Le mandat d’Anciens Combattants Canada (ACC) est défini par la Loi sur le ministère des Anciens Combattants qui stipule que le ministre des Anciens Combattants doit voir « aux soins, au traitement ou à la réinsertion dans la vie civile de personnes ayant servi soit dans les Forces armées canadiennes ou dans la marine marchande du Canada, soit dans la marine, la marine marchande, l’armée de terre ou l’aviation de Sa Majesté, de personnes qui ont pris part, d’une autre manière, à des activités reliées à la guerre, et de personnes désignées (…), et aux soins de leurs survivants ou des personnes à leur charge » (Loi sur le ministère des Anciens Combattants, 1985, art. 4).
ACC a effectué une vérification des services de dotation des Ressources humaines (RH) dans le cadre du Plan d’évaluation et de vérification fondé sur les risques de 2018 2023 qui avait été approuvé par le sous-ministre le 12 juin 2018. De plus, une deuxième phase de la vérification a été effectuée pour inclure des points relatifs aux processus de paye menés par les RH.
Activités de dotation menées par les RH
Au sein d’ACC, les activités de planification et de dotation des RH sont une responsabilité partagée entre la direction et les conseillers stratégiques en RH. La direction voit au recrutement et aux décisions liées à la dotation tandis que les conseillers stratégiques des RH sont tenus d’aider la direction à déterminer les stratégies d’embauche conformément aux politiques et aux lois fédérales.
La Direction générale des ressources humaines (DGRH) a mis en œuvre l’initiative d’Excellence des services de RH afin d’améliorer la prestation de ses services, y compris les processus de dotation et l’accès à l’information. L’initiative a été lancée en 2016 et mise en œuvre en novembre 2017, en respectant la portée des niveaux de ressources. L’initiative a donné lieu à la mise à jour du modèle de RH qui inclut les quatre principaux volets suivants :
- La Boîte à outils des RH qui offre une orientation et des outils aux employés d’ACC et peut être trouvée dans l’intranet d’ACC;
- Le Centre de services aux clients, où le personnel désigné des RH traite les demandes de services et d’intervention en RH et répond aux questions envoyées dans la boîte de courriel générique;
- Les conseillers stratégiques en RH qui collaborent avec les directions générales clientes désignées aux processus de dotation en offrant des conseils, en développant des outils et en travaillant sur les demandes de services en RH;
- L’Unité de stratégie et de conception des services des RH au niveau ministériel, où les politiques, programmes, stratégies, normes et outils des RH ont été élaborés.
De plus, en avril 2017, le système de gestion des RH a été mis à jour en un nouveau modèle, MesRHGC 9.1, qui comprend le module de demande de services en ressources humaines (DSRH). Ce changement de système permet aux gestionnaires et au personnel de soutien administratif de soumettre leurs demandes de services électroniquement à la DGRH.
Activités liées à la paye menées par les RH
En 2009, le gouvernement du Canada a entrepris le remplacement du système de paye afin de mettre en place des services de paye centralisés pour nombre des ministères et organismes fédéraux. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) avait été chargé de l’initiative. En 2016, SPAC a mis en œuvre le système de paye Phénix, ce qui a entrainé le transfert de la majorité des responsabilités liées à la paye d’ACC à SPAC. Dans le cadre de la centralisation des services de rémunération, SPAC a mis sur pied le Centre des services de paye à Miramichi, au Nouveau-Brunswick.
La mise en œuvre du système de paye Phénix a entraîné des répercussions négatives et pour cette raison, de nombreux ministères fédéraux, ACC y compris, ont dû accroître considérablement leurs efforts dans la fonction des RH pour faciliter les processus de paye des employés.
Le 30 août 2017, ACC et SPAC ont établi un protocole d’entente (PE) qui a permis le transfert d’employés d’ACC, y compris 20 employés des RH, pour soutenir les activités du Centre des services de paye de SPAC. Même si le PE est depuis expiré, ACC a continué de collaborer avec SPAC à diverses initiatives, y compris le Projet pilote des modules, afin de favoriser la stabilisation de la fonction RH à la paye à la suite de la mise en œuvre de Phénix. Plus récemment, la DGRH d’ACC a collaboré avec SPAC en étant le premier ministère à mettre à l’essai Info Paye, une application Web en lecture seule qui permet aux employés de consulter les renseignements sur leur paye et leurs avantages et les demandes d’intervention en cours.
De plus, le personnel de la DGRH d’ACC a participé à des groupes de travail intergouvernementaux pour définir les pratiques exemplaires et les solutions qu’ACC pourrait adopter. Parmi ces groupes de travail, mentionnons groupe de travail sur le livret numérique des RH à la paye, le groupe de travail sur les processus de congé sans solde et de retour de congé, le groupe de travail de soutien horizontal pour la préparation des systèmes des RH et le groupe de travail sur les rapports et l’analyse des données de RH à la paye.
Récemment, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor (BDPRH-SCT) a publié des échéanciers standardisés pour 13 processus de dotation. Tous les ministères fédéraux associés au système de paye Phénix, y compris ACC, étaient tenus de respecter ces échéanciers standardisés pour la présentation des demandes de traitement au Centre des services de paye de SPAC.