3.0 Résultats de la vérification
3.1 Transactions relatives à des voyages
Au total, 2 597 transactions relatives à des voyages ont été effectuées du 1er avril 2014 au 30 juin 2014. Le coût de ces voyages a totalisé 550 000 $. Le tableau 2 présente le sommaire des résultats de l’examen de 90 de ces transactions.
| Principales exigences examinées | Résultat | Pourcentage | |
|---|---|---|---|
| La dernière version du formulaire a été utilisée. | 47/90 | 52 % | 100% |
| L'ancien formulaire a été utilisé. | 43/90 | 48 % | |
| Article 32 (engagement de fonds). | 13/90 | 14 % | |
| L’approbation a été obtenue à l’avance. | 85/90 | 94 % | |
| Les dépenses sont en conformité avec la Directive. | 90/90 | 100 % | |
| Les dépenses ont été calculées correctement. | 90/90 | 100 % | |
| Les dépenses sont étayées des documents pertinents. | 90/90 | 100 % | |
| Les dépenses ont été approuvées par le gestionnaire compétent. | 90/90 | 100 % | |
| Le formulaire d’autorisation de voyager a été traité dans les cinq jours ouvrables. | 29/90 | 32 % | |
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
Le 1er avril 2014, de nouveaux formulaires d’autorisation de voyager sont entrés en vigueur afin de recueillir les renseignements additionnels requis par les nouvelles exigences. Quoiqu'un formulaire de demande de remboursement de frais de déplacement ait été utilisé dans tous les cas, il a été noté que seulement 52 % des formulaires examinés par l’équipe de vérification étaient des formulaires à jour. En effet, beaucoup d’employés utilisaient encore l’ancienne version du formulaire qui était toujours disponible. Le problème est que cette ancienne version du formulaire d’autorisation de voyager ne permet pas de recueillir des renseignements cruciaux, comme la catégorie de voyage et la ventilation détaillée des dépenses de voyages. Or, la cueillette de cette information est une des nouvelles exigences qui vise à renforcer l’établissement de rapports. Pendant le travail sur le terrain, l’équipe de vérification a soulevé ce point auprès de la direction, et l’ancienne version du formulaire d’autorisation de voyager a été immédiatement supprimée de l’intranet d’ACC.
L’engagement de fonds est le processus permettant de réserver une somme d’argent pour s’assurer qu’elle n’est pas utilisée pour d’autres transactions. Il s’agit d’une mesure de contrôle essentielle prévue par le processus de gestion budgétaire et visant à éliminer les excédents de dépenses. L’équipe de vérification a constaté que dans seulement 14 % des dossiers examinés, il avait été indiqué sur le formulaire, au moment de sa présentation, que les fonds avaient été engagés. Trois raisons expliquent ce faible résultat. D’abord, les budgets avaient été finalisés plus tard dans l’exercice; en conséquence, dans le cas des transactions effectuées au début d’avril, le personnel était incapable de créer des engagements. Cette situation temporaire se produit tous les ans. Deuxièmement, avant le 1er avril 2014, les demandes d’autorisation de voyager de moins de 1 000 $ ne nécessitaient pas un engagement de fonds. Or, certains membres du personnel ne savaient pas que cette exigence avait changé. En troisième lieu, quelques changements organisationnels sont survenus à peu près en même temps que la vérification. Certains des employés n’avaient jamais auparavant géré des engagements et présenté des formulaires d’autorisation de voyager pour leur unité de travail. Dans tous les cas, s’il n’était pas indiqué sur le formulaire, au moment de sa présentation, que les fonds avaient été engagés, le personnel des Finances a fait un suivi de l’engagement avant de traiter les dépenses de voyages. Ce suivi a créé du travail supplémentaire, tout en sensibilisant les employés aux exigences en matière d’engagement de fonds. Les résultats devraient donc s’améliorer.
Il a été noté que, dans cinq cas, l’approbation finale a été accordée après que le voyage avait été effectué. Dans chacun de ces cas, le formulaire avait été présenté quelques jours seulement avant le début du voyage, et l’approbation finale a été accordée dans la semaine suivant la présentation du formulaire. L’équipe de vérification a déterminé que, compte tenu des circonstances de chacun des cas, l’approbation finale après coup était justifiable. De plus, l’équipe de vérification a confirmé que toutes les dépenses étaient conformes avec la Directive.
La Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor autorise les ministères à utiliser les autorisations générales de voyager pour le personnel qui voyage fréquemment. Les autorisations générales de voyager autorisent les déplacements sans que l’on ait à obtenir une approbation supplémentaire si le voyage est continu ou répétitif. Les autorisations générales de voyager sont approuvées par la haute direction au début de l'année financière pour chaque membre du personnel qui en a besoin. Dès qu’il existe une autorisation générale de voyager, il n’est plus nécessaire de remplir une autorisation de voyager distincte pour chaque voyage. Cela accélère le processus pour les employés qui voyagent fréquemment et réduit le fardeau administratif. Par exemple, à ACC, ces autorisations générales de voyager permettent au personnel, tels que les gestionnaires de cas, de répondre rapidement aux demandes de réunions des vétérans.
ACC s’est donné un objectif de cinq jours ouvrables pour le traitement des dépenses de voyages. Bien que cet objectif ne soit pas une exigence de la Direction, l’équipe de vérification l’a tout de même vérifié dans le cadre de l’évaluation du processus. Elle a constaté que 32 % des transactions relatives à des voyages ont été traitées dans les cinq jours ouvrables, alors que, de façon générale, le reste a été traité dans les dix jours ouvrables. Les retards seraient attribuables à trois causes principales. D’abord, de nombreux employés ont présenté la vieille version du formulaire d’autorisation de voyager et, par conséquent, le personnel des Finances a dû vérifier les calculs manuels, ce qui a allongé les délais de traitement. Deuxièmement, la plupart des formulaires ne précisaient pas si les fonds avaient été engagés. En conséquence, le personnel des Finances a dû confirmer que les fonds avaient été engagés, ce qui a retardé la finalisation des paiements. En troisième lieu, certains employés n’étaient pas inscrits au service de dépôt direct, une nouvelle exigence du gouvernement du Canada. Le personnel des Finances a donc dû faire un suivi auprès de ces employés et attendre qu’ils s’inscrivent au service de dépôt direct avant de traiter les paiements. Ces trois problèmes sont en train d’être réglés par les Finances, alors aucune recommandation n’a été formulée.
Recommandation 1
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale des finances, prenne des mesures pour veiller à ce que les engagements de fonds fassent l’objet d’un suivi conformément aux documents faisant autorité (Essentielle).
Réponse de la direction
La direction est d’accord avec cette recommandation. Elle surveillera et examinera ces engagements pendant six mois (d’octobre à mars), pour donner au personnel le temps de s’adapter aux changements récents. À la fin de cette période de surveillance additionnelle, la DG des Finances prendra des mesures pour régler tout problème ou combler toute lacune qui continue d’exister relativement à l’engagement de fonds conformément à la Directive (p. ex.formation, directives à l’intention de la direction).
3.2 Transactions relatives à l’accueil
Seize transactions relatives à l’accueil (la totalité des transactions) ont été effectuées du 1er avril 2014 au 30 juin 2014. Les dépenses d’accueil ont totalisé 3 706 $. Le tableau 3 présente le sommaire des résultats de l’examen de ces transactions.
| Principales exigences examinées | Résultat | Pourcentage |
|---|---|---|
| La dernière version du formulaire a été utilisée. | 16/16 | 100 % |
| Article 32 (engagement de fonds). | 14/16 | 88 % Footnote 1 |
| L’approbation a été obtenue à l’avance. | 16/16 | 100 % |
| Les dépenses sont en conformité avec la Directive. | 16/16 | 100 % |
| Les dépenses ont été calculées correctement. | 16/16 | 100 % |
| Les dépenses sont étayées des documents pertinents. | 16/16 | 100 % |
| Les dépenses ont été approuvées par le gestionnaire compétent. | 16/16 | 100 % |
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
3.3 Transactions relatives à des conférences
Des membres du personnel d’ACC ont assisté à six conférences du 1er avril 2014 au 30 juin 2014. Leurs dépenses liées à ces conférences ont totalisé 2 771 $. Le tableau 3 présente le sommaire des résultats de l’examen de l’ensemble des transactions connexes.
| Principales exigences examinées | Résultat | Pourcentage |
|---|---|---|
| La dernière version du formulaire a été utilisée. | 6/6 | 100 % |
| Article 32 (engagement de fonds). | s/o Footnote 2 | s/o |
| L’approbation a été obtenue à l’avance. | 6/6 | 100 % |
| Les dépenses sont en conformité avec la Directive. | 6/6 | 100 % |
| Les dépenses ont été calculées correctement. | 6/6 | 100 % |
| Les dépenses sont étayées des documents pertinents. | 6/6 | 100 % |
| Les dépenses ont été approuvées par le gestionnaire compétent. | 6/6 | 100 % |
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
3.4 Transactions relatives à des événements
Au total, 15 événements (ensemble de la population) ont eu lieu entre le 1er avril 2014 et le 30 juin 2014. L’un d’eux était le 70e anniversaire du jour J et de la bataille de Normandie, dont le coût était de 1,3 million de dollars. Le coût des 14 autres événements a totalisé 296 000 $. Le tableau 5 présente le sommaire des résultats de l’examen des transactions connexes.
| Principales exigences examinées | Résultat | Pourcentage |
|---|---|---|
| La dernière version du formulaire a été utilisée. | 15/15 | 100 % |
| L’approbation a été obtenue à l’avance. | 14/15 | 93 % |
| Les dépenses sont en conformité avec la Directive. | 15/15 | 100 % |
| Les dépenses ont été calculées correctement. | 15/15 | 100 % |
| Les dépenses sont étayées des documents pertinents. | 15/15 | 100 % |
| Les dépenses ont été approuvées par le gestionnaire compétent. | 15/15 | 100 % |
Source : Analyse des dossiers examinés par l’équipe de vérification.
Depuis le 1er avril 2014, la Directive du CT exige que tous les événements de plus de 5 000 $ soient approuvés par le sous ministre et que tous les événements de plus de 25 000 $ soient approuvés par le ministre. À ACC, une autre étape a été ajoutée, celle de faire approuver tout événement de plus de 5 000 $ par le dirigeant principal des finances. L’équipe de vérification a analysé les délais d’approbation. Elle a constaté que, de façon générale, les formulaires d’autorisation d’événement étaient présentés 12 jours avant le début de l’événement et que l’approbation était accordée habituellement dans les neuf jours suivants. Dans un cas, l’approbation finale a été accordée le lendemain de l’événement, parce que ce dernier avait été organisé à la dernière minute et le soutien documenté de membres clés de la direction avait été accordé avant l’événement. L’équipe de vérification a déterminé que, compte tenu des circonstances, l’approbation finale après coup était justifiable.
3.5 Divulgation proactive
À l’échelle du gouvernement, les cadres de direction au niveau de sous ministre adjoint ou supérieur, ainsi que le ministre et son personnel, sont tenus de divulguer publiquement l’ensemble de leurs dépenses de voyages et d’accueil. Au 1er juin 2014, 19 personnes à ACC étaient assujetties à cette exigence.
L’équipe de vérification a examiné les transactions relatives à des voyages et à l’accueil de ces 19 personnes effectuées lors de la dernière période de divulgation proactive (du 1er avril 2014 au 1er juin 2014). Durant cette période, 27 transactions ont été signalées relativement à des dépenses totalisant 50 064 $. L’équipe a également observé que toutes les dépenses de voyages et d’accueil ont été signalées correctement, sauf une. Au cours de la période évaluée, une série de frais de taxi totalisant 110 $ a été omise. Cette omission est attribuable au fait que les dépenses ont été traitées au début de juin. Elle a été signalée lors du travail sur le terrain, et la correction a été apportée au rapport de divulgation publique d’ACC.
3.6 Opinion de l’équipe de vérification
L’équipe de vérification a constaté qu’ACC respecte dans une très grande mesure les exigences de la Directive du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements. Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a déterminé que les résultats étaient « généralement acceptables ».
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