Annexe A - Objectifs de la vérification, contrôles de gestion de base et criteres de vérification pertinents

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La vérification interne a été élaborée, exécutée et examinée afin de fournir un niveau d’assurance élevé, selon l’ensemble des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor, sur les contrôles de gestion d’ACC associés au Programme de soins en résidence à l’ECACCH. La vérification a été axée sur le cadre élaboré par le Bureau du contrôleur général (BCG) pour les contrôles de gestion de base. Le cadre résume les contrôles de gestion de base qu’il est raisonnable de trouver dans tous les ministères et organismes fédéraux, et il précise également les critères de vérification qui pourraient servir à évaluer les contrôles en question. Les contrôles de gestion de base et les critères de vérification pertinents qui suivent ont été sélectionnés à partir du cadre du BCG pour chaque objectif de vérification.

Objectif de vérification 1a)

Évaluer l’adéquation des contrôles de gestion relatifs aux ententes de financement entre la Régie régionale de la santé Capital et Anciens Combattants Canada pour les services offerts à l'Édifice commémoratif des anciens combattants Camp Hill afin de donner l’assurance :

de la structure de responsabilité associée au financement accordé à la RRSC par ACC (Section 2.1);

Contrôles de gestion de base et critère relatif à la vérification
Contrôles de gestion de base	Critère relatif à la vérification
Structure de responsabilité :
AC-1. Les pouvoirs et la responsabilité sont clairs et communiqués.	a. Les responsabilités et les attentes en matière de rendement dont les gestionnaires et les superviseurs sont tenus responsables sont définies officiellement et clairement communiquées. Les descriptions de travail ou les ententes de rendement doivent avoir été établies à cette fin et être à jour. b. Les tâches et responsabilités des employés en matière de contrôle sont clairement définies. c. Le pouvoir est officiellement délégué et le pouvoir délégué est en adéquation avec les responsabilités des particuliers.
AC-2. Les employés entérinent officiellement la compréhension et l'acceptation de leur responsabilité.	a Les discussions périodiques sur le rendement ou l’examen périodique des descriptions de travail par les employés assurent une compréhension claire des responsabilités. b. Un système officiel est en place pour la reconnaissance officielle de la compréhension et de l'acceptation des responsabilités. c. Le personnel de supervision rencontre périodiquement les employés afin d'examiner le rendement au travail et de proposer des améliorations.
Politiques et programmes :
PP-3. La surveillance des options relativement à l’élaboration des politiques et des programmes a lieu périodiquement et en temps voulu.	a. La surveillance a lieu périodiquement et les résultats du rendement et les résultats financiers font l’objet de rapports acheminés à l’échelon de gestion requis. b. Les activités d’évaluation de programme servent à définir les forces, les faiblesses et les répercussions (intentionnelles ou involontaires) ainsi que des méthodes de rechange pour l’élaboration des politiques, des programmes et des initiatives. c. La haute direction (décideurs) participe à l’examen périodique des résultats de la consultation, de la recherche et de l’analyse.

Audit Objective 1(b)

Évaluer l'adéquation des contrôles de gestion relatifs aux ententes de financement entre la Régie régionale de la santé Capital et Anciens Combattants Canada pour les services offerts à l'Édifice commémoratif des anciens combattants Camp Hill afin de donner l'assurance :

sur les principaux processus de gestion financière relatifs au Programme de soins en établissement à l'Édifice commémoratif pour anciens combattants Camp Hill et le budget approuvé 2008-2009 à l’intention de la RRSC (Section 2.2);

Les contrôles de gestion de base et les critères de vérification
Contrôle de gestion de base	Critères relatifs à la vérification
Gérance, planification et établissement du budget :
ST-1. Les activités, les calendriers et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs sont intégrés au budget.	a. Un budget clair a été établi et distribué aux principales personnes participant au processus de budgétisation, avant le processus budgétaire. b. Les postes du budget peuvent être clairement associés à des objectifs organisationnels.
ST-2. Un processus officiel est en place pour contester les hypothèses et les affectations de ressources connexes dans les budgets.	a. Des lignes directrices en vue de faciliter l’élaboration du budget ont été élaborées et communiquées aux personnes participant au processus budgétaire. b. Les lignes directrices obligent les participants à étayer les mémoires budgétaires, notamment les comparaisons des montants historiques, les prévisions prospectives, les hypothèses sous-jacentes, etc. c. Le budget prévoit du temps pour effectuer une analyse critique du budget proposé, notamment pour contester les hypothèses sous-jacentes, sur lesquelles reposent les montants proposés. d. Les hypothèses et ressources connexes prévues dans le budget sont contestées et les décisions résultant de ce processus de contestation sont consignées.
ST-3. Un budget est établi en temps opportun et il renferme suffisamment de détails.	a. Le budget est établi avant l’exercice visé ou peu de temps après (pas plus de deux mois après le début de l’exercice). b. Le budget peut être réparti de façon à ce que les personnes possédant les autorisations et responsabilités budgétaires soient bien conscientes des montants qui leur sont accordés. c. Les budgets doivent être suffisamment détaillés pour chaque niveau de gestion.
ST-4. Les budgets doivent être suffisamment détaillés pour chaque niveau de gestion.	a. Les rapports faisant état des résultats réels par rapport aux montants prévus sont établis à intervalles réguliers, afin de permettre aux personnes dotées d’autorisations et de responsabilités budgétaires de surveiller le budget et les prévisions en fonction des objectifs organisationnels et de faciliter la prise de décisions, notamment la réaffectation des ressources. b. Les personnes dotées d’autorisations et de responsabilités budgétaires participent aux décisions visant à modifier les affectations budgétaires. c. Les écarts importants par rapport au budget sont définis et expliqués.
Gérance, politiques relatives à la gestion financière :
ST-5. Les politiques et les pouvoirs en matière de gestion financière sont établis et communiqués.	a. L’organisation adopte des politiques en matière de gestion financière ou applique les politiques du Conseil du Trésor. b. Les politiques en matière de gestion financière sont communiqués efficacement (elles sont accessibles dans le site intranet de l’organisation, elles sont publiées ou on renvoie aux politiques du Conseil du Trésor par courriel ou par d’autres moyens de correspondance). c. Les politiques et pouvoirs financiers sont connus et compris des employés.
ST-6. Les autorisations et politiques de gestion financière sont communiquées, examinées et révisées, au besoin.	a. On possède la capacité et les moyens de déterminer, de respecter et d'appliquer les politiques des organismes centraux qui ont un lien d'interdépendance directe avec la délégation des pouvoirs financiers et de surveiller la conformité à ces politiques. b. La responsabilité à l'égard de l'examen et de la révision des pouvoirs financiers et des politiques connexes de gestion financière est clairement établie et communiquée par le truchement des descriptions de travail, des organigrammes, du mandat des directions générales ou du Secteur, etc. Cette responsabilité est connue, comprise et appliquée en conséquence. c. Il existe des éléments de preuve d'examen ou de révision périodique (p. ex., des politiques révisées récemment, des notes de décision indiquant que des politiques ont été examinées et qu'il a été décidé de les modifier ou non). d. Le fondé de pouvoir compétent approuve la révision de politiques et de pouvoirs.
ST-7. L'application des lois, politiques et pouvoirs en matière de gestion financière fait l'objet d'une surveillance régulière.	a. La responsabilité en matière de surveillance de la conformité avec les lois, les politiques et les pouvoirs de gestion financière est claire et communiquée par le truchement des descriptions de travail, des organigrammes, du mandat des directions générales ou du Secteur, etc. La responsabilité est appliquée en conséquence et les résultats de la surveillance sont consignés et acheminés à la direction. b. La haute gestion surveille les rapports concernant la conformité. c. Les rapports soumis à l'organisme de surveillance comprennent une déclaration qui précise clairement s'il y a conformité ou si des infractions ont été relevées.

Objectif de vérification 1c)

sur les politiques et les procédures en place de sorte à ce qu’ACC exécute le Programme de soins en établissement conformément au Nova Scotia Master Agreement, au protocole d’entente entre ACC et l’Édifice commémoratif des anciens combattants Camp Hill et au Règlement sur les soins de santé pour anciens combattants;

Pour satisfaire cet objectif de la vérification, SVC évaluera l’adéquation de l’Examen opérationnel 2006-2007 mené par ACC pour vérifier que les principaux contrôles de gestion suivants sont en place et sont vérifiés dans le cadre de l’Examen opérationnel (Section 2.3) :

Les contrôles de gestion de base et les critères de vérification
Contrôle de gestion de base	Critères de vérification
Gérance, production de rapport :
ST-22. La direction a mis en place des processus pour déterminer, solliciter, évaluer et gérer les contrats de tierces parties.	a. Les processus en place respectent les exigences des lois et des règlements pertinents de même que les politiques du CT, et sont compatibles avec les valeurs, l’éthique et les codes de déontologie de l’organisme. b. Les processus sont compris et respectés. c. Pour les services fournis par des tiers, la direction a mis en œuvre un programme de surveillance des activités.
Gérance, Traitement des transaction :
ST-10. Les transactions sont codées et consignées de façon appropriée, en temps utile, pour appuyer le traitement précis et opportun de l’information.	a. Les transactions financières sont codées et traitées de façon efficiente et opportune, par exemple : - la liste des créditeurs et des débiteurs est contrôlée; - les paiements et les factures sont traités dans un délai de cinq jours ouvrables; - le rapprochement des écritures des grands livres auxiliaires se fait à chaque mois. b. Des contrôles existent pour assurer l’exactitude du codage et du traitement des transactions (p. ex. totaux de lots, conciliations, examen de supervision, approbation de la direction, etc.).
ST-11. Il existe des contrôles appropriés d’applications des systèmes.	a. Il existe des contrôles d’accès logiques pour assurer l’accès aux systèmes, aux données et aux programmes et seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux systèmes (p. ex. les systèmes exigent un mot de passe et un code d’utilisateur pour ouvrir une session). b. Il existe des procédures pour assurer l’efficacité des mesures d’authentification et d’accès et elles sont appliquées.
ST-12. Les dossiers et données sont conservés conformément aux lois et règlements applicables.	a. Les données et documents comptables sont établis en fonction des principes comptables généralement reconnus, de même qu’en vertu des lois et règlements gouvernementaux. b. La responsabilité en matière de contrôle de gestion de l’information est clairement attribuée.
ST-13. Les tâches sont réparties de façon appropriée.	a. Les personnes responsables de l’émission de l’engagement aux termes de l’article 32 de la LGFP et/ou de l’approbation des paiements aux termes de l’article 34 de la LGFP liés aux transactions ne sont pas les mêmes personnes que les responsables de l’approbation des demandes de paiements aux termes de l’article 33 de la LGFP. b. Les fonctions incompatibles ne sont pas combinées.
Gérance, surveillance :
ST-14. Les biens et les livres comptables sont vérifiés périodiquement.	a. L’exigence de comparer les biens et les livres comptables est consignée. b. La responsabilité de comparer les biens et les livres comptables est connue, comprise et appliquée. c. Les comparaisons sont examinées par un supérieur, et les écarts font l’objet d’un suivi en temps opportun.
ST-15. L’organisation effectue des examens pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les données réelles et les données prévues.	a. La nécessité de comparer et d’expliquer les écarts est consignée. b. La responsabilité en matière de comparaison et d’explication des écarts est connue et comprise et elle est appliqué en conséquence. c. La gestion examine les rapports sur les écarts financiers.
ST-16. La direction compare les résultats obtenus en fonction des attentes et ce, à intervalles réguliers.	a. Il existe des preuves d’un examen par la direction (p. ex. une signature). b. L’examen de la direction est continuel et opportun.
ST-17. La direction réaffecte les ressources de façon à faciliter l’atteinte des objectifs et l’obtention des résultats.	a. La direction examine les résultats en vue de la prise de décisions ayant une incidence sur l’exécution du programme. b. La réaffectation des ressources est justifiée.

Objectif de vérification 1d)

sur la gestion du rendement (Section 2.4).

Les contrôles de gestion de base et les critères de vérification
Contrôles de gestion de base	Critères de vérification
RP-2. La direction a déterminé les mesures de rendement appropriées relatives aux résultats planifiés.	a. Les résultats planifiés sont réalisables et mesurables. b. Les stratégies de mesure du rendement sont en place et appliquées dans le cas des politiques, programmes et initiatives nouvelles ou remaniées. c. Les mesures de rendement sont examinées périodiquement et mises à jour au besoin.
RP-3. La direction surveille le rendement réel par rapport aux résultats prévus et modifie son plan d'action au besoin.	a. La responsabilité de surveiller et mettre à jour les mesures de rendement est claire et communiquée. b. La direction a établi une fonction d’évaluation adéquate et apte qui mène ses activités conformément aux politiques du SCT et aux saines pratiques professionnelles. c. Les résultats de la mesure du rendement sont consignés et acheminés aux niveaux de pouvoir requis (selon les exigences de rapport établies) et sont considérés lors de la prise de décision. d. La surveillance active est démontrée.
RP-4. Les résultats de rendement sont considérés lors des évaluation des membres de la direction et du personnel.	a. Les évaluations annuelles du personnel (aux échelons pertinents) comprennent la considération des résultats de rendement. b. L’atteinte des résultats de rendement ou leur manquement est un facteur direct de l’évaluation du personnel (aux échelons pertinents).

Date de modification :: 2022-01-18