Le processus d'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a pour but d'évaluer si le Système de gestion des ressources humaines (version 8.9 SGRH GC PeopleSoft), tel qu'il a été mis en oeuvre par Anciens Combattants Canada (ACC), est conforme aux exigences en matière de protection de la vie privée.
La portée de l'EFVP se limite à la mise à niveau de la version 8.9 du SGRH GC et illustre l'état de PeopleSoft au mois de mars 2007. Le processus d'EFVP porte sur les renseignements personnels des employés relatifs aux ressources humaines qui sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés dans le système PeopleSoft.
Le processus d'EFVP mené par les Services de conseils du gouvernement a permis de dégager trois secteurs de préoccupation à l'égard des exigences relatives à la protection de la vie privée. En guise de solutions aux problèmes soulevés, les mesures suivantes d'atténuation des risques sont recommandées :
Protection des renseignements personnels
- Effectuer une évaluation des menaces et des risques (EMR), dresser un plan d'urgence afin de s'assurer que les mesures de sécurité correspondent à la nature délicate des renseignements personnels collectés et permettent de contrer les risques soulevés dans l'EMR.
Responsabilité et mesure du rendement
- Voir à ce que le champ de responsabilité du gardien des renseignements personnels soit documenté et que des objectifs de rendement soient élaborés à son égard.
- Demander au service de Vérification et d'Évaluation d'effectuer régulièrement des vérifications de la conformité aux exigences relatives à la protection de la vie privée.
Procédures et documentation
- Examiner avec chaque personne concernée les procédures et les processus électroniques de collecte de renseignements personnels et s'assurer que les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis, les fondements sur lesquels s'appuie la collecte de renseignements et le consentement obtenu sont documentés de manière uniforme tout au long du processus de collecte de renseignements.
- Continuer à consulter l'Agence de la fonction publique du Canada au sujet de la conservation et de l'élimination des renseignements personnels.
Une fois mises en oeuvre, les stratégies d'atténuation susmentionnées permettront à Anciens Combattants de satisfaire aux exigences en matière de protection de la vie privée.