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3.1.4 Pertinence des politiques, des procédures et des lignes directrices

Le document Recommandations sur le contrôle de l’Institut canadien des comptables agréés offre la direction suivante :

Des politiques visant à faciliter l'atteinte des objectifs de l'organisation et la gestion des risques auxquels elle fait face devraient être établies, communiquées et mises en pratique, afin que les gens comprennent ce qui est attendu d'eux et connaissent l'étendue de leur liberté d'action.

Les politiques précisent comment faire les choses et interdisent les mesures non pertinentes, fournissant ainsi les limites des mesures acceptables. Si les gens ont à faire preuve de jugement et de créativité dans l’intérêt de l’organisation, ils doivent connaître ces limites et être libres d’agir en fonction de ces limites... [Traduction libre]

Des politiques compréhensibles, communiquées dans toute l’organisation et explicitées en pratiques particulières, offrent l’orientation sur la façon de mener les opérations et tiennent compte de l’avis sur les risques jugés acceptables... [Traduction libre]

Les employés du BD ont indiqué que les politiques, les procédures et les processus opérationnels ne sont pas uniformes et ne fournissent pas une direction claire. Le personnel a de la difficulté à déterminer ce qui constitue des mesures adéquates à prendre, en particulier lorsque la politique, le processus opérationnel ou la directive opérationnelle ne donnent pas la même direction. En l’absence d’une direction claire, les employés ont indiqué se fier à l’expérience les uns des autres.

Les processus opérationnels n’ont pas été revus pour inclure les récentes mises à jour. Par exemple, le processus opérationnel désigne le GESC comme le pouvoir d’approbation pour le dépassement des limites, mais c’est maintenant le GC selon les nouveaux pouvoirs délégués. Si les employés ne sont pas au fait de la correspondance précédente, ils ne connaîtront pas les nouveaux changements, étant donné que des processus opérationnels inexacts encore en ligne à titre de référence. Comme il est précisé à l’annexe D, les processus opérationnels citent le nom d’employés comme personnes ressources, qu’ils soient encore au poste au non. De plus, les processus opérationnels n’ont pas été mis à jour en fonction des changements organisationnels.

Des faiblesses ont été observées dans la diffusion de l’information, en particulier les processus opérationnels, les politiques et les directives, aux personnes qui en ont besoin. Le personnel a indiqué vouloir prendre les bonnes mesures, mais trouvent que l’information trouvée dans les politiques, les procédures et les directives se contredit. L’information avait été envoyée par différents moyens et venait de plusieurs services. Il doit y avoir une stratégie de communication pour l’information à l’intention des points de service.

À cause de l’information inexacte et contradictoire fournie, le personnel n’a plus confiance en l’exactitude de l’information que l’AC lui fournit et de l’information affichée dans l’intranet. Le retard de l’information ou son absence ont mené les employés à se fier les uns aux autres lorsqu’ils ont des questions. Cela peut mener à une mauvaise interprétation et à des décisions incorrectes. Le personnel doit avoir un accès facile aux politiques et à la clarification de sorte qu’il connaisse et comprenne sa liberté d’agir.

Les problèmes déterminés dans la présente section du rapport ont également été déterminés dans des rapports précédents de vérification et d’évaluation. La vérification du bureau de district de Québec en octobre 2010 a donné lieu à la recommandation d’agir à la lumière de ces constatations.

La liste de certaines mises à jour à apporter aux politiques et aux procédures se trouve à l’annexe D.

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