3.1 Évaluation des demandes
Appel de demandes
Le Fonds pour le bien-être des vétérans et de leur famille invite les organismes admissibles à présenter une demande de subventions et de contributions en ligne. Cette invitation est l’appel de demandes. Le Fonds est un programme d’ACC relativement récent et, au moment de la vérification, ACC a effectué deux rondes de financement. Selon le site Web d’ACC, les organismes admissibles peuvent communiquer avec ACC pour obtenir une notification des futurs appels de demandes. Une fois qu’ACC lance un appel de demandes, les organismes ont plusieurs semaines pour présenter une demande en ligne.
Pour cette étape du processus, la portée de la vérification comprend la deuxième ronde de financement seulement. Nous nous attendions à ce qu’ACC ait pris des mesures pour s’assurer que les bénéficiaires potentiels avaient accès aux renseignements sur le Programme, y compris les exigences d’admissibilité et les critères des demandes.
Nous avons constaté que le formulaire de demande n’était pas disponible publiquement (sauf si le demandeur s’est inscrit au portail de demandes en ligne). Toutefois, les objectifs, les critères d’évaluation et d’autres détails pertinents du Programme étaient disponibles sur le site Web d’ACC. De plus, l’équipe a remarqué qu’ACC suivait ses processus de communication normalisés au moment de l’appel, y compris les communiqués, la sensibilisation sur les médias sociaux, les renseignements pour le Réseau national des centres de contact (RNCC) requis pour répondre aux questions, la promotion sur le site Web et la sensibilisation auprès des intervenants.
Évaluation des demandes
Le deuxième appel de demandes a eu lieu du 28 février 2019 au 29 mars 2019 et 114 demandes ont été reçues. Une fois l’appel de demandes terminé, le personnel du FBEVF a examiné et évalué chaque demande. Deux employés ont effectué les évaluations et ils ont travaillé ensemble pour assurer l’uniformité dans les évaluations. Après avoir évalué l’admissibilité des projets, le personnel du Fonds a utilisé un outil de notation qui comprenait une orientation supplémentaire pour aider à l’appliquer.
L’outil de notation comprenait une échelle de cotation de 1 à 5, de faible à excellent, pour huit critères : l’efficacité et la sécurité, la compatibilité, la disponibilité des ressources, les considérations réglementaires, l’état de préparation, l’incidence, les coûts et le besoin. La somme des notes de chaque critère correspondait à la note finale du demandeur. Le personnel du Programme a indiqué qu’il avait deux semaines pour évaluer les demandes.
Nous nous attendions à ce qu’ACC ait été uniforme dans son application du mécanisme de notation et nous avons conclu qu’il l’a été. Toutefois, nous avons remarqué que l’outil de notation permettait beaucoup de subjectivité et que l’orientation était trop vague. Compte tenu de la subjectivité de l’outil et du temps minimal pour examiner les demandes, de nombreux projets ont reçu une note élevée. Par exemple, un tiers des demandeurs ont obtenu une note de 30 points et plus sur 40 points possibles, ce qui n’a pas fourni une différenciation suffisante entre les projets au moment de décider l’allocation des fonds limités.
Recommandation 1
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, améliore l’outil de notation et l’orientation connexe de façon à établir une meilleure distinction entre les projets.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques soit conservera et mettra à jour l’outil de notation actuel, soit en établira un nouveau. Toute modification apportée comprendra des définitions claires de la cotation ainsi qu’un contenu cohérent et objectif sur la mesure, qui permettra de faire une plus grande distinction entre les projets. L’outil de notation et l’orientation connexe seront examinés pour s’assurer que les critères utilisés dans l’évaluation sont associés aux objectifs énoncés du Fonds. Une formation sera fournie au personnel concerné des programmes
Date d’achèvement prévue : 1er août 2021
Une fois l’évaluation et la notation initiales terminées, le personnel du Fonds a brièvement consulté la Direction de la recherche d’ACC au sujet des demandeurs plus axés sur la recherche. Le personnel de la Recherche a décrit la consultation comme étant un examen sommaire de haut niveau en raison du temps limité disponible. Une trousse de renseignements a ensuite été préparée pour le Comité directeur des directeurs généraux. Ce comité était chargé d’évaluer les renseignements et de formuler des recommandations au sujet des projets à financer. La trousse de renseignements souligne les 32 projets recommandés par le personnel du Programme aux fins de considération par le Comité. Une courte description et la note de tous les projets des demandeurs ont également été fournies aux membres du Comité. Le Comité s’est réuni pendant environ deux heures pour examiner les renseignements et déterminer les projets qu’il recommande pour le financement.
Selon des entrevues avec le personnel et les membres du Comité, un thème commun est ressorti : le processus d’évaluation a été précipité et il y avait peu de temps pour faire des échanges avec les demandeurs et consulter des experts en la matière. De plus les membres du Comité ont indiqué qu’ils n’étaient pas au courant des recommandations de financement finales du Comité ni des décisions finales relatives au financement.
Recommandation 2
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, modifie ses processus pour permettre assez de temps pour l’évaluation et les consultations.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques élaborera un chemin critique standard comprenant des étapes et un calendrier mis à jour pour chaque appel de demandes, en tenant compte du temps nécessaire pour l’évaluation et la consultation auprès des membres du personnel d’ACC considérés comme des experts en la matière.
Date d’achèvement prévue : 1er novembre 2021
Décisions relatives au financement
Le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur des politiques stratégiques et de la commémoration s’est vu confier l’autorité d’approuver des projets pour le financement. Nous nous attendions à ce que le Ministère maintienne un registre des décisions relatives aux projets financés conforme aux résultats de l’évaluation des demandes et aux modalités du Fonds.
Selon la vérification, le Ministère a maintenu un registre des décisions relatives aux projets approuvés pour le financement jusqu’au niveau du Comité directeur des directeurs généraux :
- un tableau général avec l’évaluation et la note de chaque demande;
- une trousse de renseignements détaillés avec les projets soulignés pour le Comité directeur;
- les procès-verbaux des réunions du Comité directeur;
- la liste des recommandations finales du Comité directeur.
En outre, l’approbation du SMA pour chaque projet sélectionné a été consignée. Cependant, le secteur de programme n’a pas pu nous fournir les dossiers à l’appui des décisions relatives au financement entre les recommandations du Comité directeur des directeurs généraux et l’approbation finale du SMA; sept des 22 projets approuvés n’avaient pas été recommandés par le Comité directeur. Le manque de dossiers diminue la transparence et la crédibilité du processus et des documents à l’appui des décisions sont perdus pour référence future et pour fournir des commentaires aux demandeurs rejetés.
Recommandation 3
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, s’assure qu’il y a des documents à l’appui de la justification des décisions de financement finales.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques examinera et évaluera quels documents supplémentaires sont nécessaires pour améliorer la tenue des dossiers.
Date d’achèvement prévue : 31 août 2021
En général, les projets approuvés respectaient les modalités du Programme. La vérification a révélé que quelques projets ne satisfaisaient pas à l’exigence du Programme que le projet soit d’une durée limitée. Le financement a plutôt servi aux activités régulières. La vérification a également révélé que deux organismes ne satisfaisaient pas aux exigences d’admissibilité du Programme. Finalement, presque toutes les demandes n’ont pas démontré une autosuffisance après le financement d’ACC, ce qui est une exigence du Programme. L’équipe de vérification s’est demandée si cette exigence était encore pertinente puisqu’aucun projet ne la satisfaisait.
Enfin, concernant la documentation, l’équipe de vérification s’attendait à ce que le Ministère consigne les justifications des décisions relatives au type de paiement de transfert, soit une subvention ou une contribution, en tenant compte de la demande, du budget du Programme et de la limite de cumul établie par les modalités du Programme. Selon la vérification, le secteur de programme n’a pas consigné ses justifications pour fournir une subvention ou une contribution afin d’appuyer ses décisions et de nombreux organismes ont demandé une contribution, mais ont reçu une subvention, et inversement. La décision entre une contribution ou une subvention est importante et devrait être basée sur l’évaluation des risques du projet. Les organismes proposant un projet considéré comme présentant un risque plus élevé se verraient attribuer une contribution, et ils seraient tenus de respecter certaines obligations contractuelles, telles que la présentation de demandes de remboursement et de rapports d’étape. Les organismes proposant un projet considéré comme présentant un risque moins élevé se verraient attribuer une subvention, et ils n’auraient que quelques exigences à respecter après avoir reçu leur financement. Consigner ces décisions permet une transparence dans cette étape du processus.
Recommandation 4
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, s’assure qu’il y a des documents à l’appui de la justification des décisions relatives au type de paiement de transfert.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques élaborera un outil de décision fondé sur le risque qui sera utilisé pour faciliter la décision de recourir à une subvention ou une contribution.
Date d’achèvement prévue : 28 février 2021
3.2 Paiements et surveillance continue
Lorsqu’un projet reçoit une approbation, une entente de financement est créée et signée par les deux parties. Il y a des ententes de financement distinctes pour les subventions et les contributions. De nombreuses clauses sont les mêmes, mais il y a des différences; la plus importante concerne le versement des fonds.
Les subventions sont versées au début et les bénéficiaires n’ont pas d’obligations futures. Concernant le FBEVF, si une subvention est une entente pluriannuelle, le bénéficiaire doit fournir un rapport sur l’état d’avancement avant tout autre versement de fonds.
Les contributions sont habituellement versées après l’exécution du projet; les bénéficiaires présentent une demande de remboursement. Les ententes de contribution exigent normalement l’atteinte de certains jalons avant que les fonds soient versés. Concernant le FBEVF, les jalons habituels étaient liés à la soumission de rapports provisoires et de demandes financières. Nombre des projets de contribution étaient des initiatives pluriannuelles. La politique du Conseil du Trésor permet des paiements de contribution anticipés dans certaines situations; trois projets ont reçu des paiements de contribution anticipés.
Lorsqu’un projet est une initiative pluriannuelle, la surveillance continue et les paiements vont de pair. La surveillance vise, entre autres, à s’assurer que le projet progresse de la façon prévue et qu’il respecte ses plans, ses échéances et ses engagements. Elle comprend aussi l’examen des rapports d’état d’avancement et des rapports finaux soumis, l’examen des demandes de remboursement et la communication avec les bénéficiaires pour valider et clarifier des renseignements.
Paiements
Les paiements de subvention et de contribution font l’objet de contrôles internes en communs. Par exemple, que ce soit une subvention ou une contribution, nous nous attendions à ce que le Ministère ait une entente de financement signée avant tout versement. Nous nous attendions également à ce que les paiements soient effectués en temps opportun afin d’éviter tout fardeau inutile pour les bénéficiaires. Dans tous les cas, nous avons constaté que ces attentes ont été satisfaites.
Concernant les ententes de contribution, les versements de fonds font l’objet de deux autres contrôles. Plus particulièrement, avant tout versement (ou versement supplémentaire) de fonds, les bénéficiaires doivent soumettre des rapports d’état d’avancement, des demandes de remboursement des dépenses et des prévisions financières. Nous avons constaté que les demandes financières étaient toujours soumises, mais que le Ministère a pris peu de mesures pour valider ces demandes et acceptait souvent les renseignements sans les vérifier. En outre, la limite de cumul n’a pas été réévaluée après la demande, car aucune donnée sur le revenu n’est divulguée dans les demandes financières. Même si les prévisions financières étaient une exigence explicite de l’entente de financement, le personnel du Programme les demandait seulement pour les ententes d’avances de fonds.
Le secteur de programme a reconnu le besoin de faire un examen plus approfondi des dépenses et des projets et d’avoir des outils et des gabarits qui orientent ces processus. On nous a informés que des changements n’ont pas été apportés en raison du manque de ressources, du roulement du personnel et de priorités concurrentes du Programme. Sans validation des demandes financières et des rapports d’état d’avancement des projets, il se peut que les fonds du Programme ne soient pas utilisés comme prévu et qu’ACC engage des fonds fédéraux qui dépassent les dépenses du Programme. Le secteur de programme doit équilibrer ses responsabilités en matière de gérance des coûts administratifs associés à une surveillance accrue.
Les ententes d’avances de fonds de contribution sont la forme de paiements de transfert la plus risquée et, par conséquent, la directive du SCT établit des contrôles supplémentaires pour ces types de paiements. Selon la vérification, le secteur de programme a géré les avances de fonds de contribution conformément aux exigences de la directive. Toutefois, comme c’était le cas pour tous les paiements de contribution, peu de mesures ont été prises pour vérifier l’exactitude des demandes financières.
Recommandation 5
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, élabore une approche fondée sur les risques pour évaluer l’exactitude et la validité des demandes et des renseignements soumis par les bénéficiaires.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques élaborera et mettra en œuvre un processus de suivi standard pour les projets qui présentent un risque élevé.
Date d’achèvement prévue : 1er mars 2022
Surveillance continue
La surveillance continue des projets est une partie importante de tout programme de subventions et de contributions. Elle garantit que les bénéficiaires du financement utilisent les fonds comme prévu et que leurs projets progressent, et elle favorise l’établissement de liens.
Nous nous attendions à ce qu’ACC ait des pratiques de surveillance pour s’assurer que les bénéficiaires du financement respectent les obligations et les objectifs de rendement de leurs ententes de financement. Selon la vérification, ACC a obtenu des rapports d’état d’avancement et a surveillé le déroulement des projets. Les membres de l’équipe de vérification ont noté de la correspondance avec les bénéficiaires pour demander des clarifications, au besoin. En général, toutes les modalités des ententes ont été respectées avant le versement des fonds. La vérification a toutefois révélé qu’il y avait un manque d’orientation concernant les procédures de surveillance pertinentes. Sans procédures consignées, il n’y a pas de communication des pratiques et des processus approuvés et uniformes. De plus, des connaissances organisationnelles sont perdues lorsqu’il y a un roulement du personnel.
Compte tenu du nombre de projets pluriannuels, chaque appel de demandes crée de plus en plus de projets à surveiller à un moment donné. Les pratiques du Fonds évoluent et il est maintenant temps de faire preuve d’une plus grande rigueur concernant les processus de surveillance.
Recommandation 6
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, consigne les processus de surveillance approuvés pour les ententes de subvention et de contribution.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques élaborera et consignera un processus de suivi standard pour les projets.
Date d’achèvement prévue : 1er novembre 2021
L’orientation du Conseil du Trésor mentionne une pratique de surveillance supplémentaire : des vérifications de bénéficiaires et des visites de leur bureau. Nous nous attendions à ce que le Fonds détermine le moment auquel il faut procéder à des vérifications de bénéficiaires, lesquelles s’ajouteront aux autres activités ministérielles de surveillance, et élabore et met en œuvre un plan fondé sur les risques pour ces vérifications de bénéficiaires. Selon la vérification, le secteur de programme n’a pas ajouté de vérifications à ses activités de surveillance. De plus, aucun critère n’a été établi pour déterminer lorsqu’une vérification de bénéficiaires ou une visite des bureaux serait justifiée. Établir des critères à cet égard favoriserait une gestion plus efficace de l’argent des contribuables. De surcroît, le Ministère manque la possibilité de mobiliser des intervenants et des organismes de vétérans et d’établir des liens avec eux.
Les rapports finaux des bénéficiaires devaient être publiés sur le site Web externe d’ACC. L’intention était d’échanger des connaissances dans la communauté des vétérans et de favoriser l’établissement de liens et le réseautage. La vérification a révélé que les rapports finaux des bénéficiaires n’ont pas été publiés sur le site Web, mais qu’une courte description des projets l’a été.
Recommandation 7
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, élabore des lignes directrices et des critères pour les vérifications de bénéficiaires qui ont des ententes de contribution à risque plus élevé ainsi que les visites de leur bureau.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. Parallèlement aux mesures prises pour donner suite à la recommandation no 6, la Direction générale de la recherche et des politiques élaborera des lignes directrices pour le suivi des projets.
Date d’achèvement prévue : 1er novembre 2021
Recommandation 8
Il est recommandé que la directrice générale, Direction générale de la recherche et des politiques, détermine si la publication des rapports finaux est nécessaire aux objectifs du Fonds et mette à jour le site Web externe en conséquence.
Réponse de la direction
La directrice générale, Recherche et politiques, est d’accord avec cette recommandation. La Direction générale de la recherche et des politiques publiera des résumés d’une page sur le site externe d’ACC. L’élaboration de ces produits est actuellement en cours.
Date d’achèvement prévue : 1er avril 2021
3.3 Opinion de l’équipe de vérification
La Direction générale des politiques en matière de programme et de la coordination des litiges possède des contrôles pour gérer les activités quotidiennes liées au Fonds pour le bien-être des vétérans et de leur famille. Il est possible de renforcer les contrôles, surtout en ce qui concerne la consignation des décisions et la mise en œuvre de processus de surveillance plus solides. Le Fonds est un programme relativement récent et il est important de renforcer les contrôles qui favorisent la transparence et la bonne gérance tout au cours de l’évolution du Programme.