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3.1.1 Initiatives de changement (nouveaux pouvoirs délégués)

Le Ministère vit une période de changement et il est important que ces changements soient gérés de façon adéquate.  Il faut diffuser l’information en temps opportun aux personnes chargées de la mise en œuvre des changements pour le Ministère, et acheminer l’information efficacement aux utilisateurs touchés directement par la nouvelle initiative de changement.  Il faut également rallier le personnel concerné de sorte à cerner les lacunes et les faiblesses.

Le changement aux pouvoirs délégués est la plus récente initiative de changement à être mise en œuvre.  La nouvelle délégation des pouvoirs vise à donner plus de pouvoirs décisionnels et discrétionnaires aux décideurs de première ligne et à leur permettre de rendre des décisions sur les besoins des participants au programme de réadaptation et de répondre plus rapidement et efficacement à leurs besoins.  La mise en œuvre des pouvoirs délégués se fera en deux temps : la première phase a déjà été mise en œuvre (pouvoirs accrus concernant la réadaptation médicale, psychosociale et professionnelle et les adaptations au domicile).  La deuxième phase inclura des changements à l’approbation d’avantages pour besoins exceptionnels et des pouvoirs accrus aux GC, aux ASC et aux infirmières des bureaux de district (IBD).

Les vérificateurs sont d’avis que les gestionnaires dans les BD et les BR n’ont pas suffisamment de temps pour faire la mise en œuvre des changements.  Par exemple, un courriel a été envoyé le 6 mai 2010 aux GESC et aux gestionnaires des centres d’autorisation de traitements (CAT) avec les instructions sur la façon de mettre en œuvre la première phase de la délégation des pouvoirs dès le 10 mai 2010.  Ce délai ne semble pas suffisant pour mettre en œuvre les changements.  La question de communication tardive a également été soulevée dans le BD de Québec, où les GESC n’ont pas eu suffisamment de temps pour affecter les ressources à la conversion des plans d’intervention dans le nouvel outil de planification des interventions.  Pour cette raison, les trois BD n’ont pu convertir de façon adéquate les anciens plans d’intervention selon le nouvel outil.

Le Ministère a pris des mesures pour régler certains des problèmes cernés par les employés de première ligne.  Il y a maintenant un numéro 1-877 et une adresse courriel générale par lesquels le personnel peut acheminer ses questions, et les coordonnées d’une personne‑ressource sont données lorsque le personnel est informé de nouvelles initiatives.  Le délai de réponse aux questions peut cependant varier.  En particulier, le personnel du bureau régional s’est dit frustré par le délai de réponse des lignes de soutien, et l’équipe chargée de l’évaluation s’est heurtée aux mêmes difficultés.

Si le personnel n’est pas avisé suffisamment à l’avance de mettre en œuvre les changements, il n’est pas préparé adéquatement, ce qui peut mener à des décisions de piètre qualité ou incorrectes ou à des délais dans la prise de décision.  À mesure qu’ACC met en œuvre les nouveaux pouvoirs délégués, une stratégie de mise en œuvre doit être établie sur la façon de mettre en œuvre et de gérer les changements.  Plus précisément, ACC doit s’assurer que l’information est diffusée à tous les niveaux de l’organisation en temps opportun et donner assez de temps et les ressources nécessaires pour la mise en œuvre du processus.

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