Afin de comprendre et de définir ce que l’on entend par « gestion de programme », l’équipe d’évaluation a mené un examen de la documentation et des entrevues.
3.1 Définition
En se fondant sur un examen de nombreuses sources, y compris les politiques du gouvernement du Canada, le Project Management Institute (PMI), l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et divers articles de l’industrie, l’équipe d’évaluation a établi la définition suivante de la gestion de programme :
La gestion de programme est la gestion de plusieurs projets interdépendants, ou de composantes de programme, gérés ensemble pour atteindre des objectifs opérationnels ou organisationnels et des résultats. La gestion de programme consiste à s’assurer que toutes les composantes se déroulent comme prévu afin de produire les résultats souhaités. Contrairement à la gestion de projet, qui met l’accent sur la réalisation de tâches précises du plan de projet dans les délais prévus, la gestion de programme exige de mettre davantage l’accent sur la réflexion stratégique, l’analyse et l’établissement de relations.
L’examen de la documentation fait par l’équipe d’évaluation a fait ressortir les principaux concepts ou caractéristiques de la gestion de programme ci-dessousFootnote 18:
- Les composantes de programme sont interdépendantes/interreliées (avec des occasions de synergies/efficacités en gérant conjointement les composantes);
- Un cadre ou plan de gestion du programme est en place (y compris la structure de gouvernance, l’harmonisation avec les objectifs organisationnels/stratégiques, les avantages escomptés en gérant le programme, les rôles et les responsabilités et les ressources nécessaires);
- On coordonne et établit l’ordre de priorité des ressources parmi les composantes du programme;
- On gère les coûts, la portée, la qualité et les risques;
- Les livrables sont harmonisés avec les résultats du programme;
- Le programme est géré afin d’atteindre les objectifs et les résultats;
- On optimise la capacité organisationnelle;
- On cerne et gère les intérêts des intervenants.
Voici de possibles différences à considérer pour la gestion de programme dans le secteur public par opposition à la gestion de programme dans le secteur privé :
- De nombreux programmes gouvernementaux sont des programmes permanents/financés à long terme (par opposition aux programmes axés sur des projets qui sont plus courts);
- Les programmes du gouvernement sont conçus pour offrir des avantages aux bénéficiaires du programme et répondre aux besoins de ces derniers, mais doivent également se conformer aux lois et aux règlements du gouvernement fédéral, et aux contraintes budgétaires possibles (par opposition aux exigences précises et aux coûts fournis par les clients dans les demandes de propositions du secteur privé).
Vous trouverez de plus amples renseignements sur les responsabilités et rôles habituels entourant la gestion de programme à l’annexe D.
3.2 Structure de gestion de programme à ACC
L’Unité de gestion du Programme d’avantages médicaux (ci-après appelée l’Unité des avantages médicaux) est responsable de la gestion et des opérations du Programme. Durant la période couverte par l’évaluation, l’Unité des avantages médicaux faisait partie de la Direction des programmes de soins de santé et de réadaptation d’ACC Footnote 19.
En date de septembre 2017, l’Unité des avantages médicaux regroupait un gestionnaire de programme (qui était également responsable du Programme pour l’autonomie des anciens combattants), trois analystes principaux, deux analystes subalternes, deux employés administratifs et un étudiant pour un total de neuf employés.
Il y a eu quelques changements internes et externes en ce qui a trait à la prestation du Programme dans les dernières années :
- Une restructuration organisationnelle de l’administration centrale a eu lieu en 2011 (ce qui a entraîné le regroupement des fonctions de gestion de programme et de prestation des services en une direction générale);
- Des initiatives dirigées par le Ministère cherchant à faire des gains d’efficience et à simplifier les processus ont été menées de 2011 à 2013;
- Un nouveau contrat pour le SFTDSS a été attribué en 2015 à une tierce partie responsable du traitement des demandes de soins de santé; ce contrat comprenait d’autres composantes de l’administration du Programme qui ont été transférées d’ACC à l’entrepreneur;
- Les modifications apportées en 2014-2015 à la législation canadienne concernant le cannabis à des fins médicales;
- Il y a eu un important roulement de personnel au sein de l’Unité des avantages médicaux entre 2013 et 2017;
- Le Bureau du vérificateur général (BVG) a publié son rapport intitulé « Les prestations pharmaceutiques – Anciens Combattants Canada » en avril 2016, accompagné de constatations et de recommandations liées à la partie du Programme ayant trait aux médicaments sur ordonnance, ce qui a donné lieu à des mises à jour au formulaire de médicaments d’ACC et à sa structure de gouvernance;
- La politique d’ACC sur le cannabis à des fins médicales a été établie en novembre 2016 et une unité distincte, mobilisant quelques employés de l’Unité des avantages médicaux, a été créée pour gérer cette politique.
L’annexe E, Chronologie des événements, donne des précisions sur les principaux jalons concernant le Programme.