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Annexe G : Organigrammes fonctionnels

Organigramme nº 1 : Processus du Fonds de partenariat d'action communautaire (FPAC)

L’Annexe G renferme trois diagrammes de processus. Les deux premiers diagrammes illustrent les différentes étapes à suivre pour examiner et approuver les demandes de financement et pour émettre les paiements suite à l’approbation de demandes dans le cadre du FPAC et du PRCM. Le troisième diagramme illustre le processus concurrent servant à préparer les produits de communications ayant trait aux ententes de financement conclues dans le cadre du FPAC et du PRCM.

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Organigramme nº 1 : Processus du Fonds de partenariat d'action communautaire (FPAC)

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Étape 1

  • Demande de renseignements concernant la demande de financement de la part du demandeur.

Étape 2a

  • Consultation du demandeur pour lui fournir de l'aide avec le processus de demande; le demandeur annule/retire sa demande.

Étape 2b

  • Réception de la demande; examen et évaluation de la demande au regard des critères d'admissibilité; consultation avec le demandeur pour lui fournir de l'aide avec le processus de demande; le demandeur annule/retire sa demande.

Étape 3

  • S'il s'agit d'une demande d'envergure nationale, elle est renvoyée à l'Administration centrale aux fins d'évaluation.
  • S'il s'agit d'une demande de plus de 5 000 $ ou d'une demande d'envergure nationale, l'Administration centrale prépare un dossier à l'intention du comité d'examen.* OU
  • S'il s'agit d'une demande régionale, le bureau régional prépare un dossier à l'intention du comité d'examen.*
  • Le comité d'examen du bureau régional fait une recommandation.
  • Le dossier de recommandation du bureau régional est envoyé à l'Administration centrale.

Étape 4

  • S'il s'agit d'une demande de plus de 5 000 $ (ou d'une demande d'envergure nationale), le comité d'examen de l'Administration centrale se réunit et fait des recommandations; l'Administration centrale informe le bureau régional de tout changement apporté à la recommandation.
  • S'il s'agit d'une demande de plus de 5 000 $, l'Administration centrale effectue un contrôle de la qualité du dossier.

Étape 5

  • Le dossier d'information à l'intention du ministre est préparé et envoyé en passant par toutes les étapes d'approbation.

Étape 6

  • Le ministre examine le dossier; si la demande est ACCEPTÉE, le ministre décide de la méthode de communication; une lettre est envoyée au demandeur de la part du ministre au sujet de l'approbation, et le sous-ministre adjoint envoie l'entente de contribution et la lettre d'accompagnement au demandeur; si la demande est REFUSÉE, le sous ministre adjoint envoie une lettre de refus au demandeur.

Étape 7

  • L'activité/l'initiative a lieu.**

Étape 8

  • Le demandeur signe l'accord contractuel et le retourne à Anciens Combattants Canada.

Étape 9

  • Le bénéficiaire soumet un rapport final et des reçus aux fins de paiement.

Étape 10

  • Les reçus sont examinés et vérifiés (il faudra peut-être consulter le bénéficiaire).
  • Le formulaire de demande de paiement (GC-80) est envoyé au service des finances.
  • Le service des finances examine la demande.

Étape 11

  • Le paiement est effectué.

* La Direction générale des communications entreprend le processus à partir de l'étape indiquant que le représentant des Communications assiste à toutes les réunions du comité d'examen du FPAC.

** Veuillez noter que l'activité/l'initiative peut avoir lieu à n'importe quel moment après que la demande a été reçue par Anciens Combattants Canada.

Organigramme nº 2 : Processus du Programme de restauration de cénotaphes et de monuments (PRCM)

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Organigramme nº 2 : Processus du Programme de restauration de cénotaphes et de monuments (PRCM)

Version textuelle

Étape 1

  • Demande de renseignements concernant la demande de financement de la part du demandeur.

Étape 2a

  • Consultation du demandeur pour lui fournir de l'aide avec le processus de demande.

Étape 2b

  • Réception de la demande à l'Administration centrale; consultation avec le demandeur pour lui fournir de l'aide avec le processus de demande.

Étape 3a

  • Examen et évaluation de la demande au regard des critères d'admissibilité; le demandeur annule/retire sa demande. OU

Étape 3b

  • Examen et évaluation de la demande au regard des critères d'admissibilité; l'Administration centrale prépare un dossier à l'intention du comité d'examen externe.

Étape 4

  • Tenue de la réunion trimestrielle du comité d'examen.
  • Le comité recommande le financement.
  • Le dossier d'information du ministre est préparé et envoyé en passant par toutes les étapes d'approbation.

Étape 5

  • En cas de refus; Le sous ministre adjoint envoie une lettre de refus.
  • En cas d'approbation; Le ministre prend une décision concernant le mode de contrat.

Étape 6

  • Une lettre du ministre est envoyée au demandeur en ce qui concerne l'approbation.
  • Le SMA envoie l'accord de contribution et la lettre d'accompagnement au demandeur.

Étape 7

  • Le demandeur retourne l'accord de contribution signé à Anciens Combattants Canada.
  • La restauration du monument ou cénotaphe a lieu.*

Étape 8

  • Le demandeur soumet une liste de vérification et des reçus aux fins de paiement.

Étape 9

  • Les reçus sont examinés et vérifiés (il faudra peut-être consulter le bénéficiaire).
  • Le formulaire de demande de paiement (GC-80) est envoyé au service des finances.
  • Le service des finances examine la demande.

Étape 10

  • Le paiement est effectué.

* Veuillez noter que la restauration du monument/cénotaphe peut avoir lieu à n'importe quel moment après que la demande a été reçue par Anciens Combattants Canada.

Organigramme nº 3 : Processus du FPAC et du PRCM pour les Communications

Organigramme nº 3 : Processus du FPAC et du PRCM pour les Communications

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Étape 1

  • Le représentant des Communications assiste à toutes les réunions du comité d'examen du FPAC pour faire part du point de vue des Communications (à titre de membre non votant).

Étape 2a

  • Financement non recommandé. OU

Étape 2b

  • Financement recommandé.

Étape 3

  • Le représentant des Communications prépare les produits de communication (document d'information, communiqués de presse, etc.).
  • Le représentant des Communications entreprend le processus à partir de cette étape ci pour les projets du PRCM.

Étape 4

  • Tous les produits de communication font l'objet d'un examen par Le Canada se souvient à des fins de rétroaction avant d'être soumis au processus d'approbation officiel.
  • Des changements peuvent être requis à diverses étapes du processus.

Étape 5

  • La demande est envoyée au SMA en passant par toutes les étapes d'approbation.

Étape 6

  • Le ministre approuve les produits de communication.

Étape 7

  • Les produits de communication sont envoyés aux médias et publiés sur le site Web d'ACC.
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