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Sommaire

Le Programme de soins de longue duréeNote de bas de page 1 est offert en collaboration avec les provinces et les territoires, les autorités de la santé et les établissements de soins de longue durée, afin de soutenir financièrement les anciens combattants admissibles dans un cadre convenable de soins de longue durée. Anciens Combattants Canada offre une aide financière pour les anciens combattants admissibles qui occupent un lit réservé ou un lit dans un établissement communautaire. Au 31 mars 2011, on comptait 9 376 bénéficiaires de l’aide financière d’Anciens Combattants Canada dans des établissements non ministériels de partout au Canada. Au total, 2 782 bénéficiaires occupaient des lits réservés et 6 594 occupaient des lits dans un établissement communautaire. On prévoit que ces nombres diminueront entre 2012 et 2020, lorsqu’il y aura une baisse de la demande de soins de longue durée. Selon les prévisions, on estime que 5 780 anciens combattants recevront des soins de longue durée d’ici cinq ans (2016-2017).

La Vérification du Programme de soins résidentiels (région de l’Ontario) effectuée en 2006 et la Vérification des soins en établissement à l’Édifice commémoratif des anciens combattants Camp Hill effectuée en 2010 ont permis de cerner des lacunes importantes dans la gestion financière du Programme de soins de longue durée. La vérification de 2006 a également permis de déterminer qu’il fallait mener une étude plus approfondie concernant les lits d’accès prioritaires lorsque des ententes sont conclues avec les autorités locales. On a donné suite à toutes les recommandations découlant des vérifications de 2006 et de 2010, sauf une qu’il reste à finaliser. La gestion des lits des établissements communautaires par Anciens Combattants Canada n’a jamais fait l’objet d’une vérification. Les lits réservés qui relèvent de ce type d’entente, c.-à-.d. lorsque le Ministère offre du financement pour les coûts de fonctionnement ou un financement amélioré, ont été exclus de la portée de la présente vérification.

Le but de la présente vérification était de fournir l’assurance que le cadre de contrôle de la gestion régissant le Programme de soins de longue durée est efficace, et que les contrôles internes qui se rapportent au programme sont adéquats et fonctionnement bien. La vérification visait les bénéficiaires qui reçoivent des soins de longue durée dans des lits en établissement communautaire ou dans des lits réservés régis par un protocole d’entente conclu avec les autorités provinciales de la santé du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

En plus des entrevues, des tests de cheminement et de l’examen de la documentation, un échantillon statistiquement valide de 72 dossiers et des opérations financières connexes ont été examinés dans le but de déterminer la conformité aux règlements financiers et de programmes. La planification de la vérification a débuté en février 2011, l’analyse ayant été achevée en août 2011.

Opinion de vérification

De l’avis de l’équipe chargée de la vérification, les contrôles internes, le cadre de gouvernance et le cadre de gestion du risque relatifs à la gestion des finances et des programmes doivent être améliorés.

Les résultats de la vérification mettent en évidence des faiblesses au cœur des processus internes qui appuient la vérification des comptes et la gestion des programmes. L’échantillon a permis de cerner des lacunes importantes dans la documentation appuyant les décisions (piste de vérification). De plus, le processus de surveillance ne suffisait pas à réduire les risques résiduels à un niveau acceptable.

Recommandations

R1  Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, examine et mette à jour la Stratégie en matière de soins de longue durée dans le contexte ministériel actuel et qu’elle l’assortisse d’une stratégie de gestion des risques, de cibles mesurables et de plans opérationnels. (Essentiel)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
Consulter des intervenants internes : Programme des avantages médicaux et Programme de l’autonomie des anciens combattants; personnel régional; professionnels de la santé d’ACC. DGPPS – DSLD Mars 2012
Consulter l’Unité de la responsabilisation et du risque et l’Unité du rendement des programmes du Ministère concernant la stratégie de gestion des risques et les cibles mesurables. DGPPS – DSLD Juin 2012
Mettre à jour la Stratégie nationale en matière de soins de longue durée. DGPPS – DSLD Décembre 2012
Communiquer la stratégie et demander les approbations requises. DGPPS – DSLD Décembre 2012
R2  Il est recommandé que le directeur général, Direction générale des politiques et de la recherche, en consultation avec la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, révise le processus d’obtention de l’information financière en vue du calcul des frais d’hébergement et de repas. (Critique)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
Clarifier les modalités actuelles relatives à l’échange de données avec RHDCC. Il est prévu que l’Unité des services juridiques d’ACC devra consulter l’Unité des services juridiques de RHDCC. Direction des politiques en matière de programmes Novembre 2011

En fonction des résultats de la consultation avec le ministère de la Justice, prendre l’une ou l’autre des mesures suivantes :

  1. établir un groupe de travail pour déterminer la façon la plus efficace d’obtenir l’information financière requise pour déterminer les frais d’hébergement et de repas;
  2. établir un accord formel avec RHDCC visant à permettre l’utilisation de l’information financière pour calculer les frais d’hébergement et de repas.
Direction des politiques en matière de programmes
  1. Mars 2012
  2. Septembre 2012
R3  Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, précise les responsabilités et les obligations de rendre compte de l’agent des services aux clients et de l’infirmière du bureau de district en ce qui concerne le Programme de soins de longue durée. (Essentiel)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
Consulter la directrice médicale nationale pour déterminer les responsabilités pertinentes et les tâches administratives connexes. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Décembre 2011
Examiner la nécessité de modifier la délégation des pouvoirs et des politiques et les processus connexes. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Décembre 2011
Examiner le processus opérationnel national « Processus de demande de soins intermédiaires et de longue durée » afin de ternir compte des rôles et des responsabilités de l’IBD et de l’ASC. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Mars 2012
Revoir les formulaires VAC 751 et VAC 1305B, et les réviser au besoin, pour assurer la validité continue. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Mars 2012
Communiquer les rôles et responsabilités de l’IBD et de l’ASC en ce qui a trait à l’administration financière des SLD. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et la directrice médicale nationale Juin 2012
R4  Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, communique les responsabilités et les obligations de rendre compte des agents chargés d’appliquer l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui a trait à la prise de décisions et au maintien d’une piste de vérification. (Critique)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
Distribuer aux agents du Programme de soins en établissement chargés d’appliquer l’article 34 le document intitulé « Lignes directrices pour la vérification des comptes des coûts des établissements de soins de santé » qui a été préparé par les Finances.

DGPPS – DSLD

Décembre 2011
Communiquer aux agents du Programme de soins en établissement chargés d’appliquer l’article 34 le chapitre 5 de la partie 2 du Manuel sur les politiques et les procédures financières, qui porte sur la fonction de vérification des comptes. DGPPS – DSLD Décembre 2011
Répondre aux questions des agents du Programme de soins en établissement chargés d’appliquer l’article 34 concernant la vérification des comptes. DGPPS – DSLD et Direction générale des finances Permanent
R5  Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, élabore et mette en œuvre un processus d’assurance de la qualité pour le Programme de soins de longue durée, axé sur la pertinence de la prise de décisions et la documentation des décisions (piste de vérification). (Critique)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
Examiner et mettre à jour les étapes de la documentation énoncées dans le processus opérationnel national « Processus de demande de soins intermédiaires et de longue durée ». DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Mars 2012
Revoir et mettre à jour le formulaire de décision concernant les soins de longue durée (VAC 751) et le formulaire concernant l’entente relative aux contributions du PAAC (1305B). La possibilité d’ajouter une section pour consigner les motifs des décisions sera examinée au besoin. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Mars 2012
Examiner la nécessité d’élaborer un guide sur la « façon de remplir le formulaire » qui accompagnera le formulaire de décision concernant les soins de longue durée. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD Juin 2012
Offrir une formation sur l’établissement et la conservation de la documentation, au besoin. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le personnel régional Juin 2012
Mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité en vue de s’assurer que les données de la piste de vérification sont saisies. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le personnel régional Septembre 2012
R6  Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, en consultation avec le directeur général, Direction générale des finances, veille à ce que les fonds pour les soins de longue durée soient engagés conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux directives du Conseil du Trésor. (Critique)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
La directrice générale, Gestion des programmes et de la prestation des services, communiquera aux directeurs généraux régionaux la directive d’engager des fonds au niveau du programme. DGPPS – DSLD et DPAMPAAC Mars 2012
À compter du 1er avril 2012, des fonds seront engagés pour le Programme de soins de longue durée. Finances Avril 2012
R7  Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la gestion des programmes et de la prestation des services, mette en œuvre des améliorations au système en vue d’améliorer les mesures de contrôle et de maintenir une piste de vérification pour le Programme de soins de longue durée. (Essentiel)
Mesure corrective à prendre Bureau de première responsabilité Date cible
Examiner la faisabilité de modifier l’écran « Finance » du SSSE, afin de pouvoir utiliser un taux mensuel plutôt qu’un taux quotidien, et son applicabilité. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le chef, Applications d’information ministérielle Septembre 2012
Examiner la possibilité d’ajouter des validations informatiques aux champs de saisie de données avec validation croisée afin de s’assurer qu’il n’y a pas de combinaisons de données irrégulières ou impossibles. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le chef, Applications d’information ministérielle Novembre 2012
Mener des consultations sur la possibilité d’accroître la capacité de vérification pour les mises à jour des renseignements sur l’établissement (c.-à-d. consignation des changements apportés à l’écran « Renseignements sur l’établissement » et par qui). DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le chef, Applications d’information ministérielle Janvier 2013
Mener des consultations sur l’accroissement de la capacité de vérification de l’information financière (c.‑à‑d. consignation des changements apportés à l’écran « Finance » et par qui). DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le chef, Applications d’information ministérielle Janvier 2013
Examiner la possibilité d’ajouter un écran au SSSE en vue d’indiquer le bénéficiaire et les détails sur les services qui seront offerts et financés par ACC. DGPPS – DPAMPAAC / DSLD et le chef, Applications d’information ministérielle Mars 2013

Énoncé d’assurance

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification et les preuves recueillies étaient suffisantes et appropriées pour appuyer un niveau d’assurance élevé quant au caractère adéquat de l’opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison entre la situation au moment de la vérification et les critères de vérification préétablis et convenus avec la direction et ne s’applique qu’à l’entité, au processus et au système examinés. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément aux politiques, directives et normes du Conseil du Trésor en ce qui concerne la vérification interne, et les procédures utilisées satisfont aux normes professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes. Les éléments de preuve recueillis étaient suffisants pour offrir à la haute direction un niveau d’assurance élevé quant à l’opinion formulée dans le présent rapport.

Signature du dirigeant principal de la vérification

L’original a été signé par
Don Love
Dirigeant principal de la vérification

Date
20 janvier 2012

L’équipe de vérification était constituée des personnes suivantes :

Jonathan Adams, directeur de la vérification
Karen Walsh, gestionnaire de la vérification
Adrianne VanLunen Gallant, agente principale de la vérification
Lana Wright, agente de vérification
Ian Watchman, conseiller, Services financiers

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