Services d'imagerie documentaire et de saisie de données, Service central de traitement du courrier

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Institution fédérale

Anciens Combattants Canada

Fonctionnaire responsable de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Charlotte Stewart
Directrice générale, Prestation de services et Gestion de programmes

Chef de l'institution fédérale ou son délégué pour l'application de l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Shawn MacDougall
Coordonnateur de l'AIPRP

Nom du programme ou de l'activité de l'institution fédérale

  • Services d'imagerie documentaire et de saisie de données
  • Service central de traitement du courrier (SCTC)

Description du programme ou de l'activité

Avec un service central simplifié de traitement du courrier, les vétérans n’auront plus à se demander où envoyer leur correspondance. D’ici 2014, la plupart du courrier destiné au Ministère ira à Matane, Québec, ce qui aidera les vétérans à envoyer leur courrier au bon endroit. Le regroupement des adresses du ministère en une seule se fera par étapes.

ACC a conclu une entente avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada afin de centraliser le processus du courrier. Les Services d’imagerie documentaire de TPSGC, à Matane (Québec), permettent aux ministères d’être plus soucieux de l’environnement, de moderniser leurs procédés en remplaçant les copies imprimées par des renseignements numériques et d’améliorer leur service en offrant un accès électronique aux renseignements.

Grâce à cette modernisation, les employés d’ACC pourront maintenant traiter les mêmes renseignements simultanément. Les vétérans ne seront plus obligés de resoumettre la documentation et cette centralisation permettra une prise de décision plus rapide et un plus court délai pour les vétérans et leurs familles.

L’EFVP a révélé le besoin de mettre à jour des fichiers de renseignements personnels qui sont à la disposition des demandeurs qui désirent exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’EFPV pour cette initiative a été présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée.

Description des catégories de documents et des fichiers de renseignements personnels associées au programme ou à l'activité

Les catégories de documents et des fichiers de renseignements personnels peuvent être examinés à l'adresse : Chapitre Info Source d'ACC

Autorisation légale relative au programme ou à l'activité

TPSGC peut offrir des services d'imagerie documentaire à des ministères responsables comme ACC en vertu d'une autorité conférée par la Politique sur les services communs du Secrétariat du Conseil du Trésor, publiée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette politique fournit à TPSGC des directives concernant la prestation de ces services au nom d'organismes comme ACC.

Détermination et catégorisation des facteurs de risque

La section qui suit porte sur les risques soulevés par l'EFVP relativement à un nouveau programme ou à un programme modifié. L'échelle de risques consiste en une suite de nombres ascendants. L'échelle de risques consiste en une suite de nombres ascendants : le nombre 1 correspond au plus bas niveau de risques possible pour ce secteur, tandis que le nombre 4 correspond au plus haut niveau de risques possible pour ce secteur. Veuillez consulter l'annexe C de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT pour en savoir davantage sur l'échelle de risques.

  1. Type de programme ou d'activité
    • Administration de programmes/activités et de services
    • Le programme ou l'activité ne comporte PAS de décision visant un individu identifiable.
    • Les renseignements personnels servent uniquement aux fins de travaux de recherche ou de statistique ou à des évaluations, y compris une liste d'envois où aucune des décisions prises n'a un effet direct sur un individu identifiable.

      Niveau de risque pour la vie privée - 1

  2. Type de renseignements personnels recueillis et contexte
    • Numéro d'assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels sensibles et/ou éléments contextuels sensibles entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des incapables ou encore concernant une personne ayant qualité pour agir au nom de l'intéressé.

      Niveau de risque pour la vie privée - 3

  3. Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité
    • Avec d'autres institutions fédérales.

      Niveau de risque pour la vie privée - 2

  4. Durée du programme ou de l'activité
    • Programme à long terme - Programme établi qui a été modifié ou qui est établi sans date de péremption claire.

      Niveau de risque pour la vie privée - 3

  5. Population visée par le programme
    • Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.

      Niveau de risque pour la vie privée - 3

  6. Technologie et vie privée
    1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il l'implantation d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est implanté pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

      Risque pour la vie privée - Non

      Bien que la mise en oeuvre de la solution d'imagerie documentaire soit quelque chose de nouveau pour ACC, il ne s'agit pas d'un nouveau système ou d'un nouveau processus pour TPSGC.

    2. L'activité ou le programme nouveau ou modifié exige-t-il une modification de systèmes ou services existants de TI?

      Risque pour la vie privée - Non

    3. Méthodes d'identification améliorées - Cela comprend la technologie biométrique (comme la reconnaissance faciale, l'analyse de la démarche, la lecture ou le balayage de l'iris, l'analyse des empreintes digitales, la signature ou empreinte vocale, l'identification par radiofréquence (IRF) etc.) ainsi que la technologie des laissez-passer facilités (Easy pass), les nouvelles cartes d'identification comportant des bandes magnétiques, comme les " cartes intelligentes " (c. à d. des cartes d'identité sur lesquelles est gravée soit une antenne soit une plage de contact connectée à un microprocesseur et une puce mémoire ou uniquement à une puce mémoire avec matrice logique non programmable).

      Risque pour la vie privée - Non

    4. Recours à des moyens de surveillance - Cela comprend les technologies de surveillance tels que les appareils d'enregistrement audio/vidéo, l'imagerie thermique, les appareils de reconnaissances, l'IRF, la surveillance/interception clandestine, le contrôle assisté par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, etc.

      Risque pour la vie privée - Non

    5. Utilisation de l'analyse automatisée des renseignements personnels, du couplage de renseignements personnels et des techniques de découverte/acquisition de connaissances - Aux fins de la directive sur l'EFVP, les institutions fédérales doivent préciser quelles activités comportent le recours à des technologies d'analyse, de création, de comparaison, de tri, d'identification ou d'extraction automatiques, d'éléments de renseignements personnels. Ces activités comprendraient le couplage (ou appariement) de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l'exploration de renseignements personnels, la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances et le filtrage ou l'analyse d'informations. De telles activités comportent une forme ou une autre d'intelligence artificielle et/ou d'apprentissage machine pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles, ou encore pour prédire des comportements.

      Risque pour la vie privée - Non

  7. Transmission des renseignements personnels
    • Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil.

      Niveau de risque pour la vie privée - 4

  8. Incidences des risques pour l'institution
    • Répercussions négatives au niveau de la direction/gestion - Les procédures/processus doivent être revus, les outils doivent être changés, il faut changer de fournisseur/partenaire.

      Niveau de risque pour la vie privée - 1

  9. Incidences des risques pour l'individu ou l'employé
    • Préjudice financier
    • Poursuites, sommes supplémentaires requises, réaffectation des ressources financières.

      Niveau de risque pour la vie privée - 3

      Le degré de préjudice dépend du programme. Comme certains programmes d'ACC nécessitent la cueillette de renseignements financiers, le risque est évalué au niveau le plus élevé. Dans certains cas, le risque pourrait causer des inconvénients.

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