en 2003 est l'axe du principe de la gouvernance organisationnelle. Le Cadre comporte dix éléments qui, une fois réunis, fournissent aux gestionnaires de la fonction publique une liste des attentes concernant la gestion dans un cadre de rendement général pour le rendement organisationnel supérieur. Il aide les gestionnaires à évaluer les progrès accomplis, à renforcer la responsabilisation et à améliorer le service aux clients. Deux gestionnaires supérieurs d'Anciens Combattants Canada (ACC), soit le chef du Bureau de services juridiques des pensions (BSJP) et le directeur général régional, Secteur des services aux anciens combattants de la région de l'Atlantique, ont accepté que leur groupe participe au projet pilote initial.

Le rapport intitulé Gouvernance organisationnelle Volume I – JP présente les observations et constatations de l'étude du BSJP articulée sur le CRG. Le Bureau offre gratuitement des conseils, de l'aide et de la représentation juridiques aux personnes non satisfaites des décisions rendues à l'égard de leurs demandes de pension d'invalidité.

L'étude est répartie en trois grandes sections : vérification de conformité, sommaire de l'évaluation et faits saillants de l'auto-évaluation.

La section sur la vérification de conformité contient neuf recommandations auxquelles doit donner suite la direction. Ces recommandations visent à améliorer l'efficacité des opérations du BSJP.

La section sur l'évaluation contient six recommandations formulées à la suite de l'examen du rendement du BSJP en matière de gouvernance organisationnelle en fonction des 10 éléments du CRG.

Le rapport contient aussi les résultats du questionnaire d'auto-évaluation rempli par la plupart des gestionnaires et employés du BSJP de même qu'une liste des pratiques louables.

Conclusion

La DGVE recommande la clôture des quinze recommandations. Les recommandations originales et les mesures prises à leur égard par le secteur responsable sont comprises dans le tableau ci-après.

Vérification et évaluation de la gouvernance organisationnelle : Volume 1 – Bureau de services juridiques des pensions (BSJP)
Recommandation 1

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions et le directeur général, Direction générale des politiques en matière de programmes et de services, élaborent un mécanisme officiel de saisie et d'exploitation de l'information « extérieur-intérieur ».

Sommaire des mesures prises par la direction

Un comité des « questions d'intérêt commun » a été mis sur pied et mandaté. Il est composé de représentants du BSJP, de la Direction générale des opérations nationales, des Services aux anciens combattants et de la Direction générale des politiques en matière de programmes et de services. Le comité se réunit au besoin. Les preuves fournies contiennent, entre autres, le mandat, un exemple d'ordre du jour et un compte rendu de réunion. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 2

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions examine les problèmes liés à la santé et à la sécurité au travail, ce qui comprend des locaux adéquats pour le classement des dossiers et l'évaluation de la qualité de l'air.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le chef avocat-conseil des pensions a demandé au directeur, Sécurité et Services immobiliers, de faire un examen de tous les bureaux du BSJP au Canada. En tout, dix des quinze bureaux ont été visités, et les cinq autres sont au calendrier. Quelques examens ainsi que la demande au directeur, Sécurité et Services immobiliers, sont joints à titre informatif. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 3

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions examine périodiquement la stratégie de communication du BSJP afin d'en établir l'efficacité et qu'il communique les résultats aux employés du Bureau.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un plan de communication 2007-2008 contenant les objectifs, les messages, les publics visés et les activités a été élaboré. Le plan, des copies d'articles publiés et des activités exécutées sont joints à titre informatif. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 4

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions adopte une approche officielle et documentée à la gestion du risque pour le BSJP, ce qui comprend l'élaboration d'un profil du risque actualisé tous les ans.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le chef avocat-conseil des pensions a élaboré un profil de risque conforme au cadre de responsabilisation de gestion du BSJP. Les preuves comportent le CRG et le sommaire des risques. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 5

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions veille à ce que les bureaux de district du BSJP respectent la politique nationale sur les honoraires médicaux.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le BSJP a modifié sa politique d'honoraires médicaux et l'a distribuée au personnel. Une téléconférence sur les procédures a eu lieu afin de favoriser la discussion sur les honoraires. Les preuves comprennent la politique révisée et l'ordre du jour de la téléconférence. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 6

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions veille à ce que les dossiers et les locaux du BSJP soient protégés convenablement.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le chef avocat-conseil des pensions a demandé au directeur, Sécurité et Services immobiliers, de faire un examen de tous les bureaux du BSJP au Canada. En tout, dix des quinze bureaux ont été visités, et les cinq autres sont au calendrier. Quelques examens ainsi que la demande au directeur, Sécurité et Services immobiliers, sont joints à titre informatif. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 7

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions et les avocats-conseils des pensions de district comparent les procédures nationales de l'AC et les procédures du BD afin d'en établir l'uniformité et la cohérence.

Sommaire des mesures prises par la direction

Les procédures opérationnelles ont été affichées dans l'intranet pour en améliorer l'uniformité. Des conférences sur les questions de procédures ont eu lieu pour assurer la conformité à la grandeur du pays. Le BSJP a envoyé au personnel des messages de renouvellement accompagnés d'information sur les procédures. Le programme « Avocats sans frontières » a été lancé à la grandeur du Canada pour améliorer le service aux clients. Les preuves comprennent l'intranet et les courriels, un index des procédures opérationnelles, des comptes rendus de réunion et les messages de renouvellement du BSJP. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 8

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions effectue une analyse de la charge de travail et de la répartition des ressources dans les bureaux de district du BSJP afin que la structure des ressources soit uniforme et appropriée pour chaque bureau.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le programme « Avocats sans frontières » a été lancé pour accélérer la prestation des services et assurer une structure uniforme à la grandeur du pays. Les preuves comprennent une description du programme et des messages envoyés au personnel. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommendation 9

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions examine l'utilisation des codes de retard et, s'il y a lieu, qu'il trouve avec le personnel des façons d'en hausser l'acceptation.

Sommaire des mesures prises par la direction

Une directive sur les codes de retard a été envoyée au personnel et affichée dans l'intranet. Elle explique quand utiliser les codes et la démarche à ce chapitre. Des processus pour les codes de retard du RPSC ont été élaborés et affichés dans l'intranet. Les preuves comprennent la directive, les processus et les messages au personnel pour les sensibiliser davantage. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 10

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions communique de nouveau aux employés et gestionnaires le mandat et les objectifs généraux du Bureau de services juridiques des pensions.

Sommaire des mesures prises par la direction

Des copies plastifiées du mandat du BSJP ont été envoyées à tous les bureaux pour affichage. Le mandat est également mentionné dans le nouveau plan de communication. Les preuves comprennent une copie du mandat. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 11

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions, de concert avec le directeur général, Direction générale des politiques en matière de programmes et de services, érige une structure de comité plus officielle entre le Bureau et les SAC pour analyser et régler les problèmes opérationnels d'intérêt mutuel.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un comité des « questions d'intérêt commun » a été mis sur pied et mandaté. Il est composé de représentants du BSJP, de la DGON, des SAC et de la DGPPS. Le comité se réunit au besoin. Les preuves fournies contiennent, entre autres, le mandat, un exemple d'ordre du jour et un compte rendu de réunion. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 12

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions autorise une évaluation de la sécurité au comptoir d'accueil des bureaux de district du BSJP et veille à l'exécution des modifications nécessaires.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le chef avocat-conseil des pensions a demandé au directeur, Sécurité et Services immobiliers, de faire un examen de tous les bureaux du BSJP au Canada. En tout, dix des quinze bureaux ont été visités, et les cinq autres sont au calendrier. Quelques examens ainsi que la demande au directeur, Sécurité et Services immobiliers, sont joints à titre informatif. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 13

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions, en partenariat avec les Ressources humaines, offre de la formation en gestion aux avocats-conseils des pensions de district.

Sommaire des mesures prises par la direction

La demande de formation en gestion de tous les directeurs de district du BSJP a été approuvée. Les cours offerts ont été mentionnés au personnel du BSJP. Les réunions de l'équipe de gestion comportent parfois une séance de formation. Les preuves comprennent des exemples de conférence, les cours offerts et des courriels. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 14

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions élabore des mesures plus constructives d'évaluation du rendement des avocats-conseils et de leurs adjoints.

Sommaire des mesures prises par la direction

Le BSJP a élaboré les attentes pour les adjointes juridiques administratives et les avocats et les a communiquées au personnel. Le programme « Avocats sans frontières » a été mis sur pied pour améliorer le service aux clients et accélérer la prestation des services. Les mesures du rendement ont fait partie des messages de renouvellement envoyés au personnel. Les mesures du rendement et des courriels sont joints à titre informatif. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

Recommandation 15

Il est recommandé que le chef avocat-conseil des pensions élabore pour le BSJP un cadre de responsabilisation de gestion axé sur les résultats qui précise les objectifs, les activités, les produits à livrer et les résultats.

Sommaire des mesures prises par la direction

Un cadre de responsabilisation de gestion axé sur les résultats a été mis au point pour 2007-2009. Les preuves comprennent l'ébauche et la version finale du cadre. Les preuves recueillies justifient la recommandation de clôture.

9.0 DISTRIBUTION

Sous-ministre

Membres du Comité ministériel de vérification

Chef de cabinet du ministre

Sous-ministre adjoint, Secteur des services ministériels

Sous-ministre adjoint principal, Secteur des politiques, des programmes et des partenariats

Sous-ministre adjoint, Secteur de la prestation des services et de la commémoration

Chef avocat-conseil des pensions

Directeur général, Communications

Directeur général, Ressources humaines

Directeur général, Secrétariat ministériel et Coordination des politiques

Coordonnateur adjoint, Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Avocat général

Registraire, Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor

Bureau du vérificateur général

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