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La vérification des déplacements à des fins médicales (DFM) a commencé en mai 2009. Les objectifs de la vérification étaient d’évaluer la conformité aux règlements et aux politiques en vigueur, d’évaluer la pertinence et l’exactitude des renseignements de la direction concernant les déplacements à des fins médicales, d’évaluer le cadre de contrôle des déplacements à des fins médicales et de tester les méthodes de contrôle et de vérification.

La vérification portait sur tous les aspects du traitement des demandes de DFM, notamment sur la rémunération d’un accompagnateur, pour s’assurer que les cadres de contrôle sont en place, que le processus est conforme aux autorisations en vigueur et que les rapports requis par la direction sont accessibles et utiles. La portée de la vérification correspondait aux ressources budgétisées, de sorte que la vérification est considérée comme étant de moindre envergure (soit 1350 heures).

Le tableau suivant donne un aperçu de l’historique (H) des dépenses et des prévisions (P) du programme.

Tableau 1 : Aperçu des dépenses du programme
Exercice Frais de déplacement à des fins médicales (en milliers de dollars)
2006-2007 (H) 18 618 $
2007-2008 (H) 17 353 $
2008-2009 (H) 19 561 $
2009-2010 (P) 20 349 $
2010-2011 (P) 20 811 $
2011-2012 (P) 20 382 $
2012-2013 (P) 19 612 $
2013-2014 (P) 18 605 $

Source : Direction de la statistique d’ACC

En ce qui a trait à la conformité aux autorisations en vigueur, l’équipe de vérification a constaté qu’il était nécessaire d’avoir des précisions sur l’interprétation du Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants (RSSAC). Premièrement, les avis divergent quant à savoir si Anciens combattants Canada (ACC) a l’autorisation de rembourser les clients qui se déplacent pour obtenir des services assurés par les provinces. Deuxièmement, le RSSAC stipule qu’une franchise de cinq dollars doit être récupérée auprès des clients qui prennent un taxi pour se rendre à un rendez-vous. Il est possible de renoncer à la franchise dans certains cas. L’équipe de vérification a constaté qu’il existait diverses interprétations des critères nécessaires pour renoncer à la franchise pour les taxis et que l’application de cette franchise variait à l’échelle nationale. De plus, elle a noté des cas de non-respect des autorisations financières, ce qui donne lieu à un taux élevé d’erreurs dans le processus de vérification après paiement. Plus particulièrement, elle a constaté qu’il existe un besoin d’orientation supplémentaire et de supervision des préposés aux traitements des demandes de paiement.

ACC utilise le processus de vérification après paiement pour les DFM afin d’évaluer la qualité de la vérification des comptes. Sur le plan statistique, les résultats du processus de vérification après paiement sont comparables annuellement à l’échelle nationale. L’équipe de vérification a constaté que l’on rendait compte chaque mois de la vérification après paiement à l’échelle régionale, ce qui n’assure pas une large représentation des demandes. Un examen de la méthode d’échantillonnage serait utile afin d’assurer une meilleure surveillance des erreurs, surtout que le taux d’erreurs a toujours été élevé.

Des faiblesses ont été décelées dans l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion des DFM. Bien que les pouvoirs aient été officiellement délégués aux personnes qui traitent les DFM, il aurait fallu obtenir des précisions sur la limite en argent que les employés étaient autorisés à traiter, à savoir si la limite était par demande, par client, par lot, etc. Les modalités et les lignes directrices qui sont disponibles en ligne doivent également être mises à jour. Pour assurer l’uniformité, il est nécessaire de préciser ce qui est acceptable à l’égard des écarts de kilométrage. Le personnel a exprimé le souhait d’obtenir davantage de formation sur les déplacements des clients dans le cadre du Programme de réadaptation et sur la façon de faire le lien entre les déplacements et une affectation indemnisée ouvrant droit à pension. Les lacunes en matière de formation devraient être relevées à l’échelle du district et de la région.

L’équipe a constaté qu’il y avait double emploi et redondance entre le système de paiement et la vérification effectuée par les employés. Avant de soumettre les paiements, les employés doivent s’assurer, entre autres, que la demande est un original et que les montants des paiements sont corrects. Le système de paiement (Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé) a des validations informatiques en place pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de paiements en double et à ce que les calculs et les taux utilisés soient exacts.

Le processus pour traiter les DFM est très manuel; il comprend plusieurs transcriptions de données, ce qui augmente le risque d’erreurs. La préparation des demandes est laborieuse; il y a de nombreuses possibilités d’améliorations. Il faudrait explorer la mise en place d’outils à base de règles pour les employés, comme les formulaires « intelligents » et une plus grande automatisation du traitement des DFM, de façon à obtenir une plus grande efficacité, ainsi que moins d’erreurs et d’omissions.

Recommandations

Recommandation 1 (CRITIQUE)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion de la prestation des services, de concert avec l’Unité des services juridiques et le directeur général, Gestion des programmes, apporte des précisions sur l’admissibilité des clients à recevoir le remboursement de leurs frais de déplacement pour obtenir les services assurés par les provinces et qu’il communique ces renseignements aux responsables du traitement et de l’autorisation des déplacements à des fins médicales.

Recommandation 2 (ESSENTIEL)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion des programmes, de concert avec l’Unité des services juridiques, le directeur général, Gestion de la prestation des services et le directeur général, Direction générale des finances, offre une orientation fonctionnelle sur la possibilité de renoncer à la franchise pour les taxis, notamment sur les critères qui s’appliquent à cette autorisation, et qu’il communique ces renseignements aux responsables du traitement et de l’autorisation des déplacements à des fins médicales.

Recommandation 3 (CRITIQUE)

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Secteur des services ministériels, de concert avec le directeur général, Gestion de la prestation des services,

  • documente les modalités de vérification des comptes dans les districts et les régions;
  • élabore un processus d’assurance de la qualité de la vérification des comptes (conformément à l’article 34 de la LGFP).

Recommandation 4 (ESSENTIEL)

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, de concert avec le directeur général, Gestion de la prestation des services, examine les ententes non officielles en matière de transport pour veiller à ce que des directives soient données sur les documents sources nécessaires avant toute certification en vertu de l’article 34 de la LGFP et à ce qu’une démarche d’assurance de la qualité appropriée soit entreprise.

Recommandation 5 (IMPORTANT)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion des programmes, élabore un calendrier pour la présentation de rapports, y compris l’information pertinente nécessaire pour déterminer le rendement du programme et l’atteinte des objectifs.

Recommandation 6 (ESSENTIEL)

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, examine la méthode d’échantillonnage pour s’assurer qu’elle répond aux besoins en matière de présentation de rapports.

Recommandation 7 (IMPORTANT)

Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des finances, de concert avec le directeur général, Gestion de la prestation des services, précise les limites établies en argent pour le délégataire. Les préposés au traitement doivent savoir clairement comment appliquer la limite (c.-à-d. par transaction, par demande ou autre).

Recommandation 8a (ESSENTIEL)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion de la prestation des services, de concert avec le directeur général, Direction générale des finances, donne des directives sur les écarts en ce qui concerne les allocations de kilométrage prévues.

Recommandation 8b (IMPORTANT)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion de la prestation des services, tienne à jour les processus administratifs et l’information qui se trouvent dans l’intranet.

Recommandation 9 (CRITIQUE)

Il est recommandé que le directeur général, Gestion de la prestation des services, étudie des possibilités de rationaliser et de moderniser le traitement des déplacements à des fins médicales. Il existe des possibilités d’accroître l’automatisation et de réduire le double emploi, ce qui pourrait comprendre des « outils à base de règles », des formulaires « intelligents » et la liaison entre les systèmes.

Énoncé d’assurance

Les éléments probants recueillis sont suffisants pour fournir à la haute direction une assurance élevée à l’égard des résultats découlant de cette vérification. La Direction générale de la vérification et de l’évaluation conclut avec un degré élevé d’assurance que, dans l’ensemble, le cadre de contrôle de l’administration des déplacements à des fins médicales en place et utilisé par le Ministère de février à septembre 2009 n’était pas approprié pour assurer l’exactitude et la conformité des transactions traitées aux autorisations. Particulièrement, des lacunes ont été relevées dans la vérification des comptes, la présentation des rapports et la surveillance. Vous trouverez des détails sur ces constatations dans la partie principale du présent rapport.

Selon mon jugement professionnel de dirigeante principale de la vérification, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été suivis, et des preuves ont été recueillies pour étayer l’exactitude de l’opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de l’évaluation. Elle ne s’applique qu’à l’étendue et à la période couverte par la vérification.

L’originale a été signée par
Orlanda Drebit
Dirigeante principale de la vérification

1 Février 2010
Date

Date de modification :