2.1 Structure de reddition de comptes

L’équipe de vérification estime que les contrôles de gestion relatifs à la structure de reddition de comptes en ce qui a trait au financement fourni par ACC à la RRSC étaient partiellement adéquats, pour les raisons suivantes :

• Les pouvoirs, les responsabilités et la reddition de compte étaient clairement définis et communiqués, mais n’avaient pas été révisés pour tenir compte des changements au niveau de la responsabilité relative à la surveillance des avantages médicaux achetés par les anciens combattants par le truchement du Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS) alors qu’ils étaient admis à l’ECACCH, de même que l’obligation pour le directeur, Programmes de soins continus, d’examiner les projets d’immobilisations aux établissements contractants financés par ACC, y compris à l’ECACCH, et de faire des recommandations au Comité national du financement des soins en établissement aux fins d’autorisation;
• Les gestionnaires et les superviseurs ont attesté officiellement avoir compris et accepter leur obligation de rendre des comptes dans le cadre du processus d’examen annuel du rendement, mais le mécanisme en place pour permettre aux employés et aux gestionnaires d’attester officiellement avoir compris leurs rôles et leurs responsabilités est incomplet. Les rôles et les responsabilités liés aux vérifications de l’optimisation des ressources pour la gestion des fonds accordés par ACC à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH ont été clairement définis et attribués dans les descriptions de travail des employés, mais ce travail n’a pas été accompli;
• Les activités de surveillance des options de conception des politiques et des programmes ont été examinées dans une perspective axée sur les programmes à l’échelle nationale, mais aucun rapport n’était disponible pour appuyer la surveillance du rendement financier en cours d’exercice, et aucune stratégie n’avait été établie pour améliorer la surveillance du rendement opérationnel en regard des activités quotidiennes de l’ECACCH, ce qui aurait permis de relever les activités pour lesquelles des changements à la conception des politiques et des programmes s’imposent.

2.1.1 Pouvoirs, responsabilités et reddition de compte clairement définis et communiqués

Constatations

L’équipe de vérification a obtenu les descriptions de travail de 11 postes clés et a constaté que les responsabilités et les attentes en matière de rendement étaient officiellement définies et clairement communiquées, mais elles n’avaient pas été révisées de manière à tenir compte des changements au chapitre des responsabilités touchant certaines activités.

Surveillance des avantages médicaux achetés par les résidents de l’ECACCH de façon à repérer tout paiement en double éventuel

L’équipe de vérification a examiné les achats d’avantages médicaux effectués par les anciens combattants (c.-à-d. des fournitures médicales, des services et des médicaments) alors qu’ils étaient admis à temps plein à l’ECACCH, et elle a comparé les achats effectués avec les services et les médicaments qui étaient financés dans le budget annuel approuvé de l’ECACCH afin de repérer tout paiement en double éventuel. Anciens Combattants Canada déterminait l’admissibilité des anciens combattants à recevoir des avantages médicaux en vertu du Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants et administrait le programme par le truchement du Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS), un système automatisé exploité par un tiers entrepreneur.

Neuf anciens combattants avaient acheté des médicaments sur ordonnance ou en vente libre par le truchement du SFTDSS alors qu’ils étaient admis à l’ECACCH (64 transactions – 7 342 $). L’évaluation de l’infirmière était le mécanisme utilisé pour consigner et communiquer les renseignements médicaux concernant les anciens combattants au personnel médical et infirmier de l’ECACCH, notamment en ce qui concerne les médicaments sur ordonnance. L’équipe de vérification a constaté que 30 transactions (5 968 $) avaient été consignées dans l’évaluation de l’infirmière et que 34 autres (1 374 $) ne l’avaient pas été. L’incidence monétaire n’est pas considérable du point de vue des paiements en double, mais si le personnel médical de l’ECACCH n’est pas au courant des médicaments que les anciens combattants obtiennent par le truchement du SFTDSS, le risque pour la santé de ces derniers découlant d’une prescription incorrecte est accru.

Au total, 11 259 avantages médicaux autres que des médicaments avaient été achetés par le truchement du SFTDSS par des clients admis à temps plein à l’ECACCH. Comme ACC prévoyait fournir bon nombre de ces avantages aux anciens combattants admis à l’ECACCH (p. ex., des services d’aide auditive et des services dentaires) par le truchement du SFTDSS, il les a donc exclus du budget approuvé de 2008-2009 pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH. Dans son analyse, l’équipe de vérification n’a pas tenu compte des avantages qu’ACC avait l’intention de fournir par le truchement du SFTDSS aux anciens combattants admis à l’ECACCH.

L’équipe de vérification a constaté que treize résidents avaient obtenu des fournitures pour stomisés par le truchement du SFTDSS à un coût de 36 576 $, lesquelles auraient dû être payées à même le budget de l’ECACCH pour les services de soins infirmiers directs – fournitures médicales. De plus, onze résidents avaient acheté un nouveau fauteuil roulant manuel (42 500 $) et deux autres avaient acheté un nouveau fauteuil roulant électrique (7 400 $) par le truchement du SFTDSS, lesquels auraient dû être fournis aux résidents dans le cadre du programme de fauteuils roulants remis à neuf du bureau de district de Halifax, à moins qu’il n’y ait eu une raison médicale valide.

Il n’y avait aucun processus en place pour repérer les avantages médicaux achetés par les anciens combattants par le truchement du SFTDSS alors qu’ils étaient admis à l’ECACCH, pour obtenir les raisons des achats et pour décider de ce qui devait être pris en charge par ACC ou compris dans les services fournis aux termes de l’entente de financement conclue entre ACC et la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH.

En ce qui concerne l’achat de produits pharmaceutiques, des mesures doivent être mises en place de sorte que le personnel médical de l’ECACCH soit renseigné sur tout achat de médicaments par les résidents de l’ECACCH fait par le truchement du SFTDSS. À l’heure actuelle, les produits pharmaceutiques achetés par les résidents à temps plein de l’ECACCH ne sont pas consignés dans les évaluations de l’infirmière sur l’ancien combattant qui sont utilisées par le personnel médical de l’ECACCH. Il existe un certain nombre de risques et de conséquences éventuelles découlant de ce manque de surveillance des médicaments, p. ex. la possibilité d’une surdose de médicaments, d’interactions entre médicaments et d’autres réactions adverses importantes pour la santé. Les risques en question seraient atténués par une surveillance adéquate continue.

Sommaire

Les pouvoirs, les responsabilités et la reddition de compte étaient clairement définis et communiqués, mais ils n’avaient pas été révisés de manière à tenir compte des changements au chapitre des responsabilités. Aucune procédure n’avait été communiquée au directeur du bureau de district de Halifax ni à la directrice, Qualité des soins, Région de l’Atlantique, pour repérer et surveiller les avantages médicaux achetés par les anciens combattants par le truchement du SFTDSS alors qu’ils étaient admis à temps plein à l’ECACCH, dans le but de s’assurer :

• qu’ACC ne payait pas pour de l’équipement et des services qui étaient prévus dans le budget de fonctionnement annuel approuvé pour la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH ou qui étaient fournis dans le cadre d’autres programmes administrés par son bureau de district de Halifax;
• qu’ACC pouvait atténuer le risque de prescriptions incorrectes de médicaments aux résidents admis à temps plein à l’ECACCH et occupant des lits d’accès prioritaire.

Article 34 de la LGFP – Approbation des contributions pour les projets d’immobilisations

L’équipe de vérification a constaté que le pouvoir était formellement délégué et que ce pouvoir délégué était lié aux responsabilités individuelles, sauf dans le cas du chevauchement entre le pouvoir de la directrice générale régionale adjointe, Atlantique, et le pouvoir du directeur, DPSC, d’approuver le financement de projets d’immobilisations, en vertu de l’article 34 de la LGFP.

La directrice générale régionale adjointe (DGRA), Atlantique, était responsable de la gestion de l’entente qui existait entre la RRSC et ACC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH. La DGRA a reçu, en vertu de l’article 34 de la LGFP, le pouvoir délégué d’approuver les paiements émis à la quinzaine aux établissements contractants pour assurer l’accès prioritaire à des lits, conformément au budget annuel approuvé.

Le directeur, DPSC, était responsable de l’examen des propositions de financement du comité régional du financement des soins en établissements pour tous les projets d’immobilisations aux établissements contractants et devait les soumettre à l’examen du Comité national du financement des soins en établissement. Cependant, le document d’ACC sur la délégation des pouvoirs permettait au DGRA, Atlantique, et au directeur, DPSC, d’exercer le pouvoir prévu à l’article 34 de la LGFP d’autoriser les projets d’immobilisations à l’ECACCH.

Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH accordait à la RRSC des fonds destinés aux biens d’équipement et une dépense extraordinaire unique de 63 875 $ (1 $ par jour/lit – 175 lits X 365 jours). Ces fonds destinés aux biens d’équipement et cette dépense extraordinaire unique ont été approuvés par le DGRA dans le budget de l’ECACCH de 2007-2008.

Anciens Combattants Canada utilisait les fonds provenant de l’affectation Autres services de santé achetés (ASSA), à même le crédit pour dépenses de fonctionnement (Anciens Combattants Canada – Crédit 1), pour des projets d’immobilisations et de rénovation aux établissements contractants, notamment les fonds destinés aux biens d’équipement et la dépense extraordinaire unique à l’ECACCH. Les projets d’amélioration ou de rénovation qui s’échelonnent sur un certain nombre d’années sont de par nature des projets d’immobilisations et seraient donc financés à même un crédit pour dépenses en capital approuvé par ACC. Dans ce cas, étant donné que c’est l’ECACCH qui conserve la propriété des biens et non ACC, la politique du Conseil du Trésor précise que ces projets d’immobilisations et de rénovation ne devraient pas être financés à même le crédit pour dépenses de fonctionnement mais bien par le biais d’une subvention ou d’une contribution accordée à l’ECACCH. Cependant, ACC n’a ni les pouvoirs ni les fonds nécessaires (Crédit 10 – Paiements de transfert) pour conclure une entente de subvention ou de contribution avec la RRSC pour des projets d’immobilisations ou de rénovation à l’ECACCH.

Sommaire

Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH comprenait une dépense extraordinaire unique et des fonds destinés aux biens d’équipement qui ont été approuvés en vertu de l’article 34 de la LGFP. Il ne s’agissait pas d’une somme d’argent importante (63 875 $), mais le financement provenait de l’affectation ASSA, à même le crédit pour dépenses de fonctionnement, alors qu’il aurait dû, selon la politique du Conseil du Trésor, provenir d’un crédit pour subventions et contributions. Le document d’ACC sur la délégation des pouvoirs doit être révisé de sorte que la mention du pouvoir d’engager des dépenses et de vérifier l’exécution des contrats pour toute contribution pour immobilisations aux établissements contractants soit supprimée.

2.1.2 Compréhension et acceptation des obligations de rendre compte

Constatations

Mécanisme en place pour que les employés attestent officiellement avoir compris leurs rôles et leurs responsabilités

Dix employés ayant des responsabilités en matière de contrôle de gestion liées au financement fourni par ACC à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH ont rempli un formulaire d’évaluation annuelle du rendement pour 2007-2008, et l’information a été consignée dans le système « PeopleSoft » d’ACC. L’équipe de vérification n’a pas réussi à obtenir copie des formulaires d’évaluation du rendement dûment remplis et n’a pas été en mesure de déterminer si le processus d’évaluation annuelle du rendement comprenait des discussions précises ni si des améliorations avaient été proposées pour la gestion des fonds versés pour l’ECACCH. De plus, le mécanisme en place pour que les employés attestent officiellement avoir compris leurs rôles et leurs responsabilités est incomplet. De ces dix employés, huit détenaient des responsabilités en matière de gestion liées au financement fourni par ACC à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH et n’avaient pas attesté officiellement avoir compris leurs rôles et leurs responsabilités en signant leur description de travail : quatre descriptions de travail n’étaient pas datées et signées, trois n’étaient pas signées par le titulaire du poste, et un poste n’était pas doté au moment de la vérification.

Optimisation des ressources

L’équipe de vérification a observé qu’aucune vérification de l’optimisation des ressources en ce qui a trait à la gestion des fonds versés par ACC à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH n’avait été réalisée. Les rôles et les responsabilités liés aux vérifications de l’optimisation des ressources étaient clairement énoncés dans les descriptions de travail, mais cette activité n’était pas incluse dans le processus lié à l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007 et ne faisait partie ni du processus d’examen critique ni du processus d’approbation prévus dans le Budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH.

Sommaire

Les gestionnaires et les superviseurs ont attesté officiellement avoir compris et accepter leur obligation de rendre des comptes dans le cadre du processus d’examen annuel du rendement. Le personnel de supervision s’est réuni périodiquement avec les employés pour discuter de leur rendement, mais l’équipe de vérification n’a pas été en mesure de déterminer si le processus d’examen comprenait des discussions précises ni si des améliorations avaient été proposées pour ce qui est de la gestion des fonds versés par ACC à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH. De plus, le mécanisme en place pour que les employés attestent officiellement avoir compris leurs rôles et leurs responsabilités est incomplet.

Depuis 2006-2007, aucun travail lié aux vérifications de l’optimisation des ressources en ce qui a trait à la gestion fonds versés par ACC à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH n’a été accompli, et ce, même si les rôles et les responsabilités liés à cette fonction étaient énoncés dans les descriptions de travail des employés.

2.1.3 Surveillance des options de conception des politiques et des programmes effectuée régulièrement et en temps opportun

Constatations

L’information sur les finances et le rendement a fait l’objet d’un suivi par le personnel de la Région de l’Atlantique d’ACC et a été communiquée au personnel de la Direction des programmes de soins continus. Cette information provenait des sources suivantes :

• Examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007
• Budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH
• Sondage sur la satisfaction de la clientèle 2005-2006
• Questionnaire auprès des établissements 2007

Les gestionnaires et les superviseurs d’ACC n’ont pas effectué de surveillance des résultats financiers en cours d’exercice (comparaison entre les prévisions et les résultats réels) pour l’ECACCH. Les résultats financiers pour l’exercice 2006-2007 ont été examinés dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007, lequel avait été reporté en décembre 2008. L’équipe de vérification a constaté que l’examen des coûts n’avait pas été prévu, qu’il avait été effectué avec un an de retard, et que les documents de travail étaient insuffisants et inadéquats pour étayer le rapport. (Voir la section 2.3.1).

Il n’y avait aucun résultat documenté et présenté régulièrement sur le rendement obtenu à l’égard de l’économie et de l’efficience opérationnelles, et l’équipe de vérification a constaté qu’aucune stratégie n’avait été mise en place pour assurer la surveillance du rendement à l’ECACCH. (Voir les constatations sur la mesure du rendement à la section 2.4).

La haute direction a examiné les résultats du Sondage sur la satisfaction de la clientèle 2005-2006, auprès des clients d’ACC admis dans de grands établissements, ainsi que ceux du Questionnaire auprès des établissements 2007 pour bien comprendre la qualité générale des services offerts aux anciens combattants occupant des lits d’accès prioritaire à l’ECACCH et leur satisfaction générale à cet égard. Le Sondage et le Questionnaire n’avaient pas pour objet de surveiller le rendement à l’ECACCH.

La haute direction d’ACC a examiné les options de conception des politiques et des programmes pour le Programme de soins de longue durée, notamment en ce qui concerne l’accès prioritaire à des lits dans les établissements contractants, mais l’examen était de portée nationale. En 2000, ACC a mis en place la Stratégie de soins en établissement et, en 2008, la haute direction du Ministère a approuvé le cadre de mise en œuvre de la Stratégie nationale en matière de soins de longue durée, qui prévoyait notamment la création d’un groupe de travail sur le renouvellement des politiques chargé d’examiner la conception des politiques et des programmes en matière de soins de longue durée. La Stratégie nationale en matière de soins de longue durée a partiellement été mise en œuvre au cours de la période où s’est déroulée la vérification.

Sommaire

La direction a mis en place des processus pour surveiller la qualité globale des services offerts aux anciens combattants admis à l’ECACCH, mais aucun rapport n’était disponible pour surveiller le rendement financier en cours d’exercice et aucune stratégie n’avait été établie pour surveiller et améliorer le rendement opérationnel. La haute direction a surveillé les options de conception des politiques et des programmes pour le Programme de soins de longue durée à l’échelle nationale, notamment en ce qui concerne l’accès prioritaire à des lits dans les établissements contractants, mais elle ne disposait d’aucun renseignement pour surveiller de façon régulière et en temps opportun les options de conception des politiques et des programmes pour l’ECACCH.

2.1.4 Recommandations et plans d’action de la direction

Recommendation 1 (ESSENTIEL)

Que le directeur général, Gestion de la prestation des services, mette en place un processus pour repérer et surveiller les services et les avantages pour soins de santé et les services de soins de santé achetés par les résidents admis à temps plein à l’ECACCH par le truchement du SFTDSS, afin de s’assurer :

• qu’ACC n’ait pas à payer pour de l’équipement, des services et des produits pharmaceutiques qui sont prévus dans le budget annuel de l’ECACCH approuvé par ACC ou qui sont fournis dans le cadre d’autres programmes d’ACC;
• qu’ACC puisse atténuer le risque que les produits pharmaceutiques achetés par les résidents admis à temps plein ne soient pas consignés dans les évaluations de l’infirmière qui seront utilisées par le personnel médical de l’ECACCH.

Que le directeur financier, Gestion de la prestation des services, travaille avec la directrice générale régionale, Atlantique, pour attribuer la responsabilité de ce processus au personnel compétent du bureau régional de l’Atlantique et du bureau de district de district de Halifax.

Réponse de la direction :

La direction accepte la recommandation. La Direction générale des finances élabore actuellement des lignes directrices et des outils touchant l’examen des coûts de fonctionnement qui sera exécuté par la région. Il sera alors possible de confirmer de façon rationnelle qu’ACC ne paie pas l’équipement à la fois par le truchement du budget approuvé d’ACC réservé à l’ECACCH et le SFTDSS. Étant donné le risque faible associé à l’achat des produits non médicamenteux et la faible valeur monétaire de ces achats, aucune autre mesure ne sera mise en place pour surveiller les achats de produits non médicamenteux. Le Ministère assumera le niveau de risque résiduel associé à la solution proposée.

En ce qui concerne l’achat de produits pharmaceutiques, des mesures seront prises de sorte à renseigner le personnel médical sur tous les achats de médicaments faits par les résidents de l’ECACCH par le truchement du SFTDSS.

Réponse supplémentaire des Finances :

Pour fournir une assurance raisonnable qu’ACC ne paie pas des services qui pourraient être déjà inclus dans le budget approuvé réservé à l’établissement, le directeur général des Finances élabore actuellement des procédures à suivre lors des examens des coûts de fonctionnement. Les procédures comprendront des instructions détaillées pour atténuer le risque susmentionné.

Les lignes directrices seront élaborées d’ici le 31 janvier 2010 et seront utilisées au cours de l’établissement du budget 2010-2011. Elles seront générales et permettront une énorme souplesse à l’échelle de la région afin de s’adapter aux exigences définies par chaque établissement, mais elles favoriseront la détermination des services attendus.

Plan d’action de la direction

Mesures correctives à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité )	Date cible
1. Les Finances élaboreront des lignes directrices visant l’élaboration des examens des coûts de fonctionnement qui seront menés dans la région de l’Atlantique.	Gestion de la prestation des services (En consultation avec les Finances et en consultation avec les finances et la région de l’Atlantique)	31 mars 2010
2. Élaborer et mettre en oeuvre un processus visant à informer le personnel médical de l’ECACCH de tout achat de médicaments par les résidents de l’ECACCH par le truchement du SFTDSS.	Gestion de la prestation des services (En consultation avec la région de l’Atlantique)	1 novembre 2009

Recommendation 2 (ESSENTIEL)

Que le directeur financier recommande au ministre de modifier la partie du document sur la délégation des pouvoirs portant sur les contributions pour les immobilisations aux hôpitaux contractants, y compris à l’ECACCH. Puisque les contributions pour les projets d’immobilisations aux établissements contractants ne peuvent être financés par le biais de l’affectation Autres services de santé achetés (ASSA), à même le crédit pour dépenses de fonctionnement, que la mention du pouvoir d’engager des dépenses et de vérifier l’exécution des contrats pour ces transactions soit supprimée du document sur la délégation des pouvoirs.

Réponse de la direction :

La direction accepte la recommandation.

Plan d’action de la direction

Mesures correctives à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité )	Date cible
L’outil ministériel touchant les pouvoirs délégués financiers sera révisé afin qu’il corresponde aux affectations et aux pouvoirs actuels. a) Les modifications recommandées seront acheminées pour approbation d’ici le	Directeur financier	31 déc. 2009
b) L’approbation est attendue au plus tard le	Directeur financier	31 mars 2010

Recommendation 3 (IMPORTANT)

Que la directrice générale régionale, Atlantique, examine les descriptions de travail des postes clés prévoyant des responsabilités de surveillance et de gestion liées à l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH. Au besoin, que la directrice générale régionale, Atlantique, demande aux gestionnaires d’effectuer une mise à jour des descriptions de travail de leurs employés de façon à ce qu’elles fassent état des rôles et des responsabilités actuelles de chaque poste. Que le titulaire de chaque poste signe et approuve la description de travail révisée pour attester officiellement avoir compris ses rôles et ses responsabilités.

Réponse de la direction :

La direction accepte l’importance des descriptions de travail qui doivent correspondre aux rôles et responsabilités actuels, et que les titulaires de ces postes doivent comprendre très bien ces rôles et responsabilités. Le spécialiste régional des soins en établissement (SRSE) est l’axe central des finances ayant trait aux soins de longue durée dans la région. Le poste a récemment été comblé à la suite d’un long processus de recrutement. Les rôles et responsabilités du SRSE ont beaucoup changé au cours des deux dernières années, et la description de travail sera révisée corrélativement avec quatre autres postes de SRSE à l’échelle nationale. Les responsabilités de la région et du bureau de district, y compris celles de la direction, seront précisés en ce qui a trait à la gestion des lits retenus par contrat à l’ECACCH.

Plan d’action de la direction

Mesure corrective à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité)	Date cible
Mettre à jour les descriptions de travail actuelles - Spécialiste régional des soins en établissement	DGR, région de l’Atlantique	1er avril 2010