Mandat – Groupe consultatif sur la commémoration

1. MANDAT ET PORTÉE

  1. 1.1 Le mandat du Groupe consultatif sur la commémoration consiste à fournir des conseils au ministre des Anciens Combattants sur la façon dont Anciens Combattants Canada, au moyen de son Programme Le Canada se souvient, peut mobiliser les Canadiens pour rendre hommage à tous ceux et celles qui ont servi le Canada depuis la Confédération, y compris ceux et celles qui sont morts au service de leur pays, aux vétérans qui ne sont plus parmi nous et aux vétérans d’aujourd’hui.

    La portée du Groupe consultatif inclut les activités qui relèvent typiquement du Programme Le Canada se souvient d’ACC, à savoir :

    • Activités commémoratives
    • Financement pour des initiatives commémoratives menées par des collectivités
    • Ressources d’apprentissage visant à favoriser la participation des éducateurs et des jeunes
    • Information publique
    • Monuments commémoratifs et cimetières
    • Aide financière pour les funérailles et l’inhumation
    • Décorations et citations
  2. 1.2 Le Groupe consultatif sur la commémoration collaborera et échangera des renseignements avec les autres groupes consultatifs pour assurer une cohérence et une continuité entre le travail des groupes.

2. COMPOSITION

  1. 2.1 Pour assurer son efficacité, le Groupe consultatif limitera à 10 le nombre de ses membres; ceux-ci posséderont une vaste expertise ou expérience associée à la commémoration. Les membres seront désignés par le ministre des Anciens Combattants. Les membres serviront pendant une période d’au plus deux ans, avec la possibilité d’un renouvellement de mandat à la discrétion du ministre. Les membres peuvent démissionner en tout temps. Le ministre conserve le droit de nommer ou de rayer un membre en tout temps.

  2. 2.2 Membres

    Le Groupe consultatif sera composé de membres représentant les vétérans des FAC, de membres de la famille de vétérans, de représentants des FAC/MDN, de représentants d’organismes de vétérans et d’experts en la matière.

  3. 2.2.1 Coprésidents

    Un coprésident sera choisi par et parmi les membres du Groupe consultatif sur la commémoration.

    Le directeur général, Commémoration, ACC, sera l’autre coprésident.

  4. 2.3 Représentants du ministère (leur présence peut varier selon leur disponibilité)
    • Le ministre des Anciens Combattants et ministre associé de la Défense nationale
    • Le secrétaire parlementaire du ministre des Anciens Combattants
    • Le chef de cabinet, Cabinet du ministre des Anciens Combattants
    • Le directeur, Politiques, Cabinet du ministre des Anciens Combattants
    • Le directeur des Affaires parlementaires, Cabinet du ministre des Anciens Combattants
    • Le sous-ministre, Anciens Combattants Canada
    • Le sous-ministre délégué, Anciens Combattants Canada
    • Le directeur, Mobilisation et sensibilisation des intervenants
  5. 2.4 Observateur

    Un représentant/une représentante du Bureau de l’ombudsman des vétérans.

  6. 2.5 Des vétérans, des représentants des organismes de vétérans, d’autres groupes consultatifs ministériels d’ACC, des experts en la matière et d’autres représentants du Ministère peuvent être invités à participer aux réunions du Groupe consultatif sur la commémoration, s’il y a lieu.

3. CODE DE CONDUITE, NOMINATION, DESTITUTION

  1. 3.1 Les membres devront signer un code de conduite, qui figure à l’annexe A des présents paramètres.

  2. 3.2 Nomination et destitution d’un membre

    3.2.1 Le ministre peut nommer et destituer un membre en tout temps.

    3.2.2 Si un membre ne satisfait pas aux attentes énoncées dans les présents paramètres, notamment aux paragraphes 4.3, 5.2, 5.3 et 7.2, ou dans le code de conduite, le Groupe peut donner un avertissement au membre, suivi par une rencontre avec le coprésident des membres. Si la situation ne se règle pas à la satisfaction du Groupe, le ministre peut destituer le membre.

4. RÉUNIONS

  1. 4.1 Le Groupe consultatif sur la commémoration se réunira en personne deux ou trois fois par année. S’il y a lieu, il pourra se réunir plus souvent par téléconférence.

  2. 4.2 Un quorum de 66 % des membres du Groupe consultatif sur la commémoration devra assister aux réunions. Aucune décision ou recommandation ne pourra être faite sans quorum. Le remplacement d’un membre ne pouvant pas participer à une réunion doit être approuvé par les coprésidents.

  3. 4.3 Les travaux du Groupe consultatif sur la commémoration se dérouleront dans un cadre favorisant l’ouverture, la communication, l’équité et le respect.

  4. 4.4 Les coprésidents ou les membres pourraient être invités à participer à d’autres réunions avec d’autres groupes consultatifs, organismes d’intervenants et autres personnes, au besoin.

  5. 4.5 Les médias ne seront pas invités aux réunions sans l’approbation préalable du ministre.

5. RESPONSABILITÉS ET PRODUITS LIVRABLES

  1. 5.1 Les responsabilités du Groupe consultatif sur la commémoration sont les suivantes :

    • Fournir conseils et recommandations au ministre, sous forme de rapports écrits ou de réunions en personne
    • Tenter autant que possible d’obtenir un consensus lors de la formulation de recommandations et de la prestation de conseils; cependant, les différences d’avis pourront être consignées
    • Formuler des conseils et des recommandations guidées par les perspectives obtenues lors des activités de consultation et de mobilisation des intervenants, des réunions telles que les forums, et également des présentations et observations faites par les experts en la matière et d’autres personnes, le cas échéant
    • Fournir des rapports d’étape lors des sommets avec les intervenants
  2. 5.2 Tous les membres et les autres participants sont tenus :

    • de faire preuve de respect;
    • d’assurer en tout temps la confidentialité des délibérations;
    • de ne pas divulguer de renseignements privilégiés, protégés ou de nature personnelle;
    • de ne pas divulguer les recommandations du Groupe jusqu’à ce que le ministre ait approuvé la diffusion de l’information au-delà d’ACC;
    • d’informer le ou les coprésidents de tout conflit d’intérêts potentiel ou apparent.
  3. 5.3 Les membres du Groupe consultatif sur la commémoration qui sont également membres d’organismes de défense d’intérêts conserveront leur droit de défense des intérêts de leurs constituants sans compromettre les travaux du Groupe consultatif sur la commémoration.

  4. 5.4 Comme il est énoncé ci-dessous, le Ministère assistera le Groupe consultatif sur la commémoration en préparant des documents, en mettant à jour les dossiers pertinents, en publiant les documents sur le Web, en facilitant les réunions et considérant les recommandations et les conseils du Groupe.

6. DOCUMENTATION, TENUE DES DOSSIERS ET PUBLICATION

  1. 6.1 Les ordres du jour des réunions, les paramètres, les comptes rendus des discussions et tout document à l’appui préparé par le gouvernement du Canada ou pour lui seront fournis aux membres dans les deux langues officielles. Les autres documents seront fournis dans la langue de leur rédaction.

  2. 6.2 Les comptes rendus de discussion seront rédigés pour toutes les réunions et ils seront communiqués aux coprésidents aux fins d’observations par la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants dans les 15 jours qui suivront la réunion. Les observations ne seront pas attribuées à leurs auteurs. À la suite de leur approbation par le ministre, les comptes rendus seront diffusés aux participants de la réunion et seront affichés sur le site Web d’ACC.

  3. 6.3 Les membres du Groupe consultatif sur la commémoration acceptent que leurs noms et photos soient publiés sur le site Web d’ACC.

  4. 6.4 Les paramètres du Groupe consultatif sur la commémoration seront également affichés sur le site Web d’ACC.

7. COMMUNICATIONS

  1. 7.1 À la conclusion de chaque réunion, les membres conviendront des messages préparés à l’intention des vétérans, d’organismes d’intervenants auprès des vétérans et d’autres intervenants le cas échéant.

  2. 7.2 Il va de soi que les participants au Groupe consultatif pourraient avoir besoin de communiquer de l’information à leur groupe d’attache, que ce soit par écrit, par courriel, en personne ou sur Internet (page Web, Facebook). Cependant, les membres doivent s’assurer de respecter les attentes qui sont énoncées dans le paragraphe 5.2 et dans le code de conduite en ce qui a trait au traitement des renseignements confidentiels ou protégés, ou des renseignements de nature personnelle.

8. GESTION ET SOUTIEN

  1. 8.1 La responsabilité de gestion d’aider et d’appuyer le Groupe consultatif sur la commémoration revient à la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants.

  2. 8.2 La Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants organisera les réunions et réservera les locaux, verra à la traduction, obtiendra l’approbation ministérielle et organisera les déplacements et l’hébergement des membres le cas échéant. Elle remplira également les fonctions de prise de notes et de rédaction des comptes rendus. En consultation avec les coprésidents et avec l’approbation du ministre, la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants préparera et diffusera également l’ordre du jour et les documents à l’appui dans les trois à cinq jours qui précéderont une réunion du Groupe consultatif sur la commémoration.

9. FRAIS

  1. 9.1 Anciens Combattants Canada assumera les frais associés aux réunions, y compris la location de salles et les frais connexes, les déplacements conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor du Canada, et la traduction, l’impression et la distribution des rapports et des publications du Groupe consultatif.

  2. 9.2 Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable par ACC. Les membres remettront les reçus de leurs déplacements, qui leur seront remboursés conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor du Canada, au bureau de la Direction de la mobilisation et de la sensibilisation des intervenants. Tous les reçus doivent être présentés aux fins de remboursement dans les 10 jours suivant la fin du déplacement.

  3. 9.3 Tous les membres du Groupe consultatif conviennent que la participation au Groupe consultatif est volontaire et non rémunérée. Bien qu’Anciens Combattants Canada rembourse les frais raisonnables de déplacement, de rencontre et autres frais approuvés au préalable, les membres du Groupe consultatif ne seront pas autrement indemnisés de leurs efforts. La participation au Groupe consultatif n’engendre pas de relation employé-employeur ni n’empêche les membres de s’engager autrement auprès de l’État.

10. ENTENTE

  1. 10.1 Les présents paramètres ont fait l’objet de discussions et sont convenus par les membres du Groupe consultatifs sur la commémoration.

  2. 10.2 Les nouveaux membres seront informés de leurs responsabilités par les coprésidents, et seront invités à accepter les paramètres et à signer le code de conduite.

ANNEXE A CODE DE CONDUITE

  1. Dans le souci de favoriser une culture de confiance mutuelle, de respect, de professionnalisme, d’intégrité et de responsabilisation parmi les membres du Groupe consultatif sur la santé mentale, les membres sont tenus de se conformer aux directives suivantes :

    1. Les membres doivent assister à toutes les réunions et y participer activement.
    2. Les membres s’engagent à traiter confidentiellement toute information de cette nature divulguée ou traitée lors d’une réunion ou fournie en appui au travail du Groupe consultatif sur la santé mentale.
    3. Les membres s’engagent à ne pas divulguer à qui que ce soit les renseignements privilégiés ou personnels reçus aux fins, au cours ou à la suite des discussions du Groupe consultatif sur la santé mentale, de vive voix ou par écrit, à l’exception des autres membres du Groupe sur la santé mentale, à moins qu’ils n’y soient autorisés par les coprésidents du Groupe consultatif.
    4. Les membres ne doivent pas divulguer les recommandations du Groupe consultatif sur la santé mentale jusqu’à ce que le ministre approuve la communication de ces renseignements au-delà d’ACC;
    5. Les membres doivent informer le(s) coprésident(s) des conflits d’intérêts potentiels ou présumés.
    6. Les membres doivent s’abstenir de se comporter d’une manière qui discréditerait le Groupe consultatif sur la santé mentale, le ministre ou son cabinet, ou en compromettrait l’intégrité.
  2. Reconnaissance

  3. Je, soussigné(e), _______________, reconnais avoir lu et compris les paramètres du Groupe consultatif sur la santé mentale et le présent code de conduite. Je confirme par la présente que je m’engage à exécuter mes fonctions en tant que membre du Groupe consultatif conformément aux paramètres et au présent code de conduite.

  4. En signant cette déclaration, je suis lié(e) par ce code et par les paramètres. Je comprends aussi que si je néglige de m’y conformer, je pourrais être destitué(e) du Groupe consultatif sur la santé mentale.

  5. Nom en lettres moulées : __________________________
    Signature : __________________________
    Date : _____________

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