Le présent rapport rend compte des constatations de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) visant le Programme des allocations aux anciens combattants (AAC). Le 18 juin 2009, les modifications à la Loi sur les allocations aux anciens combattants ont reçu la sanction royale en vue de l'élargissement du Programme des AAC et des avantages connexes, de sorte que soient admis les anciens combattants alliés qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale ou la guerre de Corée, ainsi que leurs survivants et/ou leurs personnes à charge. L'élargissement du programme a été l'occasion de soumettre le Programme des allocations aux anciens combattants, y compris le volet élargi aux anciens combattants alliés, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Cette EFVP rend compte de l'état du Programme des AAC au 30 octobre 2009.
Le Programme des AAC d'Anciens Combattants Canada (ACC) apporte une aide financière sous forme de subventions mensuelles versées aux clients à faible revenu. L'admissibilité aux AAC est établie en fonction des états de service d'un ancien combattant ou d'un civil qualifié en temps de guerre, et en fonction de son âge, de sa santé, de son revenu et de son lieu de résidence.
L'AAC est établie d'après le revenu et presque tous les revenus réguliers sont pris en compte dans la détermination de l'admissibilité. ACC offre un supplément de revenu qui ne peut dépasser un plafond maximal imposé par la Loi. Ce plafond est ajusté à l'Indice des prix à la consommation sur une base trimestrielle. La méthode d'évaluation du revenu d'ACC est similaire à la méthode utilisée pour d'autres programmes de supplément au revenu du fédéral, comme le Supplément de revenu garanti. Une définition uniforme du revenu fondée sur la Loi de l'impôt sur le revenu a été élaborée pour les deux programmes.
L'ancien combattant admissible aux AAC devient admissible à d'autres programmes d'ACC. En fait, les AAC servent de passerelle au Fonds de secours, à une aide en matière de funérailles et d'inhumation, aux avantages médicaux, au Programme pour l'autonomie des anciens combattants (PAAC) et au Programme de soins de longue durée (SLD). Les anciens combattants ne sont pas tous admissibles aux AAC en raison de leur revenu familial qui dépasse le montant maximal permis. Cependant, s'ils ne sont pas admissibles en raison des prestations qu'ils reçoivent de la Sécurité de vieillesse, ils sont désignés comme « quasi-bénéficiaires » des AAC, ce qui leur donne droit aux avantages médicaux et aux autres programmes associés aux AAC.
À propos de l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
La présente Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée s'appuie sur une analyse du Programme des AAC, mais ne tient pas compte des évaluations des programmes pour lesquels le Programme des AAC offre une borne d'admissibilité. Des EFVP distinctes ont été exécutées à l'égard de ces autres programmes.
Anciens Combattants Canada (ACC) tient à protéger les renseignements personnels de tous les clients et a pris les mesures appropriées pour veiller à ce que le Programme des AAC respecte les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, du règlement connexe et de la Politique sur la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la correction, la protection, la conservation et le déclassement des renseignements personnels.
L'EFVP porte sur la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués pendant toute la durée du cycle de vie du Programme des AAC. Les EFVP se fondent sur les dix principes universels relatifs à la protection de la vie privée et résultent des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'EFVP visant le Programme des AAC a révélé six risques éventuels liés à la protection des renseignements personnels.
Risque 1 – Divulgation de renseignements aux pays alliés (Niveau de risque : faible)
Problème
Les anciens combattants alliés qui font une demande signent un formulaire de consentement (VAC 794) qui permet à ACC d'obtenir la vérification du service militaire des ambassades des pays alliés (ou des organisations similaires). ACC n'a pas d'entente officielle avec ces pays ou organisations en ce qui a trait à l'utilisation, la divulgation, la conservation, le contrôle et le déclassement des renseignements personnels du demandeur dans le formulaire de consentement et ne peut lui garantir que les renseignements personnels seront protégés à l'étranger comme ils le sont au Canada.
Plan de gestion
ACC veillera à ce que la lettre d'accompagnement au formulaire de consentement comprenne des indications quant aux exigences en matière de gestion de l'information et de protection des renseignements personnels qui s'y appliquent. Un avis accompagnera le formulaire de consentement signalant aux clients qu'ACC n'a aucun contrôle sur l'utilisation et le déclassement des renseignements personnels contenus dans le formulaire de consentement une fois qu'il a été envoyé aux pays alliés.
Risque 2 – Cueillette du numéro de la carte d'hôpital ou de santé provinciale dans le formulaire de demande d'AAC (Niveau de risque : faible)
Problème
ACC n'a pas clairement démontré la nécessité de recueillir le numéro de la carte d'hôpital ou de santé provinciale du demandeur avec le formulaire de demande d'AAC.
Plan de gestion
Comme la cueillette du numéro de carte n'est pas nécessaire pour la gestion du Programme des allocations aux anciens combattants, des modifications seront apportées au formulaire de demande (VAC 1466) à cet effet. Le fichier de renseignements personnels des AAC sera révisé afin d'éliminer le numéro de carte de la liste des renseignements personnels recueillis.
Risque 3 – Avis de protection des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
L'avis de protection des renseignements personnels dans le formulaire VAC 1319 intitulé « Rapport du médecin examinateur » ne permet pas d'informer adéquatement les clients et les médecins des exigences en matière de protection des renseignements personnels recueillis dans le formulaire.
Plan de gestion
ACC mettra à jour l'avis de protection des renseignements personnels dans le formulaire VAC 1319 : Rapport du médecin examinateur, afin de se conformer aux directives du Conseil du Trésor et aux normes d'ACC.
Risque 4 – Utilisation des formulaires VAC 520 et VAC 520-5 : Autorisation de divulguer des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
Un formulaire d'autorisation de divulguer des renseignements personnels (VAC 520 ou VAC 520-5) peut se révéler nécessaire si un client demande à un membre de sa famille ou à un ami d'obtenir des renseignements en son nom auprès d'ACC. L'expérience démontre que les clients ne comprennent pas bien à quel moment et de quelle façon il convient d'utiliser l'Autorisation de divulguer des renseignements personnels. Le formulaire doit renfermer des explications additionnelles, afin que les clients comprennent l'objet prévu de ce document ainsi que le bon moment de l'utiliser et la façon appropriée de le remplir.
Plan de gestion
On rédigera, tant à l'intention du personnel d'ACC que des clients, un guide incluant des instructions précises quant au moment où il convient d'utiliser le formulaire et à la façon de remplir les sections obligatoires. On transmettra des messages aux employés d'ACC pour s'assurer qu'ils comprennent bien l'objet prévu du formulaire et qu'ils sont en mesure de l'expliquer aux clients, en vue de l'obtention d'un consentement éclairé.
Risque 5 – Les systèmes électroniques d'ACC n'ont pas de processus de déclassement (Niveau de risque : faible)
Problème
Les systèmes électroniques d'ACC, c'est-à-dire le Réseau de prestation des services aux clients (RPSC) et le Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé (SFTDSS), ne sont pas dotés des fonctions nécessaires au déclassement des documents. Par conséquent, les renseignements ne sont pas gérés intégralement du début à la fin de leur cycle de vie conformément aux exigences législatives et à celles des organismes centraux. Bien que ce problème ne présente aucun risque immédiat pour la sécurité des renseignements de la clientèle, cette pratique constitue une infraction manifeste aux lois et aux politiques de protection des renseignements personnels et de gestion de l'information.
Plan de gestion
Il s'agit là d'un risque ministériel qui ne concerne pas uniquement le Programme des AAC. En ce moment, on a mis au point un plan d'action qui énonce les tâches de haut niveau à exécuter pour corriger la situation. On a réalisé, par rapport à ce plan d'action, des progrès comme l'établissement de périodes de conservation des renseignements des clients d'ACC, et l'élaboration d'une proposition en vue du classement par ordre de priorité des technologies de l'information. Pour assurer la poursuite des progrès, ACC élaborera un plan d'action plus détaillé qui comprendra des estimations des coûts, qui sera porté à l'attention de la direction et qui servira à la planification des activités.
Risque 6 – Évaluation de la menace et des risques (EMR) pour la protection des renseignements personnels (Niveau de risque : faible)
Problème
Aucune évaluation de la menace et des risques (EMR) n'a été exécutée à l'égard du Programme des AAC, ce qui peut entraîner des lacunes relativement à la détermination et la protection de l'information sensible.
Plan de gestion
Le recours aux locaux à bureaux actuels, à des processus déjà utilisés et au personnel en place a pour effet d'affaiblir la probabilité d'un incident de la sécurité ou d'une atteinte à la vie privée. Le Programme des AAC, étant en oeuvre depuis longtemps, les pratiques et les procédures sont bien établies et bien comprises, et le respect de la vie privée des clients est assuré. Pour le moment, ACC acceptera le risque et surveillera la situation. Si la situation devait changer (c.-à-d. les processus, les systèmes, etc.), on réévaluera l'approche.
Conclusion
Bien que la présente EFVP ait fait ressortir un certain nombre de risques liés à la protection des renseignements personnels, on a mis au point des plans de gestion qui correspondent au niveau de risque.