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7.2 Objectif 2 – Pertinence et exactitude de l’information

7.2.1 Analyse, comparaison et explication des écarts financiers

On fait preuve d’une saine gestion en effectuant des examens de l’information financière afin de tenter d’analyser, de comparer et d’expliquer des écarts financiers entre les dépenses prévues et les dépenses réelles. ACC effectue des examens financiers chaque mois afin de comparer les dépenses prévues et les dépenses réelles et il transmet ces résultats à la haute direction. Les prévisions des DFM se sont avérées exactes, nous n’avons donc pas constaté d’écart. S’il y avait eu des écarts, la Direction générale des finances d’ACC aurait dû préparer une analyse et expliquer à la haute direction la nature, la raison et les répercussions des écarts puis recommander une mesure corrective. Selon les vérificateurs, ACC fait preuve d’une bonne gestion dans cet aspect de la présentation de rapports.

7.2.2 Rapports financiers et rapports non financiers

Un des principaux aspects de la gestion des programmes et des prestations d’ACC consiste à s’assurer que les rapports financiers et les rapports non financiers sont complets, exacts, pertinents, opportuns, appropriés et raisonnables. Il doit aussi être possible de rendre compte des importantes défaillances de contrôle de sorte qu’elles soient signalées à la direction. La présentation de rapports doit être proactive et non réactive; elle doit être normalisée et prévue pour faire en sorte que la direction ait en sa possession de l’information précise au moment de prendre des décisions.

Récemment, et sur instruction de hauts fonctionnaires, ACC a mis en œuvre un rapport mensuel sur la vérification après paiement pour les DFM. Les résultats sont communiqués aux bureaux régionaux et aux bureaux de district qui se chargent du suivi. La mise en œuvre de ce processus est une bonne pratique. Toutefois, les résultats de la vérification après paiement ne sont valides (en terme de statistiques) que sur une base annuelle, à l’échelle nationale et ils comptent environ 30 demandes par mois. La présentation mensuelle d’un rapport sur la vérification après paiement et la communication des résultats indiquent qu’on doit rendre compte chaque mois et pour chaque région des erreurs. Cependant, l’examen des erreurs par mois et par région au moyen de la méthode d’échantillonnage en cours ne fournit pas nécessairement de l’information utile. Par exemple, une région qui a un échantillon mensuel de quatre cas peut constater des écarts importants dans ses taux d’erreur d’un mois à l’autre puisqu’une erreur représentera un taux d’erreur de 25 % pour cette région. L’examen de la méthode d’échantillonnage pour la présentation de rapports sur la vérification après paiement ou l’étude d’échantillons ponctuels ou discrétionnaires supplémentaires pourraient donner lieu à des mises en garde précoces pour les problèmes systémiques qui pourraient survenir et cela donnerait lieu à une surveillance accrue des DFM, ce qui est particulièrement important lorsqu’on constate toujours des taux d’erreur élevés.

En ce qui concerne les rapports non financiers, ils sont actuellement restreints aux délais d’exécution du traitement des DFM par ACC. Certains secteurs surveillent les délais d’exécution, mais ils sont propres à leur bureau; il ne s’agit pas du délai d’exécution depuis le moment où la demande est reçue jusqu’au moment où le chèque est émis. Le délai d’exécution doit être surveillé depuis le moment où la demande est reçue à ACC jusqu’au moment où le chèque est émis depuis Medavie pour qu’on obtienne une image précise du temps qu’il faut à un client pour recevoir un paiement. Il existe un rapport national intitulé « Rapport sur les délais d’exécution », il est disponible en ligne. Il comporte de l’information sur les délais d’exécution mais il pourrait contenir davantage d’information sur les coûts moyens par transaction, les coûts moyens par client, les valeurs monétaires par code de prestation, les plaints des clients, etc. Ainsi, on s’assurerait qu’ACC évalue le rendement du programme et, ACC pourrait déterminer quelles sont les incohérences.

Recommandation 5 (IMPORTANT)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion des programmes, élabore un calendrier pour la présentation de rapports, y compris l’information pertinente nécessaire pour déterminer le rendement du programme et l’atteinte des objectifs.

Réponse de la direction

La direction en convient. Il est important d’élaborer un calendrier pour la présentation de rapports, comprenant l’information pertinente nécessaire pour déterminer le rendement du programme et l’atteinte des objectifs relativement aux déplacements à des fins médicales (conformément à la section 6, Prestations supplémentaires de l’ESSAC). Dans le cadre des exigences de la Vérification analytique des programmes de choix (achevée en juin 2009), un plan d’évaluation du rendement a été élaboré pour le Programme des prestations de traitement. Ce plan comporte un calendrier pour la présentation de rapports et il détermine les niveaux, les indicateurs et les évaluations de rendement pour le Programme des prestations de traitement qui comprend les prestations supplémentaires.

Le plan d’évaluation de rendement aborde les prestations supplémentaires, plus particulièrement sous les points 6, 12, 18 et 22. Le plan d‘évaluation du rendement a été approuvé par le directeur général, Vérification et évaluation en juillet 2009.

La mise en œuvre de ce plan est en cours et l’unité chargée du rendement des programmes fait des recherches sur les sources de données. La mise en œuvre sera terminée en avril 2010.

Plan d’action de la direction

Plan d’action de la direction
Mesures correctives à prendre BPR (Bureau de première responsabilité) Date cible
La Direction générale de la vérification et de l’évaluation fera le suivi auprès du directeur général, Gestion des programmes pour vérifier que le Plan d’évaluation du rendement a bien été mis en œuvre. Directeur général, Gestion de programmes Avril 2010

Recommandation 6 (ESSENTIEL)

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, examine la méthode d’échantillonnage pour s’assurer qu’elle répond aux besoins en matière de présentation de rapports.

Réponse de la direction

La direction convient que la méthode d’échantillonnage doit être mise au point. La direction a envisagé un échantillonnage valide sur le plan des statistiques par région ou par mois, mais cela signifierait une augmentation de 4 fois ou de 12 fois pour le nombre de transactions à échantillonner. Effectuer un échantillonnage mensuel par région, cela signifierait une augmentation de 48 fois. Il est peu probable que suffisamment d’information intéressante supplémentaire serait recueillie au moyen d’un échantillonnage plus rigoureux pour que cela justifie la charge de travail accrue de façon permanente. Toutefois, des examens ponctuels ont été effectués dans le passé et pourraient avoir lieu à l’occasion si les circonstances le justifient.

Plan d’action de la direction

Plan d’action de la direction
Mesures correctives à prendre BPR (Bureau de première responsabilité) Date cible
Un nouveau plan d’échantillonnage pour 2010 sera présenté au SMA (SM) pour approbation. Directeur général, Finances 31 janvier 2010
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