2.2 Budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH

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De l’avis de l’équipe de vérification, les contrôles de gestion visant les principaux processus de gestion financière qui portent sur le Programme de soins en établissement à l’Édifice commémoratif des anciens combattants Camp Hill et le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH étaient inadéquats, pour les raisons suivantes :

Les calendriers et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du Ministère reliés aux soins de longue durée, selon l’architecture des activités de programme 2008-2009, étaient intégrés au budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH, mais le niveau d’activité attendu (voir les objectifs de rendement à la section 2.4) en regard du financement approuvé pour chaque article d’exécution ne l’était pas, sauf dans le cas des services de soins infirmiers directs;
Aucun processus officiel n’était en place pour valider les hypothèses utilisées dans le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH et les affectations de ressources connexes; les facteurs ayant contribué à l’absence d’examen critique sont les suivants :
- le document sur le programme de BASE utilisé pour préparer et valider les hypothèses utilisées dans le budget n’a pas été revu depuis 1992-1993 et ne fournissait pas à la direction de directives suffisantes pour préparer le budget,
- la direction n’a pas suivi le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers, processus obligatoire à ACC, qui prévoit du temps pour effectuer une analyse critique du budget,
- la direction n’a pas validé les hypothèses et les méthodes de calcul des coûts utilisées dans le budget, et, adoptant une approche d’examen critique typique, l’équipe de vérification a constaté ce qui suit :
  - une composition différente du personnel pour les services de soins infirmiers directs à l’ECACCH aurait pu entraîner des économies de 258 000 $ et de 2,2 millions de dollars, si un modèle de soins et un modèle de composition du personnel différents avaient été proposés, ce qui aurait également aidé la RRSC à régler ses problèmes de recrutement, car il y avait et il ya toujours une pénurie d’infirmières autorisées à l’échelle nationale;
  - la RRSC disposait de renseignements qui auraient pu être utilisés par ACC pour valider les hypothèses utilisées dans le budget pour affecter les coûts des services publics; par exemple, un compteur électrique existant aurait pu être utilisé pour mesurer l’électricité réelle consommée à l’ECACCH plutôt que d’estimer la quantité d’électricité consommée en se fondant sur un pourcentage de la superficie en pieds carrés de l’ECACCH par rapport à la superficie totale en pieds carrés du Queen Elizabeth II Health Sciences Centre;
  - le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH n’a pu être préparé en s’appuyant sur des renseignements suffisamment détaillés, puisqu’aucun niveau d’activité (voir les objectifs de rendement à la section 2.4) n’a été inclus en regard des fonds approuvés pour chaque article d’exécution, et n’a pas été préparé au moment opportun puisque le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers, processus obligatoire à ACC, n’a pas été suivi;
  - les prévisions du budget de l’ECACCH qui a été approuvé pour 2008-2009 n’ont pas régulièrement fait l’objet d’un suivi puisque ACC n’a pas obtenu les rapports mensuels préparés par la RRSC pour faire la comparaison entre les prévisions et les résultats réels, et que la seule information sur les coûts prévus au budget et les coûts réels que la direction avait à sa disposition provenait de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007 et ne s’appliquait pas à l’exercice 2008-2009
  - des politiques financières et des pouvoirs financiers ont été établis et communiqués, mais le document sur le programme de BASE, qui n’a pas été adopté officiellement par ACC en tant que politique ou ligne directrice, était périmé, tout comme les lignes directrices sur les examens des coûts de fonctionnement figurant au chapitre 5 du Manuel de contrôle interne;
  - les politiques financières et les pouvoirs financiers n’ont pas été révisés régulièrement dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007, sauf pour garantir l’exécution de la convention cadre de 1992;
  - les lignes directrices sur les examens des coûts de fonctionnement n’ont pas été révisées pour tenir compte des résultats d’un atelier national sur la vérification organisé en 2007, même si la responsabilité à l’égard de cette tâche était claire;
  - il n’y avait pas de renseignements disponibles que la haute direction d’ACC ou un organisme de surveillance aurait pu utiliser pour veiller à ce que l’entente de financement conclue entre ACC et la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH soit conforme aux lois, politiques et pouvoirs pertinents en matière de gestion financière, sauf pour ce qui est de l’information contenue dans la convention cadre relative à l’ECACCH conclue en 1992. Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH ne contenait aucune information sur les politiques et les pouvoirs pertinents pris en considération par le personnel d’ACC au moment de préparer le budget. La conformité aux lois, politiques et pouvoirs en matière de gestion financière a fait l’objet d’un contrôle dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007, mais on ne précisait pas quelles lois, quelles politiques et quels pouvoirs avaient été considérés dans le cadre de l’examen, sauf pour ce qui est de l’entente de 1992 relative à l’ECACCH. Par ailleurs, les documents de travail étaient insuffisants pour nous permettre de donner plus de précisions sur les informations fournies dans le rapport (voir la section 2.3.1).

2.2.1 Information clé en matière de gestion liée aux objectifs organisationnels

Constatations

Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH fournissait des renseignements détaillés pour 29 articles d’exécution (en fonction du codage du rapport détaillé de la RRSC) et contenait des notes détaillées qui fournissaient des renseignements supplémentaires sur la méthode utilisée pour calculer les prévisions de coûts pour chaque article de budget. Le niveau d’activité attendu (voir l’objectif de rendement à la section la section 2.4) en regard du financement approuvé pour chaque article d’exécution n’était pas inclus dans le budget, sauf dans le cas des services de soins infirmiers directs.

En outre, le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH était clairement lié à l’architecture des activités de programme (PAA) de 2007-2008 d’ACC qui comprenait un résultat stratégique, c’est-à-dire faire en sorte que les anciens combattants et les autres clients admissibles atteignent un niveau de bien-être idéal grâce à des programmes et à des services qui leur permettront d’obtenir des soins et des traitements et qui répondront à leurs besoins en matière d’autonomie et de réinsertion. Ce résultat stratégique devait être obtenu par le truchement des programmes offrant des avantages et des services en matière de santé et de réinsertion, une activité de programme qui comprenait des sous-activités liées aux soins de longue durée et aux soins infirmiers.

Le Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants, Partie III, confère au Ministère le pouvoir de fournir des soins de longue durée aux anciens combattants admissibles occupant un lit réservé, et le budget fournit des détails sur les coûts de fonctionnement engagés pour assurer la prestation de 175 lits réservés à des anciens combattants admissibles.

Sommaire

Les calendriers et les ressources nécessaires pour administrer l’entente de financement conclue entre ACC et la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH étaient intégrés au budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH, mais le niveau d’activité attendu (objectifs de rendement) en regard du financement approuvé pour chaque article d’exécution, sauf dans le cas des services de soins infirmiers directs, n’était pas inclus. De plus, les articles d’exécution du budget étaient clairement liés aux objectifs du Ministère relatifs aux soins de longue durée, qui figurent dans l’architecture des activités de programme de 2007-2008, et au pouvoir de fournir des soins de longue durée aux anciens combattants admissibles, qui est prévu par le Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants, Partie III.

2.2.2 Examen critique du budget

Constatations

Lignes directrices sur l’établissement des budgets

La directrice, Qualité des soins, Région de l’Atlantique, a indiqué que le document sur le programme de BASE de 1992-1993 et le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers étaient les seules lignes directrices qui avaient été fournies à l’AC d’ACC pour mener à bien le processus de préparation du budget de 2008-2009. Aucune obligation de préparer le budget de fonctionnement annuel en fournissant des données détaillées pour appuyer les coûts calculés n’était incluse dans le document sur le programme de BASE.

Le document sur le programme de BASE, qui a été préparé en 1992-1993, fournissait des lignes directrices sur les niveaux d’activité ou efforts de services par patient. Le document sur le programme de BASE n’a pas été révisé pour tenir compte des changements survenus au cours des 17 dernières années, notamment la façon dont les établissements fournissent des soins de longue durée et les types et niveaux de soins requis par les vétérans à mesure qu’ils avancent en âge.

Sommaire

Anciens Combattants Canada a préparé des lignes directrices qu’il a communiquées aux participants dans le cadre du processus budgétaire, afin de les aider à préparer le budget. Le document sur le programme de BASE n’a pas été révisé depuis 1992-1993 et ne précisait pas les informations et les détails que devait contenir le budget annuel.

Lignes directrices sur l’analyse critique

Le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers est un processus obligatoire qui a été approuvé par le directeur général, Politiques en matière de programmes et de services, et le directeur général, Finances.

Le processus exigeait que les hôpitaux contractants soumettent des propositions de budget aux fins d’examen trois mois avant le début de l’exercice. La proposition de budget 2008-2009 accordé à la RRSC pour l’ECACCH aurait donc dû être soumise à ACC le 1^er janvier 2008.

Le processus prévoyait également que le personnel des finances de la Région de l’Atlantique d’ACC qui se charge de la surveillance du Programme de soins de longue durée (p. ex., le directeur de district et le spécialiste régional des soins en établissement) aurait dû effectuer un examen détaillé du budget et approuver le budget dans les deux mois de sa réception. Si le personnel de la Région de l’Atlantique d’ACC avait suivi le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers, le budget de 2008-2009 de l’ECACCH aurait dû être examiné et approuvé avant le 1^er mars 2008, alors qu’il ne l’a été officiellement que le 26 juin 2008.

Le personnel de la Région de l’Atlantique n’a pas suivi le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers parce qu’il n’était pas pratique de le faire étant donné qu’il y avait 22 établissements contractants au Canada atlantique et qu’il ne disposait pas de suffisamment de temps pour suivre chaque étape recommandée dans le processus. De plus, comme le poste de spécialiste régional des soins en établissement n’a pas été doté pour une période indéterminée, la Région de l’Atlantique d’ACC n’a pas procédé à un examen critique complet du budget de l’ECACCH, faute de ressource.

Sommaire

Le processus obligatoire normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers prévoyait un calendrier d’établissement du budget qui accordait du temps pour effectuer une analyse critique du budget proposé, notamment en ce qui concerne les hypothèses de base sous-jacentes aux montants de ce dernier. Ce processus n’a pas été suivi dans le cadre du processus de préparation et d’approbation du Budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH.

Hypothèses utilisées dans le budget et affectation des coûts

Le personnel de la Région de l’Atlantique n’a validé ni les articles d’exécution ni les hypothèses utilisées dans le budget de 2008-2009, mais il a cerné les secteurs qui pourraient poser problème dans le cadre de discussions avec les membres de l’équipe de vérification. L’équipe de vérification a sélectionné trois articles d’exécution du budget jugés comme présentant un risque élevé au cours de l’étape de l’enquête préliminaire de la vérification, et a examiné les niveaux des ressources de même que les hypothèses sous-jacentes. Les résultats de cet examen sont présentés, et ils sont illustrés par des exemples.

Composition du personnel offrant des services de soins infirmiers directs

L’équipe de vérification a constaté qu’une composition différente du personnel offrant des services de soins infirmiers directs aurait pu entraîner des possibilités d’économies annuelles pour ACC à l’ECACCH, tout en aidant la RRSC à régler ses problèmes de recrutement découlant de la pénurie d’infirmières autorisées à l’échelle nationale. Le changement apporté au niveau de la composition du personnel était fondé sur le modèle de composition du personnel du ministère de la Santé de la Nouvelle-Écosse et le modèle de soins de l’ECACCH élaboré par le directeur des services aux anciens combattants de la RRSC. Le modèle de soins du ministère de la Santé de la Nouvelle-Écosse ne prévoyait pas la prestation de soins en phase postaigüe et en phase subaigüe, ce qui est significativement différent de la norme des soins de santé à l’ECACCH, mais il a été inclus pour illustrer la gamme d’options possibles à considérer.

L’équipe de vérification estime que les économies annuelles auraient pu atteindre entre 258 000 $ et 2,2 millions de dollars, selon le modèle de soins et le modèle de composition du personnel du ministère de la Santé de la Nouvelle-Écosse, respectivement. Les possibilités d’économies annuelles ont été confirmées par la directrice, Qualité des soins, Région de l’Atlantique d’ACC. Le modèle de soins de la RRSC proposait le même niveau de soins que celui qui est fourni aux anciens combattants à l’ECACCH. Le niveau de soins fourni selon le modèle du ministère de la Santé de la Nouvelle-Écosse était fondé sur la norme de la qualité des soins fournis aux résidents de la province de la Nouvelle-Écosse.

Affectation des coûts des services publics

L’équipe de vérification a constaté que la RRSC disposait de renseignements qui auraient pu être utilisés par ACC pour valider les hypothèses utilisées dans le budget pour affecter les coûts des services publics. Une partie du coût total de l’électricité et du combustible pour chauffage pour l’ensemble du Queen Elizabeth II Health Sciences Centre a été affectée au budget de l’ECACCH, en se fondant sur l’hypothèse que le pourcentage de la superficie en pieds carrés de l’ECACCH par rapport au pourcentage total de la superficie en pieds carrés du Queen Elizabeth II Health Sciences Centre était une méthode acceptable pour estimer les coûts réels des services publics liés à l’exploitation de l’ECACCH.

Des compteurs permettant de mesurer l’énergie réelle consommée procureraient sans doute une méthode plus exacte pour affecter les coûts des services publics aux opérations de l’ECACCH. Il y avait aux installations physiques de la RRSC un compteur électrique qui permettait de mesurer l’électricité réelle consommée à l’ECACCH. La RRSC avait installé un compteur dans ses installations physiques pour mesurer le débit réel de vapeur distribuée dans une école secondaire adjacente et utilisait le relevé de ce compteur pour facturer l’école secondaire (conseil scolaire) pour les services thermiques fournis. Anciens Combattants Canada pourrait demander à la RRSC s’il est possible d’installer un compteur de vapeur afin de mesurer le débit réel de vapeur distribué à l’ECACCH et si le coût d’installation du compteur peut être estimé.

L’équipe de vérification a en outre examiné le caractère raisonnable de la formule d’affectation actuellement utilisée pour estimer les coûts en huile de chauffage. L’équipe de vérification a constaté qu’il y avait deux installations physiques au Queen Elizabeth II Health Sciences Centre, et que le Halifax Infirmary Campus, où est situé l’ECACCH, était chauffé par l’une de ces installations. Une formule de rechange pour estimer le coût de chauffage à l’huile lié aux opérations de l’ECACCH aurait été d’effectuer le calcul en fonction du coût total du combustible consommé aux installations physiques du Halifax Infirmary Campus, attribué pour la superficie en pieds carrés de l’ECACCH en tant que pourcentage de la superficie totale interne des bâtiments situés sur le complexe du Halifax Infirmary Campus. L’équipe de vérification a également observé qu’un certain espace à l’ECACCH n’était pas utilisé à pleine capacité et que cette question devrait être examinée par ACC dans le cadre du processus de validation du budget, afin de déterminer si cet espace pouvait être cédé à la RRSC.

Frais généraux d’administration

Le document sur le programme de BASE de 1992-1993 prévoyait une discussion sur les types de coûts que les établissements contractants incluaient normalement dans leurs frais généraux relatifs au fonctionnement (p. e., finances, personnel, assurance, etc.). Le document sur le programme de BASE indiquait que ces coûts devraient être examinés afin d’en déterminer le caractère raisonnable et que le taux visé pour les frais généraux d’administration aurait dû représenter 10 % des frais totaux de tous les autres services hôteliers et services résidentiels qui ne sont pas inclus dans la définition de frais généraux. Le 4 juillet 2005, ACC et la RRSC ont convenu de réduire les frais généraux d’administration de 10 % à 9 % parce que les budgets antérieurs de l’ECACCH approuvés par ACC contenaient des articles d’exécution distincts pour huit services administratifs (pour un total de 221 000 $ en 2008-2009). Anciens Combattants Canada a insisté pour que le coût de ces huit services administratifs soit toujours inclus dans le regroupement des coûts liés aux frais d’administration de 10 %, et supprimé du budget, ou pour que le coût des huit services administratifs soit toujours inclus en tant qu’articles d’exécution distincts du budget et que les frais d’administration soient réduits de 1 %, afin de s’assurer qu’ACC n’a pas à payer deux fois pour le coût de ces services.

L’équipe de vérification a examiné le caractère raisonnable du taux de 9 % des frais généraux d’administration dans lebudget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH pour les services d’hébergement et les services hôteliers. L’équipe de vérification a demandé qu’on lui fournisse une liste détaillée des regroupements de coûts des frais généraux, y compris les bases de répartition afin de déterminer le caractère raisonnable du taux de 9 % des frais généraux. Le coordonnateur des finances des Services de santé, qui est responsable des finances de l’ECACCH, a indiqué que cette information était disponible sous forme de résumé, mais qu’il ne pouvait pas fournir une liste détaillée de ces coûts. Par conséquent, l’équipe de vérification n’a pas été en mesure de procéder à cet examen en raison de la limite quant à l’étendue.

Sommaire

La directrice, Qualité des soins, Région de l’Atlantique, n’a pas validé et documenté les hypothèses et affectations de ressources connexes ni les méthodes de calcul des coûts utilisées pour préparer les éléments du budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH. L’équipe de vérification a procédé à l’examen de trois articles d’exécution à risque élevé du budget, qui avaient été relevés au cours de la phase de planification de la vérification, à titre d’exemples permettant d’illustrer un processus de validation utilisé pour examiner les niveaux des ressources et les hypothèses sous-jacentes du budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH, et a constaté ce qui suit :

une composition du personnel différente pour les services de soins infirmiers directs aurait pu entraîner des possibilités d’économies annuelles pouvant atteindre entre 258 000 $ et 2,2 millions de dollars pour ACC à l’ECACCH, selon le modèle de soins et le modèle de composition du personnel du ministère de la Santé de la Nouvelle-Écosse, respectivement, et aurait pu aider la RRSC à régler ses problèmes de recrutement en raison de la pénurie d’infirmières autorisées à l’échelle nationale;
la RRSC disposait de renseignements qui auraient pu être utilisés par ACC pour valider les hypothèses utilisées dans le budget pour affecter les coûts des services publics. Par exemple, un compteur électrique existant aurait pu être utilisé pour mesurer l’électricité réelle consommée à l’ECACCH plutôt que d’estimer la quantité d’électricité consommée en se fondant sur un pourcentage de la superficie en pieds carrés de l’ECACCH par rapport à la superficie totale en pieds carrés du Queen Elizabeth II Health Sciences Centre.

2.2.3 Détails du budget

Constatations

Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH ne contenait pas d’information sur le niveau d’activités attendu (niveaux de travail) en regard des ressources financières approuvées pour chaque article d’exécution, si ce n’est du nombre d’heures consacrées à la prestation de services de soins infirmiers directs par jour et par client, lequel aurait pu faire l’objet d’un suivi après 2007 (voir les observations sur la mesure du rendement à la section 2.4). De plus, les gestionnaires n’avaient pas de cible prévue au budget en matière d’activité pour chaque article d’exécution, ce qui leur aurait permis d’effectuer une surveillance en cours d’exercice et de déterminer si les ressources budgétisées étaient suffisantes pour fournir le niveau d’activité attendu.

Sommaire

La Région de l’Atlantique d’ACC n’a pas suivi le processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers pour préparer le budget de fonctionnement annuel de l’ECACCH de 2008-2009. Le budget n’était pas suffisamment détaillé du fait qu’il ne contenait pas de niveaux d’activité prévus au budget (objectifs de rendement) pour chaque échelon de gestion à ACC et à la RRSC, ce qui aurait permis d’assurer le suivi des activités en cours d’exercice et d’apporter les corrections nécessaires.

2.2.4 Prévisions

Constatations

Rapport sur la comparaison des prévisions aux résultats réels

Anciens Combattants Canada n’a pas effectué de suivi des prévisions budgétaires par rapport aux résultats réels en cours d’exercice. Les résultats réels pour l’ECACCH, exercice 2006-2007, ont été examinés dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007, lequel a été effectué après que la vérification externe des états financiers de la RRSC fut complétée en mai 2007. L’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007 a été complété en décembre 2008, soit dix-neuf mois après la vérification externe des états financiers de l’établissement contractant.

Au cours de la réunion de bilan avec le personnel de la Région de l’Atlantique d’ACC, l’équipe de vérification a été informée que les travaux sur place de l’examen des coûts de fonctionnement 2006-2007 de l’ECACCH avaient été menés à bien et que l’examen de l’ébauche du rapport était en cours.

La RRSC a produit des rapports mensuels sur « la comparaison des prévisions aux résultats réels » pour chaque centre de responsabilité à l’ECACCH. Ces rapports présentaient les coûts réels encourus pour chaque centre de responsabilité par rapport au budget mensuel établi pour chaque article d’exécution. Le personnel du bureau régional de l’Atlantique n’avait pas demandé à la RRSC de lui fournir de rapports mensuels sur « la comparaison des prévisions aux coûts réels ».

La RRSC a ajusté le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH afin d’inclure des ajustements au titre des augmentations de salaire. Des ajustements au titre des augmentations de salaires étaient requis du fait que la RRSC applique les principes de la comptabilité d’exercice et consigne ses dépenses au cours de la période où elles sont engagées. Anciens Combattants Canada a accordé un financement à la RRSC en se fondant sur les dépenses en espèces réelles encourues et a fourni un ajustement du financement pour les augmentations de salaires lorsque ceux-ci étaient payés par la RRSC.

Analyse des écarts

Le gestionnaire, Services financiers, Atlantique, a indiqué que l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007 comprenait des procédures visant à relever les écarts importants pour chaque article d’exécution du budget. Il n’y avait ni document de travail pour documenter ces procédures dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007 ni de définition de ce que constituait un écart important (voir la section 2.3.2). L’information datait de 19 mois et n’aurait pas été utile pour expliquer les écarts de budget.

Sommaire

Les prévisions du budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH n’ont pas régulièrement fait l’objet d’un suivi puisque ACC n’a pas obtenu les rapports mensuels préparés par la RRSC pour faire la comparaison entre les prévisions et les résultats réels, et que la seule information sur les coûts prévus au budget et les coûts réels que la direction avait à sa disposition provenait de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007, lequel ne s’appliquait pas à l’exercice 2008-2009.

2.2.5 Politiques et pouvoirs en matière de gestion financière

Constatations

La Région de l’Atlantique d’ACC a utilisé les politiques et pouvoirs clés suivants en matière de gestion financière liés au financement accordé à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH :

Manuel des politiques – Programmes pour anciens combattants, volume deux, chapitre 4, Soins de longue durée (révisé en 2006)
Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants (les modifications ont été publiées dans la Gazette du Canada)
Document sur le programme de BASE (1992-1993)
Manuel de contrôle interne, chapitre 5, portant sur les examens visant les établissements de soins de santé (révisé en 1991)
Processus normalisé relatif à l’approbation du budget et au cycle d’établissement des rapports financiers
Processus d’approbation des propositions de financement des établissements contractants (révisé en 2006)
Politiques du Conseil du Trésor disponibles sur le site intranet.

Le personnel d’ACC qui était responsable de l’examen des coûts de fonctionnement et de la préparation de budget de fonctionnement annuel de l’ECACCH a indiqué que les politiques et les pouvoirs financiers étaient disponibles et à jour, sauf en ce qui concerne le chapitre 5 du Manuel de contrôle interne, qui porte sur les examens visant les établissements de soins de santé. Il a également indiqué que le document sur le programme de BASE n’avait pas été adopté officiellement par ACC en tant que politique ou ligne directrice, et que ce document n’avait pas été révisé depuis 1992-1993.

Sommaire

Le document sur le programme de BASE n’a pas été adopté officiellement par ACC en tant que politique ou ligne directrice, n’a pas été mis à jour et était périmé, tout comme le chapitre 5 du Manuel de contrôle interne, qui porte sur les examens visant les établissements de soins de santé. Les politiques et les pouvoirs financiers étaient connus et compris par le personnel d’ACC chargé d’effectuer l’examen des coûts de financement et de préparer le budget annuel de fonctionnement de l’ECACCH et ont été communiqués de façon efficace par l’entremise de manuels et du site intranet du Secrétariat du Conseil du Trésor.

2.2.6 Politiques et pouvoirs en matière de gestion financière examinés régulièrement

Constatations

Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH ne contenait aucune information sur les politiques et les pouvoirs pertinents pris en considération par le personnel d’ACC au moment de préparer le budget. L’équipe de vérification a constaté que les lignes directrices sur les examens des coûts de fonctionnement avaient pour objet de s’assurer que les fonds accordés par ACC étaient utilisés conformément aux conditions convenues (accord de transfert, protocole d’entente, etc.) et aux lois et règlements précis en matière de soins de santé qui régissent les soins dispensés aux anciens combattants.

Le rapport de l’examen des coûts de fonctionnement indiquait que les fonds avaient été utilisés conformément aux conditions de l’entente relative à l’ECACCH (autre nom utilisé par ACC pour la convention cadre relative à l’ECACCH conclue en 1992), mais ne précisait pas si les fonds avaient été utilisés conformément aux lois et règlements précis en matière de soins de santé qui régissent les soins dispensés aux anciens combattants.

Sommaire

Les politiques financières et les pouvoirs financiers liés aux fonds accordés à la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH n’ont pas été révisés régulièrement dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007, sauf pour garantir l’exécution de la convention cadre de 1992.

2.2.7 Surveillance de la conformité aux lois, politiques et pouvoirs financiers

Constatations

Le directeur régional, Services ministériels, et la gestionnaire, Finances, Région de l’Atlantique, étaient chargés de s’assurer que les hôpitaux/établissements de soins de longue durée contractants respectaient leur entente, leur budget annuel approuvé et les dispositions de la LGFP en regard des exigences relatives à la vérification des paiements anticipés, mais ils n’ont pas fourni de précisions quant au respect de la conformité à d’autres politiques financières et pouvoirs financiers dans les hôpitaux/établissements de soins de longue durée contractants.

Le chef, Contrôle interne ministériel, était chargé de définir des caractéristiques et des critères fonctionnels pour les évaluations de l’assurance de la qualité et de la gestion des risques financiers en cours associées aux subventions, contributions et dépenses de fonctionnement, afin d’assurer la conformité aux lois, aux règlements et politiques financières des organismes centraux et des ministères établis en vertu de la loi, aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) et aux nouvelles directives relatives à la gestion financière au gouvernement.

Le budget approuvé 2008-2009 d’ACC-ECACCH ne contenait aucune information sur les lois, politiques et pouvoirs pertinents que le personnel d’ACC a pris en considération au moment de préparer le budget. L’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007 a révélé que les fonds avaient été utilisés conformément aux conditions de l’l’entente de 1992 relative à l’ECACCH (autre nom utilisé par ACC pour désigner la convention cadre relative à l’ECACCH conclue en 1992) et ne précisait pas si les fonds avaient été utilisés conformément aux lois et règlements précis en matière de soins de santé qui régissent les soins dispensés aux anciens combattants. Comme il n’y avait aucun document de travail pour étayer le rapport (voir la section 2.3.2), la haute direction d’ACC ou un organisme de surveillance donné ne disposait d’aucun renseignement pour vérifier que l’entente de financement conclue entre ACC et la RRSC pour assurer l’accès prioritaire à des lits à l’ECACCH était conforme aux lois, politiques et pouvoirs en matière de gestion financière.

Sommaire

La conformité aux lois, politiques et pouvoirs en matière de gestion financière a fait l’objet d’un contrôle dans le cadre de l’examen par ACC des coûts de fonctionnement de l’ECACCH en 2006-2007. Comme les documents de travail étaient insuffisants pour déterminer quelles lois, quelles politiques et quels pouvoirs avaient été examinés, sauf pour assurer l’exécution de l’entente de 1992 relative à l’ECACCH, la haute direction d’ACC ou un organisme de surveillance donné ne disposait pas de suffisamment d’informations pour exercer sa responsabilité liée au contrôle de la conformité.

2.2.8 Recommandations et plans d’actions de la direction

Recommendation 4 (ESSENTIEL)

Que le directeur général, Finances, élabore des lignes directrices précises sur le processus d’établissement des budgets. Que ces lignes directrices fournissent une orientation sur les détails des budgets et les processus en place pour cerner les secteurs de risque pour la validation et les mesures du rendement (financier et non financier), afin de faciliter la surveillance en cours d’exercice. Que le processus d’établissement des budgets soit également amorcé plus tôt durant l’année, de façon à présenter à la RRSC un budget approuvé pour l’ECACCH en temps opportun (p. ex., dans les deux premiers mois de l’exercice).

Réponse de la direction :

La direction accepte la recommandation. Il y a deux volets à la recommandation :

Élaborer des lignes directrices sur l’établissement des budgets de fonctionnement à l’intention des établissements contractuels de soins de santé, qui guideront les gestionnaires au cours des discussions avec les établissements en ce qui concerne le type et la définition des services, l’établissement des coûts, les indicateurs de rendement, etc. pour la surveillance en cours d’exercice. (Programmes des soins continus et Finances en collaboration)
Préciser et rédiger le processus d’approbation du financement sur plusieurs exercices. (Finances)

Plan d’action de la direction
Mesures correctives à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité)	Date cible
1a) Les travaux d’élaboration du processus d’établissement du budget seront exécutés par contrat, mais ne seront pas achevés en 2009-2010. La date prévue d’achèvement est le 30 septembre 2010. Le processus fournira une orientation assez détaillée aux régions sur la négociation des budgets comprenant tous les éléments requis.	DG Finances en collaboration avec le directeur, Programmes de soins continus	30 septembre 2010
1b) Les lignes directrices initiales seront élaborées à temps pour le processus d’établissement du budget 2010-2011. Elles seront générales et permettront une très grande souplesse à l’échelle régionale pour l’adaptation des exigences à chaque établissement, mais elles favoriseront la détermination des services attendus.	DG Finances en collaboration avec le directeur, Programmes de soins continus	31 janvier 2010
2) Examiner et modifier le « Processus d’approbation du financement » pour qu’il comprenne la détermination et la précision des critères d’approbation du financement sur plusieurs exercices et le niveau d’approbation requis.	DG Finances	30 novembre 2009

Recommendation 5 (ESSENTIEL)

Que la directrice, Qualité des soins, Région de l’Atlantique, examine le budget de l’ECACCH approuvé par ACC et fasse le suivi des secteurs à risque élevé (notamment celui de l’élaboration de mesures du rendement).

Réponse de la direction

La direction accepte le besoin de déterminer les secteurs de risque élevé qui doivent faire l’objet d’une évaluation au cours du cycle budgétaire de sorte qu’ACC reçoive les services pour lesquels il a fourni des fonds.

La gestion accepte l’importance de la mesure du rendement et de la charge de travail. Les niveaux d’activité peuvent servir à appuyer les niveaux financiers s’ils sont fournis par l’établissement sous une forme qui peut être traduite en des données utiles en temps opportun, particulièrement sur les services partagés aux résidents et les services de soutien.

Plan d’action de la direction
Mesures correctives à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité)	Date cible
Élaborer les critères servant à déterminer ce qui constitue un secteur de risque pour divers domaines.	Directeur, Qualité des soins, Atlantique	31 octobre 2009
Déterminer les secteurs de risque.	Directeur, Qualité des soins, Atlantique	15 novembre 2009
Consulter l’analyste financier, RRSC, pour déterminer la méthode d’allocation la plus adéquate.	Directeur, Qualité des soins, Atlantique	30 novembre 2009
Discuter des protocoles adéquats pour l’achat, les rénovations, l’entretien de l’équipement, etc. avec les représentants de la RRSC.	Directeur, Qualité des soins, Atlantique	31 janvier 2010
En correspondance avec le Programme d’assurance de la qualité, définir les indicateurs et les lignes directrices de mesure de la charge de travail convenable visant les établissements contractuels. Demander aux établissements de fournir tous les mois ou trimestres les données à l’appui des niveaux de financement d’ACC. Les niveaux d’activités seront associés au processus d’analyse des écarts.	Directeur, Qualité des soins, Atlantique	1^er avril 2010

Recommendation 6 (ESSENTIEL)

Que le directeur, Programmes de soins continus, adopte une politique qui prévoit des postes d’aide-soignant et d’assistant en soins continus dans la composition du personnel fournissant des services de soins infirmiers directs à l’ECACCH. Par ailleurs, que le document sur le programme de BASE soit mis à jour afin de tenir compte de ce changement.

Réponse de la direction :

En août 2008, ACC a approuvé la stratégie de soins de longue durée. À titre d’élément de la Stratégie, la Direction des programmes de soins continus (DPSC) a adopté des principes qui appuient la décision du Ministère d’accepter et de se préparer à utiliser les normes provinciales d’admission des anciens combattants dans des établissements de soins de longue durée où se trouvent des lits retenus par contrat afin de leur prodiguer des soins. Les normes de soins comprennent des modifications de la composition du personnel chargé de la prestation directe des soins. Conformément à la Stratégie et au respect des normes provinciales, le modèle de dotation modifié de l’ECACCH permettant la souplesse en matière de complément et de composition du personnel a été approuvé en juin 2009. Le changement facilitera également la prestation des soins par l’ECACCH aux anciens combattants dans les cas où il est difficile d’obtenir les services de certaines catégories de professionnels de la santé. Pour ce qui est des programmes spécialisés exigeant un personnel de composition différente, la DPSC continuera d’utiliser ses propres critères relatifs aux résultats et mécanismes d’approbation du financement.

La Direction des programmes de soins continus entreprendra l’examen du document sur le Programme de BASE (il sert de guide sur les niveaux de service visant à élaborer et confirmer les prises en charge dans le Budget) afin de déterminer sa pertinence du point de vue de l’environnement actuel des soins de longue durée.

Plan d’action de la direction
Mesures correctives à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité )	Date cible
1) Adopter une politique qui prévoit l’affectation d’aides aux soins personnels.	DPSC	Achevé
2a) Examiner le document sur le Programme de BASE pour déterminer sa pertinence du point de vue de l’environnement actuel de SLD.	DPSC	31 octobre 2009
2b) Mettre le document sur le Programme de BASE à jour s’il est jugé pertinent.	DPSC	31 janvier 2010

Recommendation 7 (IMPORTANT)

Que le directeur, Qualité des soins, région de l’Atlantique :

demande à obtenir des relevés du compteur d’électricité de l’ECACCH;
effectue une analyse coûts-avantages de l’installation d’un compteur de vapeur à l’ECACCH.

Réponse de la direction :

La direction accepte que des processus additionnels d’information doivent être mis en place à l’ECACCH et entre ACC et le RRSC de sorte qu’ACC reçoive les services pour lesquels il paie, p. ex. les compteurs d’électricité.

Plan d’action de la direction
Mesures correctives à prendre	BPR (Bureau de première responsabilité)	Date cible
Examiner les secteurs où des compteurs peuvent être installés pour mesurer l’utilisation d’électricité précise de l’ECACCH. Collaborer avec la RRSC de sorte que les coûts directs soient appliqués plutôt que la superficie des locaux, ce qui ne correspond pas à l’utilisation réelle.	Directeur, Qualité des soins, Atlantique	31 janvier 2010

Date de modification :: 2022-01-18