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7.0 Recommandations et réponse(s)/plan(s) d'action de la direction

R1: Il est recommandé que le sous ministre adjoint, Politiques, Communications et Commémoration, fournisse des directives écrites au moyen de politiques, de lignes directrices ou de processus opérationnels concernant les points suivants : le financement répété, les limites des recommandations des bureaux régionaux, les dates de présentation des demandes sur le site Web d'ACC ainsi que les changements apportés aux formulaires des ententes de contribution et les modifications au processus de signature. (Cruciale)

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation.

1.1. & 1.2 - Une directive écrite appuyée par une formation sur le financement répété et les limites des recommandations des bureaux régionaux a été donnée à tous les employés du programme concernés qui ont recours au FPAC deux fois par année. Une annexe des lignes directrices du programme, qui est révisée et mise à jour régulièrement, fournit un aperçu des dépenses admissibles et des dépenses non admissibles dans le cadre du Fonds de partenariat d'action communautaire (FPAC). La Direction générale fournira de nouveau cette directive écrite lors d'une séance de formation prévue en mai 2012.

1.3 - Les dates limites précises de présentation des demandes pour le FPAC seront établies de la même façon que pour le Programme de restauration de cénotaphes et de monuments (PRCM) et elles seront affichées sur le site Web d'ACC; les demandeurs sauront ainsi précisément quand présenter leur demande de financement en fonction de la date de leur activité ou de leur projet.

1.4 - Des modifications ont été apportées au processus opérationnel concernant le FPAC et le PRCM. Ainsi, deux copies de l'entente seront d'abord envoyées au demandeur aux fins de signature, et puis celles-ci seront retournées à ACC afin d'être signées par le sous-ministre adjoint (SMA).

Processus opérationnel révisé :

  • Le secteur de programme envoie deux copies de l'entente au demandeur.
  • Le demandeur signe les deux copies de l'entente et les retourne au secteur de programme d'ACC.
  • Le SMA signe l'entente et la retourne au secteur de programme.
  • Le secteur de programme envoie une copie de l'entente signée au demandeur et l'entente originale aux Finances ou au bureau régional approprié.

1.5 - La Direction générale de la commémoration ajoutera une clause de dégagement de responsabilité à l'entente de contribution.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité (BPR) Date cible
1.1 et 1.2 - Réviser l'annexe des lignes directrices et donner des séances de formation. Directeur général, Commémoration Complétée en septembre 2012
1.3 - Fixer les dates limites de présentation des demandes. Directeur général, Commémoration Juin 2013
1.4 - Changer les processus opérationnels. Directeur général, Commémoration Complétée en mars 2012
1.5 - Modifier l'entente de contribution. Directeur général, Commémoration Mars 2013

R2: Il est recommandé que le sous ministre adjoint, Politiques, Communications et Commémoration, veille à ce que les données pertinentes sur le rendement soient recueillies de façon uniforme auprès des responsables de projets importants au moyen d'un outil facilement accessible qui permettrait d'appuyer la surveillance et l'évaluation du programme ainsi que les changements qui y sont apportés. Les données recueillies doivent démontrer quelles ont été les répercussions sur les personnes qui ont participé à une activité commémorative ou à un projet de restauration partiellement financé par ACC. (Cruciale)

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation.

La stratégie de mesure du rendement (SMR) approuvée en novembre 2011 permettra de répondre à certaines préoccupations liées aux données sur le rendement. D'après le résultat du programme indiqué dans la SMR, les Canadiens ont des occasions accrues de participer à des activités de commémoration dans les collectivités de l'ensemble du Canada.Les données sur le rendement qui découlent de la SMR et qui sont actuellement recueillies mesureront le rendement par rapport à ce résultat. Des renseignements additionnels sur les répercussions des activités commémoratives seront recueillis auprès des organismes de plus grande envergure qui sont en mesure d'en fournir, même si ces renseignements ne sont pas nécessaires pour mesurer le résultat énoncé ci haut.d program outcome, will be collected from the larger organizations with the ability to provide it.

Le secteur de programme continuera d'exiger que tous les organismes qui bénéficient d'un financement lui fournissent un rapport final et s'assurera que le rapport est complet avant de procéder au remboursement des fonds approuvés.

2.1 Toutes les données seront recueillies, comptabilisées et surveillées trimestriellement afin que des modifications puissent être apportées aux programmes, s'il y a lieu.

2.2 Les responsables du programme identifieront le meilleur logiciel/outil pour recueillir et surveiller les données.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité (BPR) Date cible
2.1 Recueillir, comptabiliser et surveiller les données tous les trois mois. Directeur général, Commémoration Mars 2013
2.2 Identifier l'outil pour surveiller les données. Directeur général, Commémoration Mars 2013

R3: Il est recommandé que le sous ministre adjoint, Politiques, Communications et Commémoration, obtienne l'approbation des organismes centraux pour modifier le modèle d'exécution du Programme des contributions aux partenaires lors du renouvellement des paramètres du programme afin d'améliorer le rapport coût efficacité et l'efficience. (Cruciale)

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation.

3.1 - La Direction générale de la commémoration consultera Patrimoine canadien au sujet de ses programmes de financement, en particulier le programme Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine, en vue d'améliorer le rapport coût efficacité et l'efficience du programme.

3.2 - Avant le renouvellement, un plan de modification de la méthode de prestation de services sera présenté au Comité de la haute direction chargé des politiques et des programmes.

3.3 - Les paramètres du Programme des contributions aux partenaires doivent être renouvelés en 2013. La Direction générale de la commémoration demandera que l'on modifie le modèle d'exécution du programme afin que celui ci soit converti en programme de subventions ou en programme de subventions et de contributions.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité (BPR) Date cible
3.1 - Consulter Patrimoine canadien. Directeur général, Commémoration Complétée en octobre 2012
3.2 - Préparer un plan de renouvellement des paramètres et le présenter au Comité de la haute direction chargé des politiques et des programmes. Directeur général, Commémoration Mars 2013
3.3 - Renouveler les paramètres du programme. Directeur général, Commémoration Mai 2013

R4: Il est recommandé que le sous ministre adjoint, Politiques, Communications et Commémoration, prenne dès maintenant des mesures pour simplifier les processus liés à l'approbation du financement, aux communications et à la vérification des reçus afin d'améliorer considérablement le ratio des frais administratifs pour l'exécution du Programme des contributions aux partenaires. (Cruciale)

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. Le programme visera à améliorer le ratio des frais administratifs pour l'exécution du PCP grâce aux mesures suivantes :

4.1 - Le 7 septembre 2011, le sous ministre adjoint, Politiques, Communications et Commémoration, a reçu une délégation de pouvoir pour approuver les demandes soumises dans le cadre du FPAC pour des projets jusqu'à 25 000 $. En 2010 2011, ces projets ont représenté 83 % des demandes. Le Secteur cherche actuellement à déléguer à la sous ministre des pouvoirs financiers pour approuver les demandes soumises dans le cadre du FPAC pour des projets jusqu'à 500 000 $ (financement maximal). Il cherche également à déléguer à la sous ministre et au sous ministre adjoint, Politiques, Communications et Commémoration, des pouvoirs financiers pour approuver les demandes soumises dans le cadre du FPAC pour des projets d'un coût maximal de 25 000 $ (financement maximal).

4.2 - On a proposé une approche révisée dans le cadre de laquelle le processus relatif aux annonces serait simplifié et les projets financés seraient annoncés dans de meilleurs délais. Une fois approuvée, cette approche sera adoptée immédiatement.

4.3 - La Direction générale de la commémoration travaillera en collaboration avec les Finances afin de simplifier le processus de vérification des reçus.

4.4 - À l'heure actuelle, le FPAC est administré dans toutes les régions et à l'Administration centrale. La Direction générale de la commémoration centralisera l'administration du FPAC en un seul endroit au cours des deux prochaines années. Cette centralisation permettra d'éliminer un palier d'examen et d'administrer plus efficacement le programme.

Plan d'action de la direction
Mesures correctives à prendre Bureau de première responsabilité (BPR) Date cible
4.1 - Déléguer les pouvoirs au PCP. Directeur général, Commémoration Complétée en juin 2012
4.2 - Réviser l'approche de communication. Directeur général, Commémoration Complétée en février 2012
4.3 - Simplifier le processus de vérification des reçus Directeur général, Commémoration Juillet 2013
4.4 - Centraliser l'administration du FPAC. Directeur général, Commémoration Décembre 2013
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