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Annexe A Cadre de référence et contrôles de gestion de base

Contexte :

Les clients peuvent obtenir une indemnité de déplacement pour un traitement répondant à leurs besoins en matière de santé. L’approche de la prestation et le niveau de ressources appliqué à une demande diffèrent d’une région à l’autre. L’efficacité de chaque approche et la question de savoir si l’admissibilité fait l’objet d’une vérification appropriée soulèvent des préoccupations. Cette indemnité pourrait donner lieu à des abus. Le budget de 2009-2010 pour les DFM des anciens combattants s’élève à 20,4 millions de dollars.

Justification :

La Vérification de l'impartition du traitement des paiements relatifs aux demandes de soins de santé de la DGVE effectuée en janvier 2006 a permis de définir de possibles travaux de vérification en fonction de chaque programme de choix.

Énoncé des travaux proposé :

Étudier les récents changements qui ont été effectués pour le traitement des dépenses liées aux déplacements à des fins médicales par souci d’efficience et d’efficacité.

Objectifs :

  1. Évaluer le respect des règlements et des politiques en vigueur;.
  2. Évaluer la pertinence et l’exactitude de l’information de gestion liée aux DFM;
  3. Évaluer le cadre de contrôle pour les DFM et mettre à l’essai les contrôles et les processus de vérification.
Coût :
1 350 heures et 6 000 $ en déplacements
Date cible :
Début en mai 2009 et fin en novembre 2009
Analyse des risques :
Cote globale = 11, priorité moyenne

Les contrôles de gestion de base suivants ont été examinés au cours de la vérification :

  • (AC - 01) Les pouvoirs sont officiellement délégués et les pouvoirs délégués sont en adéquation avec les responsabilités des particuliers :

    • Les responsabilités et les attentes en matière de rendement imposées aux gestionnaires et aux superviseurs sont définies officiellement et clairement communiquées. Il devrait y avoir des descriptions de travail ou des accords de rendement à cette fin et ils devraient être à jour;
    • Les fonctions des employés et leurs responsabilités en matière de contrôle sont clairement définies;
    • Les pouvoirs sont délégués officiellement, en fonction des responsabilités de chacun
  • (AC - 3) Il existe une structure organisationnelle claire et efficace et elle est consignée;

    • Les pouvoirs sont délégués en fonction des risques;
    • Il existe des systèmes permettant d’assurer la gestion continue des pouvoirs délégués.
  • (G 6) L’organisme de surveillance demande et obtient des données complètes, opportunes et précises :

    • Des échanges transparents entre l’organisme de surveillance, la direction et le ministre;
    • La direction a accès à des renseignements appropriés pour gérer les DFM des anciens combattants;
    • La direction dispose des renseignements nécessaires pour prendre des décisions;
    • Des rapports utiles existent et sont utilisés par les directeurs de programme.
  • (PPL - 4) L’organisation offre à ses employés la formation, les outils, les ressources et les renseignements dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités :

    • Une formation appropriée a été donnée aux employés responsables des DFM des anciens combattants (définition des compétences, lacunes et besoins en formation);
    • Les employés ont accès à des outils appropriés, notamment des logiciels, de l’équipement, des méthodes de travail et des procédures normales d’exploitation;
    • Il existe un processus d’échange de renseignements à l’appui de l’application efficiente et uniforme des DFM (collaboration entre les finances et le programme et entre les prestataires de programme).
  • (ST - 5) Les politiques d’ACC sont claires et comprises par le personnel.
  • (ST - 07) Le respect des lois, politiques et pouvoirs en matière de gestion financière fait l’objet d’un contrôle périodique.
  • (ST - 10) Les opérations sont codées et consignées de façon appropriée, en temps utile, pour appuyer le traitement précis et opportun de l’information :

    • Les opérations financières sont codées et traitées de façon efficiente et opportune;
    • L’organisation exerce des contrôles pour assurer l’exactitude du codage et du traitement de ses opérations (p. ex., totaux de lots, conciliations, examen de supervision, approbation de la direction, etc.).
  • (ST - 11) Il existe des contrôles appropriés d’applications de systèmes :

    • Le degré d’automatisation du traitement;
    • Les modifications de système et les systèmes à base de règles réduisent au minimum le risque d’erreur;
    • L’interface système assure le traitement précis, efficace et en temps opportun des déplacements des anciens combattants;
    • Les systèmes sont reliés de manière appropriée pour assurer l’exactitude du statut des clients.
  • (ST - 15) L’organisation effectue des examens pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les données réelles et les données prévues :

    • La nécessité de comparer et d’expliquer les écarts est consignée;
    • La responsabilité en matière de comparaison et d’explication des écarts est connue et comprise et elle est appliquée en conséquence;
    • La direction examine les rapports sur les écarts.
  • (ST - 16) La direction compare les résultats obtenus en fonction des attentes, et ce, à intervalles réguliers :

    • Il existe des preuves d’un examen par la direction (p. ex., signature);
    • L’examen de la direction est continuel et opportun.
  • (ST - 18) Les rapports financiers et non financiers sont examinés et approuvés :

    • Les rapports établis sont examinés pour en assurer l’intégralité, l’exactitude, la pertinence, l’à-propos, le bien-fondé et le caractère raisonnable;
    • L’approbation est manifeste (signature, courriel, comptes rendus, etc.);
    • Les défaillances importantes liées au contrôle sont signalées à la direction.
  • (ST - 20) L’organisation diffuse des données financières et non financières appropriées, en temps opportun :

    • Il existe un calendrier d’établissement de rapports réguliers et il est communiqué à l’avance;
    • La responsabilité en matière d’établissement de rapports et claire et elle est communiquée et assumée.
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