Dans le cadre des activités et des programmes du ministère des Anciens Combattants et du Bureau de l’ombudsman des vétérans, des catégories de renseignements personnels peuvent être accumulées. Ces renseignements ne sont pas compris dans les fichiers de renseignements personnels décrits dans le présent document.
Les renseignements comprennent des demandes d’information, des enquêtes, des plaintes, des demandes, propositions et ententes de partenariat, et de la correspondance générale. Ces renseignements sont classés dans des dossiers généraux et ne peuvent être récupérés à l’aide d’identificateurs personnels. Il est normalement possible de les extraire en fournissant des données précises telles que le sujet et/ou la date de la correspondance.
La durée de conservation de ce type de renseignement est conforme au calendrier de conservation des dossiers classés par sujet dans lesquels ils sont conservés.
Programme de partenariat pour la commémoration
Cette catégorie décrit les renseignements personnels qu’ACC utilise pour appuyer le programme de subventions et de contributions. Ce programme donne aux Canadiens et aux Canadiennes de meilleures occasions de s’engager dans des initiatives commémoratives qui rendent hommage aux vétérans et perpétuent le souvenir de ceux et celles qui ont servi le Canada en temps de guerre, de conflit militaire et de paix. On ne recueille pas de renseignements personnels au sujet de représentants d’organisations à des fins administratives au cours du traitement des demandes ou de l’administration du programme. Les renseignements personnels sont utilisés pour traiter les paiements, pour faire la promotion des initiatives, pour encourager l’engagement des collectivités et pour produire des communiqués de presse soulignant le financement du gouvernement du Canada. Des renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres programmes de l’institution, ainsi qu’avec des programmes d’autres institutions fédérales et des administrations provinciales et municipales, afin de vérifier les audits des bénéficiaires et d’administrer les programmes. Les renseignements sur les programmes sont présentés par année, par nom d’organisation et par type de projet. Les renseignements recueillis relativement au Programme de partenariat pour la commémoration sont détruits six ans après l’exercice financier au cours duquel le projet a été achevé.
Le programme de subventions et de contributions ci-après est compris dans cette catégorie de renseignements personnels :
- Programme de partenariat pour la commémoration – de 2001 à ce jour
Fonds pour le bien-être des vétérans et de leur famille
Cette catégorie décrit les renseignements personnels utilisés à l’appui d’un programme de subventions et de contributions d’Anciens Combattants Canada (ACC) afin de permettre à des organismes d’effectuer de la recherche et de mettre en œuvre des initiatives ou des projets favorisant le bien être des vétérans et de leur famille et d’obtenir un soutien financier pour maintenir leurs activités en situation d’urgence. Les renseignements personnels des représentants d’organismes sont recueillis à des fins administratives à tout moment durant le traitement des demandes de financement ou l’administration des programmes. Ils sont utilisés pour traiter des paiements, promouvoir des initiatives et encourager la participation communautaire. Ces renseignements servent également à la production de communiqués de presse qui soulignent le financement du gouvernement du Canada.
Les renseignements personnels liés au Fonds pour le bien être des vétérans et de leur famille peuvent être communiqués à d’autres programmes de l’organisation, à des programmes d’autres institutions fédérales, ainsi qu’aux gouvernements provinciaux et aux administrations municipales afin d’administrer le programme et de procéder au contrôle des bénéficiaires faisant l’objet d’une vérification. On peut obtenir de l’information sur le programme selon l’année, le nom de l’organisme et le type de projet. Les détails liés à la conservation des renseignements recueillis relativement au Fonds pour le bien être des vétérans et de leur famille sont en cours d’élaboration.
Le programme de subventions et de contributions suivant fait partie de cette catégorie de renseignements personnels :
- Fonds pour le bien être des vétérans et de leur famille – d’avril 2018 à ce jour